Le verdict en trois phrases
Une société de production qui réalise 40 tournages par an avec un vivier de 150 intermittents consacre l'équivalent de 40 jours de travail par an à recopier les mêmes informations entre devis, feuilles de service et contrats. Un outil sur mesure à 30 000 à 60 000 € HT relie devis par poste, planning équipe et matériel, suivi des droits et export paie des intermittents. Le vrai gain est la marge suivie projet par projet, que la plupart des sociétés ne connaissent qu'à la clôture comptable.
Le circuit actuel et ses fuites
La productrice déléguée type à Nice produit des films institutionnels, des publicités pour les marques de la Côte d'Azur, des captations d'événements et quelques documentaires. Le devis est construit sur un modèle Excel inspiré de la grille de la profession, le planning tourne sur un agenda partagé, les contrats d'intermittents sont rédigés un par un et les droits musicaux et d'image sont suivis dans un dossier partagé.
| Étape | Outil actuel | Temps par production | Risque principal |
|---|---|---|---|
| Devis par poste | Modèle Excel | 3 à 5 h | Postes oubliés, charges sociales mal calculées |
| Planning équipe et matériel | Agenda partagé | 2 à 3 h | Double réservation d'un chef opérateur ou d'une caméra |
| Contrats d'intermittents | Traitement de texte | 1 à 2 h | Erreurs d'annexe, de cachet ou de durée |
| Feuilles de service | Mise en page manuelle | 1 h | Informations obsolètes envoyées à l'équipe |
| Suivi des droits | Dossier partagé | Variable | Musique ou image exploitée hors durée ou territoire |
| Suivi du réel vs devis | Clôture comptable | 2 h a posteriori | Dépassements découverts trop tard |
Ce que contient l'outil et ce qu'il coûte
Les logiciels du marché pour la production audiovisuelle sont soit très orientés long métrage, soit génériques. Pour une société qui alterne publicité, corporate et documentaire, un outil sur mesure de taille raisonnable couvre l'essentiel.
| Module | Fonctions | Budget 2026 (€ HT) |
|---|---|---|
| Devis par poste | Grille de postes, tarifs par fonction, charges sociales, marge cible | 6 000 à 12 000 |
| Planning équipe et matériel | Disponibilités des intermittents, réservations caméras et lumière, conflits | 7 000 à 14 000 |
| Contrats et feuilles de service | Génération automatique, signature électronique | 4 000 à 8 000 |
| Suivi des droits | Durée, territoire, supports, alertes avant expiration | 4 000 à 9 000 |
| Export paie intermittents | Fichier pour votre gestionnaire de paie ou votre cabinet | 3 000 à 7 000 |
| Tableau de marge par projet | Réel contre devis, en continu | 6 000 à 10 000 |
| Total | 30 000 à 60 000 |
L'hébergement et la maintenance représentent 4 000 à 8 000 € HT par an. Une première version utilisable (devis, planning, contrats) peut être livrée en 10 à 12 semaines, avant la haute saison des tournages.
Les points à verrouiller avant de commander
Trois sujets méritent un atelier dédié. Le calcul des charges sur les cachets et les heures des intermittents doit être validé par votre cabinet de paie, l'outil prépare les données, il ne remplace pas le logiciel de paie. Le suivi des droits doit distinguer musique, archives et droit à l'image, avec la date de fin et le territoire. Enfin, les données personnelles des intermittents (numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires) imposent un hébergement en Europe et des accès restreints.
Mini cas pratique
Céline, productrice déléguée d'une société de production de 8 permanents à Nice, réalise 40 tournages par an. L'outil lui fait gagner 1 jour par production, soit 40 jours valorisés à 350 € chargés, donc 14 000 € par an. Le suivi de marge en continu lui permet de corriger les dépassements en cours de projet : en limitant de 2 points l'écart moyen sur un chiffre d'affaires de 1,6 M€, elle préserve 32 000 €. Avec 46 000 € de gain annuel pour un outil à 45 000 € HT et 6 000 € de maintenance, le retour sur investissement intervient en environ 13 mois.
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FAQ
Combien coûte un logiciel de gestion pour une société de production ?
Un outil sur mesure coûte 30 000 à 60 000 € HT selon les modules, plus 4 000 à 8 000 € HT par an d'hébergement et de maintenance. Une première version est livrable en 10 à 12 semaines.
L'outil calcule-t-il la paie des intermittents ?
Il prépare un export complet (cachets, heures, annexe, périodes) pour votre logiciel ou votre cabinet de paie. Le calcul final et les déclarations restent dans l'outil de paie, ce qui limite le risque réglementaire.
Comment éviter qu'une musique soit utilisée hors de ses droits ?
Chaque élément sous droits est enregistré avec durée, territoire et supports, et une alerte part 60 jours avant expiration. C'est un point sensible sur les campagnes publicitaires rediffusées.
Peut-on gérer le matériel loué en plus du matériel en propre ?
Oui, le planning distingue le parc interne et les locations, avec le coût de location rattaché au projet. Cela évite en moyenne 1 à 2 doubles réservations par mois en haute saison.
Où sont hébergées les données des intermittents ?
Sur des serveurs situés dans l'Union européenne, avec chiffrement et accès par rôle. Le numéro de sécurité sociale et le RIB ne sont visibles que par l'administration de production.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
