Le verdict en trois phrases
Au-delà de 10 000 participants par an, les plateformes événementielles facturées 2 à 6 EUR par participant coûtent plus cher sur trois ans qu'un logiciel dont l'agence est propriétaire. Pour une agence MICE qui gère 40 congrès médicaux par an, un outil sur mesure réunit enfin inscriptions, paiement en ligne, hébergement, transferts, badges et application participant dans une seule base. Le budget se situe entre 25 000 et 50 000 EUR HT dans une agence de la Côte d'Azur (estimation de marché) et entre 10 670 et 22 870 EUR HT sur la grille Kolonell, avec un délai de 4 mois.
Ce que doit couvrir un logiciel de congrès médical
Un congrès médical cumule des contraintes qu'un outil d'inscription générique gère mal : tarifs différenciés, prises en charge par des laboratoires, attestations de présence et déclarations Transparence Santé. Le tableau ci-dessous résume les modules et leur poids dans le budget, en ordre de grandeur 2026.
| Module | Contenu | Part du budget | Outil séparé aujourd'hui |
|---|---|---|---|
| Inscriptions | tarifs membre, non-membre, interne, early bird, codes laboratoires | 20 % | plateforme à 2 à 6 EUR par participant |
| Paiement en ligne | carte, virement, facture au laboratoire, remboursements | 10 % | prestataire de paiement, environ 1,5 % + 0,25 EUR par transaction |
| Hébergement et transferts | contingents d'hôtels à Nice, navettes depuis l'aéroport | 15 % | tableur partagé avec les hôtels |
| Badges et contrôle d'accès | badge QR, scan par salle, comptage des présences | 10 % | logiciel de badges loué par événement |
| Attestations et transparence | attestations de présence, export des avantages pour Transparence Santé | 10 % | ressaisie manuelle |
| Application participant | programme, plan, notifications, questions aux orateurs | 20 % | application tierce de 3 000 à 8 000 EUR par congrès |
| Exposants et sponsors | stands, packs, facturation, badges exposants | 15 % | tableur et e-mails |
La valeur vient surtout de la base unique : un participant inscrit une fois retrouve ses informations d'un congrès à l'autre, et l'agence construit un fichier qualifié de plusieurs milliers de professionnels de santé, dans le respect du RGPD.
Licence ou sur mesure : le calcul sur 3 ans
Hypothèse : 40 congrès par an, 400 participants en moyenne, soit 16 000 participants par an. Les montants sont HT, hors frais de paiement communs à toutes les options.
| Poste sur 3 ans | Licence basse (2 EUR) | Licence haute (6 EUR) | Sur mesure, agence locale | Sur mesure, grille Kolonell |
|---|---|---|---|---|
| Mise en place | 0 à 5 000 EUR | 0 à 10 000 EUR | 25 000 à 50 000 EUR | 10 670 à 22 870 EUR |
| Licences par participant | 96 000 EUR | 288 000 EUR | 0 | 0 |
| Hébergement cloud | inclus | inclus | 9 000 EUR | 9 000 EUR |
| Maintenance | incluse | incluse | 18 000 à 27 000 EUR | 6 480 EUR à 180 EUR par mois |
| Total sur 3 ans | 96 000 à 101 000 EUR | 288 000 à 298 000 EUR | 52 000 à 86 000 EUR | 26 150 à 38 350 EUR |
| Propriété du code et des données | non | non | oui | oui |
En dessous de 5 000 participants par an, la licence reste souvent le meilleur choix. Au-dessus, l'écart se creuse vite, surtout si vous payez en plus une application participant à chaque congrès.
Planning de 4 mois
- Mois 1 : cadrage avec les chefs de projet, modèle de données participants, tarifs et règles laboratoires, maquettes.
- Mois 2 : inscriptions, paiement en ligne, facturation, espace laboratoire pour les inscriptions groupées.
- Mois 3 : hébergement, transferts, badges QR, application participant en mode web progressif.
- Mois 4 : attestations, export Transparence Santé, tableau de bord, recette sur un congrès pilote de 200 participants.
Lancer le premier congrès réel sur un événement de taille moyenne limite le risque : les ajustements de la recette prennent en général deux à trois semaines.
Mini cas pratique
Exemple illustratif : Isabelle, directrice d'une agence MICE installée à l'Arénas, à Nice, organise 40 congrès par an pour 16 000 participants. Elle paie aujourd'hui 4 EUR par participant, soit 64 000 EUR HT par an, plus environ 6 000 EUR d'applications participant ponctuelles.
Besoin d'un site web professionnel ?
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- Coût actuel : 70 000 EUR HT par an.
- Sur mesure Kolonell à 16 000 EUR HT, plus 3 000 EUR d'hébergement et 2 160 EUR de maintenance : 21 160 EUR HT la première année, puis 5 160 EUR HT par an.
- Économie la première année : 48 840 EUR HT, puis environ 64 840 EUR HT par an.
L'investissement est couvert en moins de 3 mois d'exploitation, avant même de compter les heures de ressaisie supprimées.
FAQ
L'application participant doit-elle être publiée sur les stores ?
Non, une application web progressive s'installe depuis un lien ou un QR code et fonctionne hors ligne pour le programme. Une publication sur les stores reste possible, comptez 2 000 à 4 000 EUR HT de plus.
Comment sont gérées les inscriptions prises en charge par un laboratoire ?
Le laboratoire dispose d'un espace pour inscrire ses invités, choisir hôtel et transfert, et reçoit une facture unique. Les montants alimentent automatiquement l'export des avantages déclarés sur la base Transparence Santé.
Le logiciel tient-il la charge à l'ouverture des inscriptions ?
Oui, l'hébergement cloud se dimensionne automatiquement pour quelques milliers de connexions simultanées. Un test de charge à 2 000 utilisateurs est réalisé avant la mise en production.
Où sont hébergées les données des participants ?
En Union européenne, avec chiffrement et journal des accès, conformément au RGPD. Un registre de traitement et une politique de conservation de 3 ans sont livrés avec l'outil.
Peut-on vendre l'outil à d'autres organisateurs ?
Le code vous appartient : vous pouvez le proposer en marque blanche à des sociétés savantes. Prévoyez 10 à 20 % de budget supplémentaire pour la gestion multi-clients.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous votre volume annuel de congrès et de participants : nous chiffrons un périmètre entre 10 670 et 22 870 EUR HT avec un planning de 4 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
