Le verdict en trois phrases
Une agence maritime guinéenne qui gère 15 à 60 escales par mois avec des proformas Excel et des débours suivis par e-mail immobilise de la trésorerie, répond lentement aux armateurs et oublie des lignes à refacturer. Une application de gestion des escales avec proforma disbursement account (PDA) automatique, rapprochement avec le compte final (FDA), suivi des documents de bord et facturation en USD relève de la catégorie complexe chez Kolonell : 7 à 15 M FCFA (10 670 à 22 870 EUR), pour 4 à 6 mois de projet. Les logiciels du marché se louent 500 à 2 000 USD par mois, mais collent rarement aux tarifs du Port autonome de Conakry et aux pratiques locales.
Où une agence perd du temps et de l'argent aujourd'hui
Chaque escale mobilise une chaîne de débours : droits de port, pilotage, remorquage, lamanage, frais de quai, redevances, frais d'agence. Sur Excel, chaque nomination déclenche un fichier recopié du précédent. Ordres de grandeur 2026 pour une agence de 30 escales mensuelles :
| Étape | Pratique sur Excel et e-mail | Ordre de grandeur 2026 |
|---|---|---|
| Préparation de la PDA | Fichier dupliqué, tarifs recopiés à la main | 3 à 4 heures par escale |
| Appel de fonds à l'armateur | Envoi manuel, relances par e-mail | Fonds reçus 5 à 10 jours après la demande |
| Suivi de l'escale (ETA, accostage, départ) | Messages WhatsApp et tableur partagé | Informations dispersées entre 3 à 5 personnes |
| Collecte des factures fournisseurs | Papier et PDF éparpillés | 20 à 40 pièces par escale |
| Clôture de la FDA | Rapprochement ligne par ligne | 30 à 60 jours après le départ du navire |
| Écarts non refacturés | Lignes oubliées entre PDA et FDA | 0,5 à 1 % des débours |
La durée de clôture de la FDA est l'indicateur que les armateurs regardent en premier. Une agence qui clôture en 15 jours plutôt qu'en 45 récupère plus vite son solde et gagne des nominations.
Les modules d'un logiciel d'escales et leur coût
| Module | Fonction | Part du budget indicative |
|---|---|---|
| Référentiel des tarifs portuaires | Barèmes du port, pilotage, remorquage, par type et jauge de navire | 10 à 15 % |
| PDA automatique | Proforma calculée en quelques minutes à partir du navire et de l'escale | 15 à 20 % |
| Suivi des escales | ETA, NOR, accostage, opérations, départ, horodatés et partagés | 15 % |
| Documents de bord | Manifeste, listes d'équipage, certificats, déclarations, stockés par escale | 10 % |
| Débours et FDA | Saisie des factures fournisseurs, écart PDA/FDA calculé, pièces jointes | 20 % |
| Facturation armateurs en USD | Factures, appels de fonds, soldes, multi-devises USD, EUR, GNF | 15 % |
| Portail armateur et tableau de bord | Accès client aux escales, statistiques par ligne et par navire | 10 à 15 % |
Un périmètre centré sur la PDA, le suivi et la FDA se situe vers 7 à 9 M FCFA. Avec le portail armateur, la facturation multi-devises, plusieurs ports (Conakry et Kamsar) et une interface avec la comptabilité, on monte vers 12 à 15 M FCFA.
Location de logiciel ou application sur mesure
| Option | Coût d'entrée | Coût récurrent 2026 | Points d'attention |
|---|---|---|---|
| Excel et e-mail | 0 | Temps et écarts non refacturés | Dépend de 1 ou 2 personnes clés |
| Logiciel international d'agence maritime | Paramétrage 2 000 à 10 000 USD | 500 à 2 000 USD par mois | Tarifs portuaires locaux à saisir vous-même, support en anglais |
| Application Kolonell, périmètre complexe | 7 à 15 M FCFA (10 670 à 22 870 EUR) | Maintenance 120 000 FCFA par mois, hébergement 25 000 à 75 000 FCFA par mois | Propriété du code, adaptée aux barèmes et pratiques de Conakry |
Sur 3 ans, un logiciel loué 1 200 USD par mois coûte environ 43 000 USD. Une application à 10 M FCFA plus 3 ans de maintenance à 120 000 FCFA par mois représente 14,3 M FCFA, soit environ 21 800 EUR. La différence se joue moins sur le prix que sur l'adéquation aux tarifs et documents locaux.
Déroulé sur 4 à 6 mois : 3 semaines de cadrage avec le service opérations et la comptabilité, 10 à 14 semaines de développement par lots (PDA d'abord), 3 à 4 semaines de recette sur des escales réelles, puis bascule.
Mini cas pratique
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Mamadou, directeur d'une agence maritime à Conakry (cas illustratif), gère 35 escales par mois, avec des débours moyens de 30 000 USD par escale. Préparer une PDA lui prend 3 heures, soit 105 heures par mois ; avec le logiciel, 30 minutes suffisent, soit 87 heures libérées. Ses écarts non refacturés représentent environ 0,5 % des débours : 35 x 30 000 x 0,5 % = 5 250 USD par mois. En récupérant ne serait-ce que la moitié, 2 600 USD par mois, une application chiffrée à 10 M FCFA (15 240 EUR) s'amortit en 6 à 7 mois, avant même de compter la clôture plus rapide des FDA.
FAQ
Pourquoi un projet de 4 à 6 mois et pas 6 semaines ?
Le référentiel tarifaire, la PDA, la FDA et la facturation multi-devises représentent 7 modules interdépendants. Les tester sur 10 à 15 escales réelles avant bascule évite de transmettre une proforma fausse à un armateur.
Le logiciel peut-il calculer automatiquement les droits de port ?
Oui, à partir de la jauge brute, de la longueur et de la durée d'escale, selon les barèmes saisis dans le référentiel. Quand un barème change, une seule mise à jour suffit pour toutes les escales suivantes, au lieu de corriger 30 fichiers.
Peut-on facturer en USD et tenir la comptabilité en GNF ?
Oui. L'application gère la devise de facturation (USD ou EUR) et le taux de conversion du jour pour l'export comptable en GNF. Ce module représente environ 15 % du budget.
Les armateurs peuvent-ils suivre leurs escales eux-mêmes ?
Le portail armateur donne un accès en lecture aux statuts, documents et soldes. Il réduit fortement les e-mails de suivi, qui peuvent dépasser 20 par escale.
Que coûte l'exploitation après la livraison ?
Comptez la maintenance Kolonell à 120 000 FCFA par mois pour un projet complexe et un hébergement de 25 000 à 75 000 FCFA par mois. Les sauvegardes sont quotidiennes et l'application reste accessible depuis le port comme depuis le siège.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous votre volume d'escales, vos ports et vos modèles de PDA : nous chiffrons un périmètre entre 7 et 15 M FCFA avec un planning de 4 à 6 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
