Le verdict en trois phrases
Au-delà de 150 agents et d'une centaine de sites, le trio Excel, SMS et feuilles de pointage papier coûte plus cher qu'un logiciel : heures payées mais non facturées, contrôles qualité introuvables, avenants mal tracés. Un SaaS du marché revient à 8 à 15 EUR par agent et par mois, un logiciel sur mesure à 40 000 à 90 000 EUR HT, le sur mesure pouvant s'amortir en 14 à 24 mois pour 220 agents grâce aux heures récupérées. Le choix dépend surtout de vos spécificités : multi-sites atypiques, grilles qualité propres à vos donneurs d'ordre et intégration à votre paie.
Les modules qui font gagner de l'argent
Dans la métropole lilloise, une entreprise de propreté type intervient dans des bureaux à Euralille, des entrepôts à Lesquin, des copropriétés à Roubaix et des établissements de santé. Chaque site a ses horaires, ses consignes et son cahier des charges. Le logiciel doit relier quatre flux : le planning, le pointage, le contrôle qualité et la facturation.
Le pointage géolocalisé sur smartphone ou par badge NFC posé sur site est le module le plus rentable : il fiabilise les heures réellement effectuées et alimente directement la paie. Les grilles de contrôle qualité inspirées de la norme NF EN 13549 (qui a remplacé l'ancienne NF X50-792) permettent aux chefs d'équipe de noter chaque prestation sur tablette, photos à l'appui, et de transmettre un rapport mensuel au client.
| Module | Gain attendu | Coût sur mesure (EUR HT) | Inclus dans un SaaS standard |
|---|---|---|---|
| Planning multi-sites | 6 à 10 h par semaine de planification | 8 000 à 16 000 | Oui |
| Pointage géolocalisé ou NFC | 1 à 2 % de masse salariale récupérée | 6 000 à 14 000 | Oui |
| Contrôle qualité NF EN 13549 | Rapports clients en 10 minutes | 5 000 à 12 000 | Souvent basique |
| Gestion des avenants et absences | Conformité convention collective | 6 000 à 15 000 | Partiel |
| Facturation récurrente | Écarts heures et factures supprimés | 5 000 à 12 000 | Oui |
| Export paie (Silae, Sage, Cegid) | 2 jours gagnés par mois | 4 000 à 10 000 | Selon éditeur |
| Portail client | Moins d'appels, transparence | 6 000 à 11 000 | Rarement |
SaaS ou sur mesure : le comparatif chiffré
La convention collective des entreprises de propreté (IDCC 3043) impose des règles précises : reprise du personnel lors d'un changement de prestataire, temps partiels, compléments d'heures par avenant. Les SaaS du marché gèrent bien le planning et le pointage, beaucoup moins finement les avenants et les reprises de marchés.
| Critère | SaaS propreté | Sur mesure |
|---|---|---|
| Coût d'entrée | 0 à 5 000 EUR de paramétrage | 40 000 à 90 000 EUR HT |
| Coût annuel pour 220 agents | 21 100 à 39 600 EUR | 4 000 à 9 000 EUR (maintenance, hébergement) |
| Délai de mise en route | 4 à 8 semaines | 4 à 7 mois |
| Grilles qualité clients | Modèles fixes | Grilles par donneur d'ordre |
| Reprises de marché et avenants | Saisie manuelle | Workflow intégré |
| Propriété du code et des données | Éditeur | Entreprise |
| Même projet à Dublin | 8 à 15 EUR par agent | 60 000 à 130 000 EUR |
À titre de repère, la grille Kolonell du 11/10/2026 situe une application métier de complexité moyenne entre 4 000 000 et 7 000 000 FCFA (environ 6 100 à 10 670 EUR) et une application complexe entre 7 000 000 et 15 000 000 FCFA et plus (environ 10 670 à 22 870 EUR et plus), avec une équipe basée à Dakar et des points de suivi en visio.
Mini cas pratique
Thomas, gérant d'une entreprise de propreté à Lille, emploie 220 agents sur 180 sites pour une masse salariale chargée de 4 200 000 EUR par an. Un audit de trois mois montre 1,5 % d'heures payées sans justificatif ni facturation, soit 63 000 EUR par an.
Option SaaS à 12 EUR par agent : 220 × 12 × 12 = 31 680 EUR par an, pour un gain estimé à 1 % de la masse salariale (42 000 EUR) faute de gestion fine des avenants. Bénéfice net : environ 10 300 EUR par an. Option sur mesure à 60 000 EUR HT et 6 000 EUR de maintenance annuelle : gain de 1,4 % (58 800 EUR), soit 52 800 EUR net par an et un amortissement en 14 mois environ. L'écart se creuse encore si l'effectif dépasse 300 agents.
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FAQ
Le pointage géolocalisé est-il légal ?
Oui, s'il sert au contrôle du temps de travail, avec information préalable des agents et consultation du CSE. La CNIL interdit le suivi permanent : la position n'est enregistrée qu'au début et à la fin de la vacation.
Combien de temps pour équiper 180 sites en badges NFC ?
Comptez 3 à 5 semaines et 3 à 6 EUR par badge. Le coût total pour 180 sites reste sous 1 500 EUR, pose comprise.
Peut-on garder notre logiciel de paie ?
Oui. Un export vers Silae, Sage ou Cegid se développe pour 4 000 à 10 000 EUR et supprime 2 jours de ressaisie par mois.
Que deviennent les données lors d'une reprise de marché ?
Le logiciel doit générer la liste du personnel transférable avec ancienneté et horaires. Ce module évite les litiges sur les 10 jours ouvrables de transmission prévus par la convention.
Faut-il une application pour les clients ?
Un portail web suffit : rapports qualité, demandes ponctuelles et factures. Il coûte 6 000 à 11 000 EUR et réduit sensiblement les appels au service exploitation.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
