Le verdict en trois phrases
Un logiciel sur mesure pour EHPAD — dossier de soin, planning du personnel, portail familles — coûte en 2026 entre 60 000 et 140 000 EUR HT, livré en 6 à 9 mois. Le portail familles réduit les appels au standard de 20 à 40 % et améliore nettement la satisfaction. L'hébergement HDS, la conformité RGPD santé et la traçabilité des soins ne sont pas négociables dans le médico-social.
Budget 2026 pour un groupe d'EHPAD
| Module | Contenu | Délai | Budget HT |
|---|---|---|---|
| Dossier de soin | Transmissions, constantes, traitements | 3-4 mois | 35 000-55 000 EUR |
| Planning personnel | Roulements, remplacements, absences | 2-3 mois | 25 000-45 000 EUR |
| Portail familles | Actualités, messagerie, RDV, factures | 2-3 mois | 20 000-40 000 EUR |
| Multi-établissements | Consolidation groupe, droits par site | +1-2 mois | 10 000-25 000 EUR |
| Hébergement HDS | Infra santé certifiée + sauvegarde | récurrent | 1 000-3 000 EUR/mois |
La TMA représente 12 à 18 %/an du build, soit 7 000 à 25 000 EUR/an. Pour un groupe multi-sites, le socle mutualisé fait baisser le coût par établissement.
Ce que change un portail familles
| Indicateur | Sans portail | Avec portail familles |
|---|---|---|
| Appels familles/jour/site | 25-45 | -20 à -40 % |
| Temps standard mobilisé | Élevé | Réduit |
| Délai info famille | Heures/jours | Temps réel |
| Satisfaction familles | Variable | En hausse mesurée |
| Réclamations écrites | Fréquentes | En baisse |
Le portail décharge les équipes du téléphone et renforce la confiance des familles, un argument fort en période de tension sur les taux d'occupation.
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M. Delarue dirige un groupe de 4 EHPAD à Toulouse (360 lits). Le standard traite environ 140 appels familles/jour tous sites confondus, soit près de 2 ETP dédiés. Un logiciel sur mesure à 120 000 EUR HT avec portail familles réduit ces appels de 35 % (~49 appels/jour évités) et redéploie ~0,7 ETP vers l'accompagnement (≈2 300 EUR/mois chargés). Sur l'année, cela représente ≈27 600 EUR de valeur redéployée, plus une baisse mesurable des réclamations. Le socle mutualisé sur 4 sites ramène le coût à 30 000 EUR/établissement.
FAQ
La traçabilité des soins est-elle obligatoire ? Oui. Chaque acte, transmission et administration de traitement doit être horodaté et attribuable, tant pour la qualité que pour la conformité et les contrôles.
Un portail familles est-il conforme RGPD santé ? Oui, hébergé HDS, avec consentement, chiffrement et journalisation des accès. Les données de santé exigent une conservation maîtrisée et des droits stricts.
Peut-on déployer site par site ? Oui. On stabilise le socle sur un établissement pilote, puis on déploie sur les autres sites avec les droits et consolidations groupe.
Le planning gère-t-il les remplacements ? Oui : roulements, absences, remplacements et alertes de sous-effectif sont au cœur du module planning personnel.
Quel budget pour un seul établissement ? Un périmètre dossier de soin + planning + portail pour un site unique se situe autour de 70 000 à 90 000 EUR HT ; le multi-sites optimise le coût unitaire.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
