Le verdict en trois phrases
Pour un cabinet de 25 collaborateurs, les suites du marché (Secib, Kleos) coûtent 35 à 70 EUR/mois/utilisateur, soit 10 500 à 21 000 EUR HT par an de licences pures. Une plateforme sur mesure (dossiers, temps, facturation, conflits d'intérêt) se construit pour 45 000 à 100 000 EUR HT sur 16 à 24 semaines et vous appartient. Le point de bascule n'est pas le prix de la licence, mais le temps facturable réellement saisi : +30 % de captation change tout.
Licence marché vs sur mesure : le coût réel sur 4 ans
Le piège des suites SaaS n'est pas l'abonnement mensuel, c'est l'accumulation : montée de version, modules payants (facturation, GED, e-signature), formation et migration. Voici un ordre de grandeur 2026 pour 25 utilisateurs.
| Poste (25 utilisateurs) | Suite marché (Secib/Kleos) | Plateforme sur mesure |
|---|---|---|
| Coût initial / build | 3 000 EUR (setup + migration) | 45 000-100 000 EUR HT |
| Licences an 1 | 10 500-21 000 EUR HT | 0 |
| Modules add-ons / an | 3 000-6 000 EUR HT | inclus |
| Hébergement + maintenance / an | inclus | 6 000-12 000 EUR HT |
| Total sur 4 ans | 57 000-111 000 EUR HT | 69 000-148 000 EUR HT |
| Propriété du code | Non | Oui |
| Personnalisation workflow | Limitée | Totale |
À volume égal, le sur mesure est plus cher à l'achat mais l'écart se resserre en 4 ans et s'inverse dès qu'on ajoute les modules premium des éditeurs. Surtout, il capte de la valeur que les suites laissent filer.
Le vrai levier : +30 % de temps facturable saisi
Dans un cabinet, la perte sèche vient du temps non saisi : appels, mails, recherches non horodatés. Un timer intégré au dossier, avec saisie mobile et rappels, remonte typiquement le taux de captation.
| Indicateur | Avant (saisie manuelle) | Après (timer intégré) |
|---|---|---|
| Heures facturables saisies / avocat / jour | 4,5 h | 5,9 h |
| Taux horaire moyen | 180 EUR HT | 180 EUR HT |
| Jours factures / an | 200 | 200 |
| CA facturable / avocat / an | 162 000 EUR | 212 400 EUR |
| Gain annuel / avocat | — | +50 400 EUR |
Sur 10 avocats factureurs, un gain de captation de 30 % représente un ordre de grandeur de 500 000 EUR de CA facturable additionnel par an : le build sur mesure est amorti en quelques mois.
Conformité : RGPD et secret professionnel by design
Un cabinet gère des données ultra-sensibles. La plateforme doit intégrer le secret professionnel dans son architecture, pas en option.
| Exigence | Mise en oeuvre |
|---|---|
| Hébergement | UE, cloisonnement par cabinet, chiffrement au repos |
| Conflits d'intérêt | Contrôle automatique à l'ouverture de dossier |
| Journalisation | Trace d'accès aux dossiers (qui, quand) |
| RGPD | Registre, purge, droit d'accès exportable |
| Sauvegarde | Quotidienne, restauration testée |
Mini cas pratique
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Me Lambert, managing partner d'un cabinet d'affaires de 25 collaborateurs à Bordeaux, hésite. La suite marché lui coûte 16 800 EUR HT/an (25 x 56 EUR/mois) plus 4 000 EUR de modules. Il commande une plateforme sur mesure à 72 000 EUR HT, maintenance 9 000 EUR HT/an. Coût an 1 : 81 000 EUR contre 20 800 EUR pour la suite. Mais le timer intégré fait passer la captation de 4,5 h à 5,9 h/jour sur 10 avocats : +504 000 EUR de CA facturable/an. Retour sur investissement du build : moins de 3 mois. Sur 4 ans, il économise les licences et garde un actif logiciel valorisable.
FAQ
Combien de temps pour livrer une plateforme complète ?
Comptez 16 à 24 semaines pour un périmètre dossiers + temps + facturation + conflits. Un premier module utilisable (saisie du temps) peut sortir dès la semaine 8-10.
Peut-on migrer depuis Secib ou Kleos sans perte ?
Oui. On exporte dossiers, contacts et historiques via API ou extraction SQL, puis on rejoue la migration à blanc avant bascule. Prévoyez 3 000 à 8 000 EUR HT selon le volume.
Quel budget de maintenance annuel prévoir ?
Entre 6 000 et 12 000 EUR HT/an pour l'hébergement UE, les correctifs, les évolutions mineures et les sauvegardes. Soit environ 10-15 % du build initial.
Le sur mesure est-il vraiment moins cher qu'une licence ?
Pas à l'achat. Il le devient sur 4 ans avec les modules premium, et surtout via le temps facturable mieux capté, qui dépasse largement le coût du logiciel.
Comment garantir le secret professionnel ?
Cloisonnement des données par cabinet, chiffrement, journalisation des accès et hébergement UE. Le contrôle de conflits d'intérêt est automatisé à l'ouverture de chaque dossier.
Parlons de votre projet. Dites-nous votre nombre d'associés, votre suite actuelle et vos modules critiques (temps, facturation, conflits) : on chiffre un périmètre sur mesure entre 45 000 et 100 000 EUR HT. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
