Le verdict en trois phrases
Pour une agence d'architecture de 18 personnes à Bordeaux, un logiciel de gestion d'agence sur mesure coûte 25 000 à 60 000 EUR HT auprès d'une ESN française (estimation de marché 2026), quand les logiciels spécialisés se louent 40 à 90 EUR par utilisateur et par mois. Le sujet central est la rentabilité par projet : sans suivi des temps par phase ESQ, APS, APD, PRO, ACT, VISA, DET et AOR, l'agence découvre trop tard qu'une mission a consommé 140 % de ses honoraires. Un outil qui relie temps passés, avancement des phases et notes d'honoraires automatiques règle à la fois la facturation tardive et l'aveuglement sur les marges.
Ce que l'outil doit suivre, phase par phase
Les éléments de mission issus de la loi MOP, aujourd'hui intégrés au Code de la commande publique, découpent les honoraires en pourcentages. Le logiciel s'appuie sur cette répartition pour comparer budget en heures et temps réellement passé.
| Phase | Part indicative des honoraires | Budget temps sur une mission à 120 000 EUR HT (75 EUR/h de coût) | Point de vigilance |
|---|---|---|---|
| ESQ, esquisse | 5 à 8 % | 80 à 128 h | Itérations de concours non payées |
| APS, avant-projet sommaire | 8 à 12 % | 128 à 192 h | Variantes demandées par le maître d'ouvrage |
| APD et dépôt du permis | 12 à 18 % | 192 à 288 h | Pièces complémentaires de l'instruction |
| PRO, projet | 15 à 20 % | 240 à 320 h | Coordination avec les bureaux d'études |
| ACT et VISA | 10 à 15 % | 160 à 240 h | Analyse des offres, visas des plans d'exécution |
| DET, direction de l'exécution | 20 à 25 % | 320 à 400 h | Réunions de chantier qui s'allongent |
| AOR, réception | 3 à 5 % | 48 à 80 h | Levée des réserves interminable |
Le budget temps se calcule ainsi : honoraires de la phase divisés par le coût horaire complet de l'agence. Quand le temps saisi dépasse 80 % du budget alors que la phase n'est avancée qu'à 50 %, l'outil alerte le chef de projet.
Sur mesure ou logiciel spécialisé : la comparaison
| Option | Coût initial | Coût récurrent (18 utilisateurs) | Coût sur 5 ans (estimation) | Limite principale |
|---|---|---|---|---|
| Logiciel spécialisé entrée de gamme | 1 000 à 3 000 EUR HT de mise en place | 18 x 40 EUR = 720 EUR HT par mois | environ 44 000 à 46 000 EUR HT | Peu personnalisable |
| Logiciel spécialisé complet | 3 000 à 8 000 EUR HT | 18 x 90 EUR = 1 620 EUR HT par mois | environ 100 000 à 105 000 EUR HT | Coût qui suit les embauches |
| Sur mesure, ESN bordelaise | 25 000 à 60 000 EUR HT | 400 à 900 EUR HT par mois | 49 000 à 114 000 EUR HT | TJM de 450 à 700 EUR |
| Application Kolonell (complexité moyenne) | 4 000 000 à 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR) | maintenance 75 000 FCFA par mois (110 EUR) | environ 12 700 à 17 270 EUR | Équipe à distance, ateliers en visio |
| Tableur et feuilles de temps | 0 | temps des associés | 0 hors temps passé | Marges connues en fin de mission |
Les tarifs des éditeurs et ESN sont des estimations de marché 2026, à confirmer par consultation. Le sur mesure se justifie quand l'agence veut ses propres indicateurs, une intégration avec sa comptabilité et aucun coût lié au nombre de postes.
Le calendrier en 10 à 14 semaines
| Phase du projet logiciel | Durée | Livrable |
|---|---|---|
| Ateliers avec les associés et l'administration | 1 à 2 semaines | Grille des phases, taux horaires, règles d'honoraires |
| Maquettes | 2 semaines | Écrans temps, projets, facturation validés |
| Développement temps et projets | 3 à 4 semaines | Saisie des temps par phase, budgets |
| Notes d'honoraires et export comptable | 2 à 3 semaines | Factures automatiques à l'avancement |
| Reprise des projets en cours et formation | 2 à 3 semaines | 25 à 40 projets actifs importés |
Mini cas pratique
Thomas, architecte gérant d'une agence de 18 personnes à Bordeaux (scénario illustratif), réalise 1 500 000 EUR HT d'honoraires par an. Ses notes d'honoraires partent en moyenne 45 jours après l'atteinte de chaque phase, et il estime que 6 % des heures ne sont jamais facturées en missions complémentaires.
- Récupération de la moitié des heures non facturées : 1 500 000 x 3 % = 45 000 EUR HT par an.
- Facturation avancée de 30 jours sur 1 500 000 EUR : environ 123 000 EUR de trésorerie libérée une fois pour toutes.
- Investissement : 6 000 000 FCFA (9 150 EUR) plus 1 320 EUR de maintenance annuelle.
Besoin d'un site web professionnel ?
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Le logiciel est remboursé en environ 3 mois sur les seules heures récupérées. Le gain le plus durable reste la capacité à refuser ou renégocier une mission dès qu'on connaît son coût réel.
FAQ
Le logiciel gère-t-il les avenants et missions complémentaires ?
Oui, chaque avenant crée une ligne d'honoraires distincte, avec son budget temps. Les missions complémentaires représentent souvent 5 à 10 % des honoraires d'une agence.
Peut-on l'interfacer avec notre comptabilité ?
Oui, par export des écritures au format FEC ou vers les logiciels courants des cabinets comptables. La TVA à 20 % et les échéances de paiement à 30 jours sont paramétrées.
Les architectes vont-ils vraiment saisir leurs temps ?
La saisie prend moins de 2 minutes par jour si elle est préremplie avec les projets de la semaine. Un rappel automatique le vendredi fait monter le taux de saisie au-dessus de 90 %.
Peut-on suivre les marchés publics et privés séparément ?
Oui, chaque projet porte son type de marché, son maître d'ouvrage et son mode de rémunération, au forfait ou au pourcentage du coût des travaux.
Quelle maintenance prévoir ?
Chez Kolonell, 75 000 FCFA par mois (110 EUR) pour le niveau Standard, adapté à 18 utilisateurs. Le niveau Premium, à 120 000 FCFA (180 EUR), ajoute des délais d'intervention plus courts.
Pour découvrir notre méthode, consultez la page applications web sur mesure.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous votre organisation, vos types de missions et votre outil actuel : nous chiffrons votre logiciel de gestion d'agence entre 4 000 000 et 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR), livré en 10 à 14 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
