Le verdict en trois phrases
Une société d'archives qui stocke 80 000 boîtes et numérise pour des banques vend avant tout de la confiance : traçabilité, délais de restitution et preuve d'intégrité. Une GED sur mesure coûte 50 000 à 140 000 € HT et couvre l'archivage à valeur probante NF Z42-013, le portail client, les durées légales de conservation et la facturation à la boîte. Elle se justifie dès que les clients bancaires exigent des audits et que la facturation manuelle génère des oublis.
Éditeur de GED ou développement sur mesure
Les éditeurs de GED sont solides pour la gestion documentaire interne. Une société d'archives a des besoins différents : elle gère le physique (boîtes, emplacements, navettes) et le numérique pour des dizaines de clients, avec une facturation à l'unité.
| Option | Coût initial | Coût annuel | Gestion des boîtes physiques | Portail multi-clients | Facturation à la boîte |
|---|---|---|---|---|---|
| GED éditeur, licence PME | 10 000 à 30 000 € HT | 15 000 à 40 000 € HT | Non | Limité | Non |
| Logiciel spécialisé records management | 30 000 à 60 000 € HT | 20 000 à 45 000 € HT | Oui | Oui | Partielle |
| Système d'archivage électronique certifié (tiers) | 15 000 à 40 000 € HT | 0,5 à 2 € HT par Go et par mois | Non | Non | Non |
| GED sur mesure, lot physique et portail | 50 000 à 80 000 € HT | 8 000 à 14 000 € HT | Oui | Oui | Oui |
| GED sur mesure complète (numérisation, SAE, OCR, BI) | 100 000 à 140 000 € HT | 14 000 à 22 000 € HT | Oui | Oui | Oui |
| Audit de conformité NF Z42-013 | 8 000 à 20 000 € HT | Audit de suivi annuel | Sans objet | Sans objet | Sans objet |
Ordres de grandeur 2026. La certification NF Z42-013 (et son équivalent international ISO 14641) porte sur le système et son organisation : le logiciel seul ne suffit pas, il faut aussi des procédures et un audit.
Les fonctions clés d'une GED pour société d'archives
- Gestion physique : code-barres par boîte, emplacement en rayonnage, mouvements tracés (entrée, consultation, restitution, destruction).
- Numérisation et OCR : chaîne de numérisation pour les banques, indexation automatique des contrats et relevés, contrôle qualité.
- Valeur probante : empreinte numérique (hash), horodatage qualifié, journal des événements scellé, formats d'archivage pérennes (PDF/A).
- Durées de conservation : règles par type de document, alertes de fin de durée légale, certificat de destruction.
- Portail client : demande de consultation physique ou numérique, suivi des délais, statistiques.
- Facturation : stockage mensuel à la boîte, manipulations, numérisation à la page, transports.
| Document bancaire | Durée de conservation légale (France) | Fondement |
|---|---|---|
| Pièces comptables et factures | 10 ans | Code de commerce, art. L123-22 |
| Dossiers clients et justificatifs LCB-FT | 5 ans après la fin de la relation | Code monétaire et financier, art. L561-12 |
| Contrats de crédit à la consommation | 5 ans après la fin du contrat | Prescription de droit commun |
| Documents fiscaux | 6 ans | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| Contrats conclus en ligne de plus de 120 € | 10 ans | Code de la consommation, art. L213-1 |
| Bulletins de paie (double employeur) | 5 ans | Code du travail, art. L3243-4 |
Mini cas pratique
Isabelle dirige une société d'archives près de Lille : 80 000 boîtes facturées en moyenne 0,35 € HT par mois, soit 336 000 € par an de stockage, plus la numérisation pour trois banques régionales. Sa facturation est faite à partir d'exports Excel, et un audit interne estime à 3 % les prestations non facturées (manipulations, navettes, consultations urgentes).
Une GED sur mesure à 110 000 € HT, avec 16 000 € HT de maintenance annuelle, automatise la facturation de chaque mouvement. Sur un chiffre d'affaires total de 900 000 €, récupérer 3 % représente 27 000 € par an. Le gain de temps sur les demandes clients, environ 1 200 heures par an à 35 € de l'heure, ajoute 42 000 €. Gain net : 27 000 + 42 000 - 16 000 = 53 000 € par an, pour un amortissement en un peu plus de 2 ans, sans compter les nouveaux contrats bancaires rendus possibles par la conformité NF Z42-013.
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FAQ
Le logiciel sur mesure peut-il être certifié NF Z42-013 ?
Oui, la norme certifie le système d'archivage dans son ensemble. Comptez 8 000 à 20 000 € HT d'audit et 6 à 12 mois de préparation des procédures.
Faut-il un horodatage qualifié ?
Pour une valeur probante solide, oui : l'horodatage par un prestataire qualifié eIDAS coûte environ 0,01 à 0,05 € HT par jeton selon les volumes.
Combien de temps pour reprendre 80 000 boîtes ?
Si un inventaire existe sous Excel, la reprise prend 2 à 4 semaines. Sans inventaire fiable, prévoyez un récolement physique d'environ 3 à 6 mois.
Les clients bancaires peuvent-ils s'intégrer à la GED ?
Oui, via une API sécurisée ou un portail avec authentification forte. Les banques exigent souvent un hébergement en France certifié HDS ou SecNumCloud selon les données, avec un surcoût de 20 à 40 %.
Que se passe-t-il à la fin de la durée de conservation ?
Le logiciel alerte 90 jours avant l'échéance, demande la validation du client, puis génère un certificat de destruction horodaté. Chaque destruction est facturable, en moyenne 2 à 4 € HT par boîte.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous votre volume de boîtes, vos clients cibles et vos exigences de conformité : nous chiffrons une GED sur mesure par lots, de 50 000 à 140 000 € HT, livrable en 5 à 10 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
