Le verdict en trois phrases
Pour une société d'archivage qui gère 40 km linéaires de documents pour 300 clients, une GED sur mesure coûte en 2026 entre 30 000 et 70 000 EUR HT. Elle relie le stock physique, la numérisation à la demande, les durées de conservation et un portail client, avec un archivage électronique à valeur probante conforme NF Z42-013. Livrée en 4 mois, elle divise en général par 5 le coût de recherche d'un document.
Ce que coûte une GED sur mesure, module par module
Les montants sont des ordres de grandeur 2026 pour un prestataire d'archivage ou un service documentaire interne de taille moyenne en France.
| Module | Fonctions clés | Budget indicatif (EUR HT) | Délai |
|---|---|---|---|
| Référentiel physique | Emplacements, cartons, codes-barres, mouvements | 5 000 à 10 000 | 3 à 4 semaines |
| Numérisation à la demande | Demande client, file de numérisation, OCR, indexation | 6 000 à 13 000 | 3 à 5 semaines |
| Archivage à valeur probante | Empreintes, horodatage, journal scellé, NF Z42-013 | 7 000 à 18 000 | 4 à 6 semaines |
| Durées de conservation et destruction | Règles par type, alertes, certificats de destruction | 4 000 à 9 000 | 2 à 3 semaines |
| Portail client | Recherche, consultation, demandes, facturation à l'acte | 5 000 à 13 000 | 3 à 5 semaines |
| Sécurité et traçabilité | Droits fins, journal d'accès, chiffrement, RGPD | 3 000 à 7 000 | 2 semaines |
| Total | Plateforme complète | 30 000 à 70 000 | 4 mois |
La fourchette basse convient à un service documentaire interne avec un seul site de stockage. La fourchette haute couvre plusieurs entrepôts, des centaines de clients et une certification visée.
Progiciel de GED, solution cloud ou sur mesure
Les GED du marché sont pensées pour les documents nés numériques. Elles gèrent mal le lien entre un carton physique, sa version numérisée et le contrat du client qui en est propriétaire, ce qui est le cœur du métier d'un archiviste.
| Critère | GED cloud par utilisateur | Progiciel GED sous licence | GED sur mesure |
|---|---|---|---|
| Coût initial | 2 000 à 10 000 EUR | 20 000 à 50 000 EUR | 30 000 à 70 000 EUR |
| Coût annuel | 25 à 60 EUR par utilisateur et par mois | 18 à 22 % de la licence | 10 à 15 % du développement |
| Gestion du stock physique | Absente | Module optionnel | Native |
| Portail pour 300 clients | Coûteux (licences externes) | Limité | Inclus, sans coût par client |
| Valeur probante NF Z42-013 | Selon l'éditeur | Souvent oui | Conçue dès le départ |
| Facturation à l'acte (consultation, numérisation) | Non | Rarement | Oui |
Pour un prestataire d'archivage, le portail client sans licence par utilisateur fait souvent pencher la balance : 300 clients avec 3 utilisateurs chacun représenteraient 900 licences externes sur une GED cloud.
Valeur probante : ce que la norme exige vraiment
La norme NF Z42-013 (et son équivalent international ISO 14641) définit les conditions pour qu'une archive électronique soit fidèle et intègre. Le logiciel doit calculer une empreinte à chaque dépôt, horodater, conserver un journal des événements scellé et empêcher toute modification. La certification elle-même est délivrée par un organisme tiers, après audit des processus et pas seulement du logiciel : prévoyez 8 000 à 20 000 EUR et 3 à 6 mois supplémentaires si vous la visez.
Mini cas pratique
Nathalie, responsable qualité d'une société d'archivage qui stocke 40 km linéaires pour 300 clients, traite 1 200 demandes de recherche par mois. Aujourd'hui, une recherche coûte en moyenne 25 minutes entre la base Excel, l'entrepôt et l'envoi, soit 500 heures par mois. À 32 EUR de coût horaire chargé, cela représente 16 000 EUR par mois.
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Avec une GED sur mesure à 55 000 EUR HT, le coût d'une recherche est divisé par 5 : 5 minutes en moyenne, soit 100 heures par mois et 3 200 EUR. Économie mensuelle : 12 800 EUR. En ajoutant 2 000 EUR par mois de numérisations facturées via le portail, le retour sur investissement est d'environ 4 mois, ordre de grandeur 2026.
FAQ
Combien coûte une GED sur mesure en 2026 ?
Entre 30 000 et 70 000 EUR HT pour une plateforme avec stock physique, valeur probante et portail client. Une GED interne simple, sans portail ni gestion d'entrepôt, démarre autour de 15 000 EUR HT.
Le logiciel suffit-il pour obtenir la certification NF Z42-013 ?
Non, la certification porte sur le système complet : logiciel, processus et organisation. Le logiciel en fournit les fonctions techniques, l'audit coûte en plus 8 000 à 20 000 EUR.
Comment sont gérées les durées de conservation ?
Chaque type de document reçoit une règle (par exemple 10 ans pour les pièces comptables) et le logiciel alerte avant l'échéance. La destruction est tracée avec un certificat transmis au client.
Peut-on reprendre notre base existante et nos codes-barres ?
Oui, la reprise des emplacements et des étiquettes existantes est prévue dans les 4 mois. Comptez 1 à 3 semaines selon la qualité des données.
Où sont hébergées les archives numériques ?
En France ou dans l'Union européenne, chez un hébergeur certifié, avec réplication sur deux sites. Le stockage coûte en général 5 à 20 EUR par To et par mois.
Parlons de votre projet. Indiquez votre volume en kilomètres linéaires, votre nombre de clients et vos objectifs de certification : nous chiffrons un périmètre entre 30 000 et 70 000 EUR HT livrable en 4 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
