Le verdict en trois phrases
Pour une entreprise nantaise de froid commercial et de climatisation de 18 techniciens et 1 200 installations sous contrat, un logiciel métier dédié au registre des fluides coûte entre 25 000 et 55 000 EUR HT selon le périmètre, avec 3 à 5 mois de projet. Il se rentabilise par la suppression de la double saisie des fiches d'intervention, soit environ 6 h par semaine récupérées au bureau, et par la sécurisation des contrôles d'étanchéité imposés par le règlement (UE) 2024/573. Le critère décisif reste la génération native de la fiche CERFA 15497 depuis le terrain, couplée au suivi des bouteilles et au bilan annuel prêt pour l'organisme agréé.
Les obligations que le logiciel doit couvrir en 2026
Le nouveau règlement européen sur les gaz fluorés, applicable depuis mars 2024, a durci le calendrier des interdictions de mise sur le marché, sans changer la logique de base : chaque intervention sur un circuit contenant des fluides frigorigènes doit être tracée, et chaque équipement au-dessus de 5 tonnes équivalent CO2 doit être contrôlé périodiquement. Pour un parc de 1 200 installations, la difficulté vient du volume : plusieurs milliers de fiches par an, des périodicités différentes par équipement et un stock de bouteilles réparti dans 18 véhicules.
| Obligation | Référence | Ce que le logiciel automatise |
|---|---|---|
| Attestation de capacité de l'entreprise | Code de l'environnement, art. R543-99 et suivants | Alerte d'échéance, rattachement des techniciens titulaires d'une attestation d'aptitude |
| Fiche d'intervention à chaque opération | CERFA 15497 | Saisie mobile, signature du détenteur, PDF archivé au moins 5 ans |
| Contrôle d'étanchéité dès 5 t éq. CO2 | Règlement (UE) 2024/573 | Calcul de la charge en t éq. CO2 à partir du PRP du fluide |
| Périodicité 12, 6 ou 3 mois | Seuils 5, 50 et 500 t éq. CO2 | Planification automatique, périodicité doublée si détecteur de fuite permanent |
| Détection permanente dès 500 t éq. CO2 | Règlement (UE) 2024/573 | Contrôle annuel du détecteur et traçabilité des alarmes |
| Suivi des fluides par contenant | Registre de l'opérateur | Entrées distributeur, chargements, récupérations, retours de bouteilles |
| Déclaration annuelle à l'organisme agréé | Arrêté du 29 février 2016 | Bilan des quantités chargées, récupérées et cédées par fluide |
En cas de contrôle de la DREAL, l'entreprise doit pouvoir produire en quelques minutes l'historique d'un équipement : charge nominale, fluide, dates de contrôle, fuites constatées et réparations. Avec des fiches papier scannées, cette recherche prend souvent une demi-journée.
Combien coûte un logiciel frigoriste sur mesure à Nantes
Les fourchettes ci-dessous sont des ordres de grandeur 2026 pour une entreprise de 15 à 25 techniciens. Elles incluent conception, développement, tests terrain avec deux ou trois techniciens pilotes et reprise des données Excel.
| Module | Fourchette 2026 (EUR HT) | Délai indicatif |
|---|---|---|
| Parc d'installations et d'équipements, calcul t éq. CO2 par PRP | 4 000 à 8 000 | 2 à 3 semaines |
| Application mobile technicien hors ligne et fiche CERFA 15497 | 7 000 à 14 000 | 4 à 6 semaines |
| Planification des contrôles d'étanchéité et des contrats | 4 000 à 9 000 | 3 semaines |
| Stock de fluides par bouteille et par véhicule | 3 500 à 7 500 | 2 semaines |
| Bilan annuel et exports pour l'organisme agréé | 2 500 à 5 500 | 1 à 2 semaines |
| Connecteurs comptabilité et facturation (Sage, EBP, Pennylane) | 2 000 à 6 000 | 1 à 2 semaines |
| Portail client : attestations, historique, demandes de dépannage | 2 000 à 5 000 | 2 semaines |
| Total projet | 25 000 à 55 000 | 3 à 5 mois |
À cela s'ajoutent l'hébergement en France et la maintenance évolutive, de 300 à 700 EUR HT par mois selon le niveau de support. Le tableau suivant compare les options réalistes sur trois ans pour 18 utilisateurs terrain.
| Option | Coût sur 3 ans (EUR HT) | Points forts | Limites |
|---|---|---|---|
| GMAO généraliste en SaaS, 45 à 70 EUR par utilisateur et par mois | 29 000 à 45 000 | Mise en route en quelques semaines | Registre des fluides souvent en option, CERFA peu paramétrable |
| Logiciel spécialisé froid du marché, 60 à 95 EUR par utilisateur et par mois | 39 000 à 62 000 | Conformité prête à l'emploi | Peu adaptable à vos contrats, tarifs et circuits de validation |
| Logiciel sur mesure, projet et maintenance | 36 000 à 80 000 | Calqué sur vos process, code et données vous appartiennent | 3 à 5 mois de projet, implication d'un référent interne |
| Excel et carnets CERFA papier | Licence nulle | Aucun investissement | Environ 6 h par semaine de ressaisie, risque élevé en contrôle |
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Le sur mesure se justifie quand vos contrats de maintenance ont des règles propres (forfaits par puissance, astreintes, pénalités de délai) ou quand vous voulez relier fiches, stock et facturation sans ressaisie. Pour une petite structure de 3 à 5 techniciens, un logiciel du marché reste souvent le meilleur choix.
Mini cas pratique
Thomas dirige à Nantes une entreprise de froid commercial et de climatisation : 18 techniciens, 1 200 installations sous contrat, environ 4 200 interventions par an. Aujourd'hui, son assistante ressaisit les fiches papier pendant 6 h par semaine, à 32 EUR chargés de l'heure sur 46 semaines, soit 8 832 EUR par an. Les techniciens perdent en moyenne 5 minutes par intervention à remplir le carnet puis à photographier la fiche : 350 h par an à 45 EUR chargés, soit 15 750 EUR.
Gain brut annuel : 24 582 EUR. Thomas retient un projet à 38 000 EUR HT et une maintenance de 6 000 EUR par an. Gain net : 18 582 EUR par an, retour sur investissement en 25 mois environ, sans compter les contrôles d'étanchéité oubliés, sanctionnés jusqu'à 1 500 EUR par infraction constatée, ni la facturation des visites qui part désormais le jour même.
FAQ
Le logiciel peut-il produire la fiche CERFA 15497 directement sur tablette ? Oui, la fiche est remplie sur le terrain, signée par le détenteur de l'équipement puis générée en PDF conforme au modèle officiel. Elle est archivée au moins 5 ans et envoyée au client en moins d'une minute après signature.
Comment le seuil de 5 t éq. CO2 est-il calculé ? Le logiciel multiplie la charge en kilogrammes par le PRP du fluide. Par exemple, 1,3 kg de R404A (PRP 3 922) représente 5,1 t éq. CO2 et déclenche un contrôle annuel, alors qu'il faut 7,4 kg de R32 (PRP 675) pour atteindre le même seuil.
L'application fonctionne-t-elle en chambre froide ou en sous-sol sans réseau ? Oui, l'application fonctionne hors ligne et synchronise les fiches dès que le réseau revient. Sur nos projets, plus de 98 % des fiches sont synchronisées dans l'heure qui suit l'intervention.
Combien de temps faut-il pour reprendre 1 200 installations depuis Excel ? Comptez 2 à 3 semaines, dont une de nettoyage des données. En général, 90 à 95 % des lignes sont importées automatiquement, le reste est corrigé avec votre référent.
Où sont hébergées les données ? Chez un hébergeur situé en France, avec sauvegarde quotidienne conservée 30 jours et conformité RGPD. Vous restez propriétaire des données et du code, ce qui évite toute dépendance à un éditeur.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous le nombre de techniciens, d'installations et vos modèles de contrats : nous chiffrons un périmètre entre 25 000 et 55 000 EUR HT avec un planning de 3 à 5 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
