Le verdict en trois phrases
Pour un bureau d'études CVC et plomberie de 18 ingénieurs à Lille qui traite 120 affaires par an, un logiciel de suivi d'affaires sur mesure coûte entre 30 000 et 55 000 EUR HT en 2026, livré en 3 à 5 mois. Son intérêt principal est de mesurer le temps passé par phase loi MOP (ESQ, APS, APD, PRO, DCE, ACT, VISA, DET, AOR) face aux honoraires de chaque phase. Sans cette donnée, le gérant découvre la rentabilité par affaire au bilan, quand il est trop tard pour renégocier un avenant.
Pourquoi un bureau d'études fluides perd la trace de sa marge
Dans un BET fluides, une affaire de logement collectif ou de tertiaire dure souvent 18 à 36 mois. Les ingénieurs saisissent leurs heures dans un tableur, les honoraires sont répartis par phase dans le contrat de maîtrise d'œuvre, et la facturation à l'avancement se fait à la main. Résultat : personne ne voit qu'une phase DET dérape tant que le chantier n'est pas réceptionné.
| Phase loi MOP | Part habituelle des honoraires fluides | Dérive fréquente observée |
|---|---|---|
| ESQ et APS | 8 à 12 % | Faible |
| APD | 12 à 15 % | Moyenne, reprises de calculs thermiques RE2020 |
| PRO | 15 à 20 % | Moyenne |
| DCE et ACT | 10 à 12 % | Faible |
| VISA | 8 à 10 % | Forte, plans d'exécution des entreprises |
| DET | 25 à 30 % | Très forte, réunions de chantier supplémentaires |
| AOR | 5 à 8 % | Forte, levées de réserves |
Ces répartitions sont des ordres de grandeur 2026 pour des missions de base. Le logiciel compare en continu le budget d'heures de chaque phase avec les heures réellement saisies.
Le périmètre et le budget détaillé
| Poste | Version essentielle | Version complète |
|---|---|---|
| Cadrage avec gérant et chefs de projet | 2 500 EUR | 4 500 EUR |
| Fiche affaire et découpage par phase MOP | 5 500 EUR | 8 500 EUR |
| Saisie des temps (web et mobile) | 6 000 EUR | 9 000 EUR |
| Facturation à l'avancement et situations | 6 000 EUR | 10 000 EUR |
| Avenants et missions complémentaires | 3 000 EUR | 6 000 EUR |
| Plan de charge des ingénieurs | 3 000 EUR | 7 000 EUR |
| Tableaux de bord rentabilité, export comptable | 2 500 EUR | 6 000 EUR |
| Recette, reprise des affaires en cours, formation | 1 500 EUR | 4 000 EUR |
| Total | 30 000 EUR HT | 55 000 EUR HT |
La version essentielle se livre en 3 mois, la version complète en 5 mois avec deux lots de mise en production.
Progiciel de gestion de BET ou sur mesure
| Critère | Progiciel pour bureaux d'études | Sur mesure |
|---|---|---|
| Coût initial | 3 000 à 8 000 EUR de paramétrage | 30 000 à 55 000 EUR HT |
| Coût annuel (18 utilisateurs) | 12 000 à 19 000 EUR (55 à 90 EUR/mois/utilisateur) | 3 500 à 6 500 EUR |
| Phases loi MOP natives | Souvent, avec modèle fixe | Oui, adaptées à vos contrats |
| Facturation à l'avancement | Standard | Selon vos règles de situations |
| Lien avec vos outils (Revit, calculs) | Rare | Possible par API ou import |
| Coût cumulé sur 5 ans | 63 000 à 103 000 EUR | 47 500 à 87 500 EUR |
| Délai | 1 à 2 mois | 3 à 5 mois |
Mini cas pratique
Julien, gérant d'un bureau d'études fluides à Lille (18 ingénieurs, 120 affaires par an, 2 400 000 EUR de chiffre d'affaires), soupçonne que les affaires de logement social sont déficitaires. Il n'a pas les chiffres pour le prouver.
- Avec le suivi par phase, il constate que la phase DET consomme en moyenne 140 % de son budget d'heures sur 30 affaires de logement.
- Une affaire type porte 40 000 EUR d'honoraires, dont 11 000 EUR en DET. Le dépassement de 40 % représente 4 400 EUR de coût non facturé par affaire, soit 132 000 EUR par an sur 30 affaires.
- En facturant des avenants pour réunions supplémentaires sur la moitié de ces affaires et en ajustant ses offres, il récupère environ 60 000 EUR par an.
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FAQ
Combien coûte un logiciel de suivi d'affaires pour bureau d'études fluides ?
Comptez 30 000 à 55 000 EUR HT en 2026 pour un BET de 10 à 30 personnes. La maintenance et l'hébergement représentent ensuite 3 500 à 6 500 EUR par an.
Le logiciel gère-t-il les phases de la loi MOP ?
Oui, chaque affaire est découpée en phases ESQ à AOR avec un budget d'heures et un montant d'honoraires. Les missions complémentaires (OPC, SSI, études thermiques RE2020) s'ajoutent comme lignes distinctes.
Comment se fait la facturation à l'avancement ?
Le chef de projet saisit un pourcentage d'avancement par phase chaque mois. Le logiciel génère la situation d'honoraires correspondante et l'exporte vers la comptabilité, ce qui fait gagner 1 à 2 jours par mois.
Les ingénieurs vont-ils vraiment saisir leurs temps ?
La saisie doit prendre moins de 3 minutes par jour, sur mobile ou navigateur, avec les affaires du plan de charge présélectionnées. Un rappel automatique le vendredi suffit en général à atteindre 95 % de saisie.
Quel délai prévoir ?
3 mois pour la version essentielle, 5 mois pour la version complète. Le démarrage en janvier permet de suivre un exercice complet dès la première année.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
