Le verdict en trois phrases
Pour une entreprise de nettoyage de 220 agents et 300 sites à Montpellier, un logiciel métier sur mesure coûte entre 25 000 et 50 000 € HT, contre 4 à 10 € par agent et par mois pour un SaaS de propreté. Le bénéfice le plus rapide vient de la preuve de passage : pointage par QR code, photos et contrôles qualité horodatés font chuter les litiges clients de 60 %. La facturation suit enfin le contrat réel, avenants compris, au lieu d'un forfait qui dérive mois après mois.
Combien coûtent les passages non prouvés
Dans la propreté, la marge nette tourne souvent autour de 3 à 5 %. Un client qui conteste deux passages par mois et obtient un avoir, un avenant oublié dans la facturation ou un agent qui pointe sur papier en fin de semaine suffisent à effacer cette marge sur un site.
| Indicateur (220 agents, 300 sites) | Feuilles d'heures papier | Logiciel sur mesure |
|---|---|---|
| Chiffre d'affaires annuel | environ 7 200 000 € HT | environ 7 200 000 € HT |
| Litiges clients par mois | 25 à 30 | 10 à 12 |
| Avoirs consentis par an | environ 86 000 € HT | environ 30 000 € HT |
| Avenants oubliés en facturation | 1 à 1,5 % du CA | moins de 0,2 % |
| Contrôles qualité réalisés par mois | 40, sur papier | 150, sur mobile avec photos |
| Temps de saisie des heures pour la paie | 4 jours par mois | 0,5 jour |
| Taux de renouvellement des contrats | 82 % | 90 % |
Récupérer 1 % de CA d'avenants oubliés représente déjà environ 72 000 € HT par an, avant même de compter les avoirs évités (ordre de grandeur 2026).
SaaS de propreté ou sur mesure : le comparatif
Les SaaS dédiés au nettoyage gèrent bien le planning et le pointage. Ils montrent leurs limites dès qu'il faut suivre des cahiers des charges différents par client (bureaux, santé, industrie agroalimentaire), appliquer la convention collective de la propreté et ses règles de reprise du personnel, ou offrir un portail client avec vos propres grilles de contrôle.
| Critère | SaaS de propreté | Logiciel sur mesure Kolonell |
|---|---|---|
| Coût initial | 1 000 à 4 000 € HT | 25 000 à 50 000 € HT |
| Abonnement pour 220 agents | 880 à 2 200 € HT par mois, soit 10 500 à 26 400 € par an | 4 000 à 7 000 € HT par an |
| Pointage QR code ou NFC | oui | oui, avec géolocalisation et mode hors ligne |
| Grilles de contrôle qualité par client | modèle standard | sur mesure, méthode NF ou interne |
| Avenants et facturation au réel | partiel | natif, rattaché au contrat |
| Reprise de personnel (annexe 7) | non | suivi des transferts et ancienneté |
| Portail client | basique | complet, rapports et réclamations |
Sur quatre ans, le SaaS coûte 43 000 à 110 000 € HT. Le sur mesure coûte 41 000 à 78 000 € HT et intègre vos règles métier.
Les modules d'un logiciel de propreté
Le point de départ est le contrat client : sites, prestations, fréquences, surfaces et avenants. Le planning en découle, puis l'agent pointe en scannant le QR code du site depuis son téléphone. Le chef d'équipe réalise ses contrôles qualité sur mobile avec photos et note, et le client reçoit un rapport mensuel. En cas de réclamation, le ticket remonte avec la preuve du dernier passage.
| Module | Budget indicatif 2026 | Délai |
|---|---|---|
| Contrats, sites, prestations et avenants | 5 000 à 10 000 € HT | 4 semaines |
| Planning et remplacements | 5 000 à 9 000 € HT | 4 semaines |
| Application agent : pointage QR et consignes | 4 000 à 8 000 € HT | 3 semaines |
| Contrôles qualité sur mobile avec photos | 4 000 à 8 000 € HT | 3 semaines |
| Export paie et facturation au réel | 4 000 à 8 000 € HT | 3 semaines |
| Portail client et réclamations | 3 000 à 7 000 € HT | 3 semaines |
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Frédéric, dirigeant d'une entreprise de propreté à Montpellier (220 agents, 300 sites entre Port Marianne, Odysseum et la zone d'activités de Lattes), investit 38 000 € HT. La première année, les avoirs passent de 86 000 à 34 000 € HT, et 0,8 % de CA d'avenants est récupéré, soit environ 57 600 € HT. Le gain total atteint environ 110 000 € HT, sans compter les 3,5 jours de saisie économisés chaque mois. Le logiciel est remboursé en un peu plus de quatre mois.
FAQ
Combien coûte un logiciel sur mesure pour une entreprise de nettoyage à Montpellier ?
Comptez 25 000 à 50 000 € HT en 2026 pour 100 à 400 agents. Une première version avec contrats, planning et pointage QR démarre autour de 15 000 € HT.
Le pointage par QR code est-il fiable ?
Oui, s'il est couplé à la géolocalisation et à un QR code fixé dans un endroit non accessible au public. Le mode hors ligne enregistre le passage même sans réseau, puis le synchronise.
Les agents sans smartphone peuvent-ils pointer ?
Oui, avec un badge NFC lu par un téléphone de site ou par le chef d'équipe. Comptez environ 3 € par badge et 150 € par téléphone de site.
Le logiciel gère-t-il la reprise du personnel lors d'un changement de prestataire ?
Oui, il suit les transferts prévus par la convention collective de la propreté, avec l'ancienneté et les horaires repris. Cela évite les erreurs de paie dans les trois premiers mois.
Combien de temps pour déployer l'outil ?
Comptez 3 à 4 mois pour la version complète. Le pointage peut démarrer sur un premier lot de 50 sites dès la sixième semaine.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
