Le verdict en trois phrases
Dans la propreté, la marge se perd dans les heures non justifiées et les remplacements improvisés, pas dans le prix du produit d'entretien. Un logiciel sur mesure à 35 000-65 000 EUR HT, livré en 14 semaines, avec pointage géolocalisé, contrôle qualité et export de paie, récupère en général 3 % de la masse salariale. Au-delà de 300 agents, ce gain dépasse largement le coût d'une solution du marché facturée à l'agent.
Le vrai coût du planning par SMS
Une entreprise de 420 agents répartis sur 180 sites clients en Île-de-France traite chaque semaine 60 à 90 absences ou remplacements. Le chef d'équipe envoie des SMS, attend les réponses, puis reporte le tout dans un tableur que la paie retraite en fin de mois. Résultat : des heures payées sans preuve de présence, des sites non couverts découverts par le client, et 4 à 6 jours de préparation de paie chaque mois.
| Indicateur (420 agents, 180 sites) | Gestion SMS et tableur | Avec logiciel dédié |
|---|---|---|
| Heures payées non justifiées | 3 à 4 % des heures | moins de 0,8 % |
| Délai de remplacement d'un absent | 2 à 4 h | 30 à 45 min |
| Prestations non réalisées signalées par le client | 12 à 18 par mois | 2 à 4 par mois |
| Préparation des variables de paie | 4 à 6 jours | 1 jour |
| Contrôles qualité tracés | moins de 20 % des sites | 100 % des sites |
| Pénalités contractuelles annuelles | 25 000 à 40 000 EUR | moins de 8 000 EUR |
Les pénalités et le risque de perte de contrat pèsent souvent autant que les heures non justifiées.
Sur mesure ou logiciel du marché : comparatif 2026
Les logiciels de planning pour la propreté sont souvent facturés à l'agent actif, entre 6 et 12 EUR HT par mois. À 420 agents, le récurrent devient significatif, et les spécificités (multi-conventions, sites à horaires décalés, avenants clients) demandent des contournements.
| Critère | Logiciel du marché (à l'agent) | Logiciel sur mesure |
|---|---|---|
| Coût initial | 3 000 à 10 000 EUR HT | 35 000 à 65 000 EUR HT |
| Coût récurrent pour 420 agents | 2 500 à 5 000 EUR HT par mois | 700 à 1 300 EUR HT par mois |
| Coût cumulé sur 4 ans | 123 000 à 250 000 EUR HT | 69 000 à 127 000 EUR HT |
| Délai de mise en service | 4 à 8 semaines | 14 semaines |
| Grilles de la convention collective propreté | standard | paramétrées à votre cas |
| Portail client avec preuves de passage | variable | inclus |
| Propriété du code et des données | non | oui |
En dessous de 150 agents, le logiciel du marché reste souvent plus économique. Au-dessus de 300, le sur mesure gagne sur quatre ans.
Les modules qui font la différence
Le pointage géolocalisé se fait depuis le smartphone de l'agent ou par badge NFC posé sur site, avec une tolérance de rayon configurable (souvent 100 à 200 mètres). Le planning gère les vacations récurrentes, les absences, et propose automatiquement les agents disponibles à proximité pour un remplacement. Le contrôle qualité permet au chef d'équipe de remplir une grille par site avec photos, et au client de consulter ses rapports en ligne. Enfin, l'export de paie sort les heures normales, de nuit, du dimanche et les primes vers votre logiciel de paie.
Sur la conformité, le pointage géolocalisé doit respecter le RGPD et les recommandations de la CNIL : géolocalisation limitée aux moments de pointage, information des salariés et consultation du CSE. Ce cadrage fait partie du projet.
Mini cas pratique
Besoin d'un site web professionnel ?
Kolonell crée des sites web qui attirent des clients, optimisés pour le marché sénégalais. Devis gratuit en 2 minutes.
Karim, directeur des opérations d'une entreprise de propreté à Saint-Denis, pilote 420 agents dont la masse salariale chargée atteint environ 9,2 millions EUR par an. En ramenant les heures non justifiées de 3,8 % à 0,8 %, l'entreprise économise 3 points, soit environ 276 000 EUR par an. En ajoutant 25 000 EUR de pénalités évitées et 4 jours de paie gagnés chaque mois, le logiciel à 58 000 EUR HT plus 12 000 EUR de maintenance annuelle est amorti en moins de trois mois, ordre de grandeur 2026.
FAQ
Combien coûte un logiciel de planning pour entreprise de nettoyage en 2026 ?
Un logiciel sur mesure coûte 35 000 à 65 000 EUR HT selon le nombre de modules, plus 700 à 1 300 EUR HT par mois d'hébergement et de maintenance. Les solutions du marché démarrent autour de 6 EUR HT par agent et par mois.
Le pointage géolocalisé est-il légal en France ?
Oui, s'il est proportionné : géolocalisation au seul moment du pointage, information préalable des salariés, consultation du CSE et inscription au registre RGPD. Le suivi en continu des agents est à proscrire.
Et si les agents n'ont pas de smartphone ?
On installe un badge NFC sur chaque site, à 5 à 10 EUR l'unité, lu par le téléphone du chef d'équipe ou par une borne. Dans les faits, 85 à 95 % des agents disposent d'un smartphone compatible.
Le logiciel s'interface-t-il avec notre logiciel de paie ?
Oui, par export de fichier ou par API selon votre éditeur, avec les rubriques heures normales, nuit, dimanche, jours fériés et primes de panier. Comptez 4 000 à 8 000 EUR HT pour cette liaison.
Combien de temps dure le déploiement ?
Le développement prend 14 semaines, puis le déploiement se fait par vagues de 40 à 60 sites sur 3 à 4 semaines. Les agents sont formés en 20 minutes sur site.
Parlons de votre projet. Indiquez votre nombre d'agents, de sites et votre logiciel de paie : nous chiffrons le planning, le pointage et le contrôle qualité avec budget indicatif et calendrier de déploiement par vagues. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
