Le verdict en trois phrases
Avec 160 agents sur 230 sites, une entreprise de nettoyage ne peut plus piloter ses heures avec des feuilles papier et des appels du matin : jusqu'à 5 % des heures réalisées ne sont jamais facturées et les absences non remplacées font perdre des contrats. Une application sur mesure à 28 000 à 45 000 € HT apporte un pointage géolocalisé, des contrôles qualité photo, un planning de remplacement et un export paie propre. Récupérer seulement 2 % des heures suffit à rembourser l'outil en moins d'un an.
Où une entreprise de propreté perd de la marge
À Montpellier, le marché de la propreté se partage entre bureaux du quartier Port Marianne, copropriétés, cliniques, commerces d'Odysseum et sites industriels de la périphérie. Les marges nettes du secteur tournent autour de 3 à 5 %, ce qui rend chaque heure non facturée coûteuse. Les fuites viennent toujours des mêmes endroits.
| Fuite de marge | Cause actuelle | Fonction du logiciel | Gain estimé 2026 |
|---|---|---|---|
| Heures non facturées | Prestations ponctuelles notées sur papier | Pointage géolocalisé lié au contrat | 2 à 5 % des heures récupérées |
| Absences non remplacées | Appels de dernière minute | Planning de remplacement, agents disponibles proches | 70 % des absences couvertes en 1 h |
| Litiges qualité | Parole contre parole | Contrôle photo horodaté par zone | Réclamations divisées par 2 |
| Erreurs de paie | Ressaisie des heures et majorations | Export paie avec heures de nuit et dimanche | 1,5 jour de paie gagné par mois |
| Consommables | Livraisons sans suivi par site | Stock par site, seuils d'alerte | 8 % de consommables en moins |
| Renouvellement d'appels d'offres | Pas de preuve de passage | Rapport mensuel client automatique | Taux de reconduction en hausse |
Combien coûte un logiciel de nettoyage sur mesure en 2026
Les logiciels du marché facturent entre 6 et 15 € par agent et par mois. Pour 160 agents, cela représente 11 500 à 28 800 € par an, avec des modules de facturation souvent rigides face aux contrats forfaitaires mixtes de la propreté. Le sur mesure devient pertinent au-delà de 100 agents.
| Option | Coût initial | Coût annuel | Point de vigilance |
|---|---|---|---|
| Papier + tableur | 0 € | 0 € mais 5 % d'heures perdues | Aucune preuve de passage |
| Logiciel SaaS sectoriel (160 agents) | 2 000 à 5 000 € de paramétrage | 11 500 à 28 800 € | Facturation forfait + régie limitée |
| Sur mesure socle (pointage, planning, export paie) | 28 000 € HT | 3 500 € de maintenance | Contrôle qualité en option |
| Sur mesure complet (qualité photo, facturation, portail client) | 38 000 à 45 000 € HT | 4 500 à 6 500 € | Aucun pour le périmètre cible |
| Badges NFC sur sites sensibles | 8 à 15 € par badge | Négligeable | Utile en clinique et data center |
| Hébergement France et sauvegardes | Inclus | 1 500 à 2 500 € | Données de géolocalisation conformes RGPD |
Le pointage géolocalisé doit respecter le RGPD et les recommandations de la CNIL : localisation uniquement au moment du pointage, information des salariés et consultation du CSE. Ces montants sont un ordre de grandeur 2026 pour 160 agents et 230 sites, livrés en 12 à 14 semaines.
Mini cas pratique
Nicolas, gérant d'une entreprise de propreté à Montpellier, emploie 160 agents, majoritairement à temps partiel, pour environ 170 000 heures réalisées par an et un chiffre d'affaires de 4 200 000 €, soit un prix moyen proche de 24,70 € de l'heure. S'il récupère 2 % d'heures non facturées, soit 3 400 heures, il gagne 84 000 € de chiffre d'affaires. L'application complète coûte 42 000 € HT plus 5 500 € par an. Ajoutez 1,5 jour de paie économisé chaque mois, environ 4 300 € par an. Le retour sur investissement arrive en 6 à 7 mois, avant même de compter les contrats sauvés grâce aux rapports qualité.
Les écrans à prévoir pour chaque profil
| Profil | Écran principal | Usage quotidien |
|---|---|---|
| Agent d'entretien | Pointage, check-list de la zone, photo | 2 minutes par site |
| Chef d'équipe | Carte des sites, retards, remplacements | Validation des absences en 5 minutes |
| Responsable d'exploitation | Contrôles qualité, réclamations | Tournée de contrôle planifiée |
| Comptabilité | Heures facturables, export paie | Clôture mensuelle en 1 journée |
| Client donneur d'ordre | Portail des passages et rapports | Consultation en libre-service |
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FAQ
Le pointage géolocalisé est-il légal ?
Oui, s'il est limité au moment de l'arrivée et du départ, déclaré aux salariés et présenté au CSE. Le logiciel ne suit jamais les agents en continu, ce qui reste conforme aux recommandations de la CNIL.
Que se passe-t-il si un agent n'a pas de smartphone ?
Un badge NFC à 8 à 15 € ou une tablette partagée sur site permet de pointer. Sur 160 agents, une dizaine de solutions alternatives suffisent généralement.
Le logiciel gère-t-il la convention collective de la propreté ?
Oui, l'export paie intègre majorations de nuit, de dimanche et jours fériés, ainsi que les heures complémentaires des temps partiels. Il alimente votre logiciel de paie sans ressaisie.
Peut-on facturer forfait et prestations ponctuelles ensemble ?
Oui, chaque contrat combine forfait mensuel et prestations en régie, comme une remise en état après travaux. La facture électronique 2026 est générée au format structuré.
En combien de temps l'application est-elle déployée ?
Comptez 12 à 14 semaines, dont 2 semaines de pilote sur 20 sites avant le déploiement aux 230 sites.
Parlons de votre projet. Donnez-nous votre nombre d'agents, de sites et votre logiciel de paie : nous chiffrons un périmètre entre 28 000 et 45 000 € HT avec un pilote en 10 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
