Le verdict en trois phrases
Pour une entreprise de propreté de 160 agents répartis sur 220 sites, la feuille de présence papier coûte plus cher que n'importe quel logiciel : heures prestées mais jamais facturées, litiges clients, paie recalculée à la main. Un logiciel métier du marché à 6-12 EUR par agent et par mois règle le planning, mais une application sur mesure avec pointage par QR code et contrôle qualité photo, estimée à 25 000-50 000 EUR HT, colle mieux aux contrats multisites. Livrée en 3 à 4 mois, elle permet de récupérer en ordre de grandeur 3 à 5 % d'heures facturables.
Ce que coûtent vraiment les feuilles de présence en 2026
Dans la propreté, la marge nette tourne souvent autour de 3 à 6 % du chiffre d'affaires. Chaque heure non tracée se paie donc directement sur le résultat. Ordres de grandeur 2026 pour une entreprise montpelliéraine de 160 agents :
| Poste | Situation papier | Estimation 2026 |
|---|---|---|
| Heures prestées par mois | 16 000 h environ | Agents majoritairement à temps partiel |
| Heures non facturées (oublis, remplacements) | 3 à 5 % | 480 à 800 h/mois |
| Taux horaire facturé moyen | 24-28 EUR HT | Bureaux, copropriétés, commerces |
| Saisie des feuilles pour la paie | 25-35 h/mois | Assistante RH ou exploitation |
| Litiges clients sur passages contestés | 6 à 12 par mois | Sans preuve horodatée |
| Délai de détection d'une absence | 1 à 3 jours | Le client appelle avant le chef d'équipe |
| Avoirs consentis pour prestation non prouvée | 800-2 500 EUR HT/mois | Selon le portefeuille |
Le problème n'est pas l'absence d'outil, c'est l'absence de preuve de passage exploitable à la fois par l'exploitation, la paie et la facturation.
Logiciel du marché ou application sur mesure : le comparatif
| Critère | Logiciel métier du marché | Application sur mesure |
|---|---|---|
| Coût initial | 0-3 000 EUR HT (paramétrage) | 25 000-50 000 EUR HT |
| Coût récurrent | 6-12 EUR/agent/mois, soit 960-1 920 EUR/mois | Hébergement et maintenance 400-900 EUR/mois |
| Pointage | Badge NFC ou géolocalisation standard | QR code par site, contrôle de cohérence horaire |
| Contrôle qualité | Grilles génériques | Grilles par contrat, photo avant/après, note client |
| Lien paie et facturation | Exports CSV | Connexion directe au logiciel de paie et de facturation |
| Délai de mise en route | 3 à 8 semaines | 3 à 4 mois |
| Propriété des données | Éditeur | Entreprise |
Le logiciel du marché suffit pour une structure de 30 agents avec des contrats simples. Au-delà de 150 agents et de 200 sites, la valeur se joue sur des règles propres : fréquences de passage par contrat, remplacements, prestations ponctuelles (vitrerie, remise en état), et c'est là que le sur-mesure devient rentable sur 3 à 5 ans.
Le périmètre fonctionnel qui rapporte
Un projet bien cadré tient en cinq briques : le planning des agents par site et par fréquence, le pointage QR code (un code collé dans chaque local technique, scanné à l'arrivée et au départ), l'alerte d'absence envoyée au chef d'équipe 15 minutes après l'heure prévue, le contrôle qualité photo avec grille par contrat, et l'export paie et facturation mensuel. Un portail client en lecture seule, où le syndic ou le responsable des services généraux consulte les passages, réduit fortement les litiges.
| Brique | Part du budget | Gain attendu |
|---|---|---|
| Planning et remplacements | 25 % | Moins de trous de planning |
| Pointage QR code hors ligne | 20 % | Preuve horodatée de chaque passage |
| Contrôle qualité photo | 15 % | Litiges divisés par deux en ordre de grandeur |
| Export paie et facturation | 20 % | 25-35 h de saisie évitées par mois |
| Portail client | 20 % | Moins d'appels, renouvellements facilités |
Point de vigilance : le pointage doit fonctionner hors connexion (sous-sols, parkings) et la géolocalisation ne doit servir qu'au contrôle du passage, avec information des salariés et consultation du CSE, conformément au RGPD.
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Sophie, gérante d'une entreprise de propreté de 160 agents à Montpellier, facture 16 000 heures par mois à 25 EUR HT. Hypothèse prudente : l'application récupère 3 % d'heures non facturées, soit 480 heures, donc 12 000 EUR HT par mois. Elle économise aussi 30 heures de saisie (environ 900 EUR chargés) et réduit les avoirs de 1 200 EUR. Gain mensuel : près de 14 100 EUR HT. Pour un projet à 40 000 EUR HT plus 700 EUR de maintenance mensuelle, le retour sur investissement arrive en 3 mois environ après la mise en production.
FAQ
Combien coûte un logiciel de planning pour une entreprise de nettoyage en 2026 ?
Les solutions du marché se situent entre 6 et 12 EUR par agent et par mois, soit 960 à 1 920 EUR mensuels pour 160 agents. Une application sur mesure représente un investissement de 25 000 à 50 000 EUR HT, plus 400 à 900 EUR de maintenance.
Le pointage par QR code est-il fiable face à la fraude ?
Il l'est si le code est fixé dans un local accessible seulement sur site et si l'application contrôle la cohérence des horaires. On ajoute souvent une photo horodatée sur 10 à 20 % des passages pour les contrats sensibles.
Peut-on géolocaliser les agents de nettoyage ?
Oui, mais uniquement pour vérifier la présence sur site, pas pour suivre les trajets. Il faut informer les salariés, consulter le CSE et documenter le traitement dans le registre RGPD.
Quel délai pour déployer l'application sur 220 sites ?
Comptez 3 à 4 mois de développement, puis 4 à 6 semaines de déploiement progressif, par lots de 40 à 60 sites. Coller les QR codes prend environ une demi-journée par chef d'équipe.
L'application se connecte-t-elle à notre logiciel de paie ?
Dans la plupart des cas, oui, par export structuré ou par API. Cela supprime 25 à 35 heures de ressaisie par mois et les erreurs sur les heures complémentaires.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous votre nombre d'agents, de sites et vos outils actuels : nous chiffrons le périmètre planning, pointage et contrôle qualité, avec un budget indicatif et un délai réaliste. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
