Le verdict en trois phrases
Pour une cuisine centrale de Nantes qui livre 6 500 repas par jour sur 40 sites, un logiciel sur mesure coûte 35 000 à 60 000 € HT et se déploie en 16 semaines. Il centralise ce que les équipes gèrent aujourd'hui dans cinq fichiers différents : fiches techniques et grammages, allergènes, commandes des sites, suivi du taux EGalim et bons de livraison. Le retour sur investissement tient en deux chiffres : 8 % de gaspillage en moins et près de 400 heures de saisie supprimées par an.
Ce que le logiciel doit gérer en restauration collective
La loi EGalim impose au moins 50 % de produits durables et de qualité, dont 20 % de bio, et la télédéclaration annuelle des achats. Les 14 allergènes réglementaires doivent être affichés pour chaque plat. À cela s'ajoutent les effectifs qui changent chaque matin dans les écoles et les établissements de santé. Le logiciel relie ces contraintes à la production.
| Module | Fonction | Part du budget | Fourchette 2026 (€ HT) |
|---|---|---|---|
| Fiches techniques et grammages | Recettes, grammages par tranche d'âge, coût matière par portion | 25 % | 8 750 à 15 000 |
| Commandes des sites et plan de production | Effectifs saisis par les 40 sites avant 9 h, calcul des quantités à produire | 20 % | 7 000 à 12 000 |
| Suivi des achats et du taux EGalim | Qualification des produits (bio, label, local), taux mensuel, export de télédéclaration | 15 % | 5 250 à 9 000 |
| Bons de livraison numériques | Signature sur tablette, températures à réception, écarts de quantités | 15 % | 5 250 à 9 000 |
| Allergènes | Matrice des 14 allergènes calculée depuis les ingrédients, fiches pour les sites | 10 % | 3 500 à 6 000 |
| Suivi du gaspillage | Pesées des restes par site, comparaison avec les grammages | 7 % | 2 450 à 4 200 |
| Reprise, recette, formation | Import de 600 fiches recettes, formation des chefs et des chauffeurs | 8 % | 2 800 à 4 800 |
La fourchette basse convient à une cuisine qui conserve son outil de commande fournisseurs. La fourchette haute ajoute la connexion aux catalogues des fournisseurs et des sondes de température reliées au logiciel.
Logiciel du marché ou sur mesure : les chiffres sur cinq ans
| Critère | Excel et papier | Logiciel de restauration du marché | Logiciel sur mesure |
|---|---|---|---|
| Coût initial | 0 € | 4 000 à 8 000 € de mise en place | 35 000 à 60 000 € HT |
| Coût annuel | 400 heures de saisie et d'erreurs | Abonnement de 7 200 à 18 000 € | Maintenance de 5 250 à 9 000 € |
| Coût cumulé sur 5 ans | Caché | 40 000 à 98 000 € | 61 250 à 105 000 € |
| Adaptation à vos 40 sites et tournées | Faible | Moyenne | Totale |
| Calcul du taux EGalim selon vos achats | Manuel, une fois par an | Souvent inclus | Inclus, mensuel |
| Propriété des données | Oui | Non | Oui |
Le sur mesure coûte un peu plus cher sur cinq ans. Il se justifie quand la cuisine a des règles propres, par exemple des menus différents par type de convive ou des tournées mixtes écoles et EHPAD, que les logiciels du marché obligent à contourner.
Les gains mesurables après six mois
| Indicateur | Avant | Après 6 mois |
|---|---|---|
| Gaspillage en valeur de denrées | 494 000 € par an | 454 500 € par an |
| Temps de saisie des commandes des sites | 3 heures par jour | 45 minutes par jour |
| Bons de livraison papier | 40 par jour | 0 |
| Écarts entre commande et livraison | 6 % des lignes | 1,5 % des lignes |
| Calcul du taux EGalim | Une fois par an | Chaque mois |
| Temps de préparation de la télédéclaration | 60 heures | 4 heures |
Ces chiffres sont des ordres de grandeur 2026 constatés sur des cuisines de 3 000 à 10 000 repas par jour. Ils supposent que chaque site saisit ses effectifs avant l'heure limite fixée.
Mini cas pratique
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Sophie dirige une cuisine centrale à Nantes : 6 500 repas par jour, 200 jours de production, un coût de denrées de 1,90 € par repas, soit 2 470 000 € d'achats par an. Le gaspillage représente environ 20 % de ces denrées, 494 000 €. Une baisse de 8 % économise 39 520 € par an. La suppression des bons papier et de la ressaisie libère 400 heures par an, à 30 € l'heure chargée : 12 000 €. La télédéclaration EGalim prend 56 heures de moins, soit 1 680 €. Le gain annuel atteint 53 200 €. Pour un logiciel chiffré à 48 000 € HT, le retour sur investissement arrive en 11 mois environ.
FAQ
Le logiciel produit-il la télédéclaration EGalim ?
Il calcule le taux de produits durables et de bio à partir des achats qualifiés et produit un export prêt pour la télédéclaration annuelle. La préparation passe ainsi de 60 heures à environ 4 heures.
Comment sont gérés les allergènes ?
Chaque ingrédient porte ses allergènes parmi les 14 réglementaires. La matrice du plat se calcule automatiquement, et une modification de recette met à jour les fiches des 40 sites en moins d'une minute.
Faut-il équiper les chauffeurs ?
Oui, d'une tablette ou d'un smartphone par tournée, à 250 à 400 € l'unité. Le bon est signé à la réception avec la température relevée, ce qui alimente aussi le plan de maîtrise sanitaire.
Une structure publique peut-elle commander ce logiciel ?
Oui, dans le cadre de la commande publique. Selon le montant, une procédure adaptée suffit souvent : nous fournissons un mémoire technique et un détail de prix par module pour faciliter l'analyse des offres.
Où sont hébergées les données ?
En France, pour 150 à 350 € par mois, avec sauvegardes quotidiennes. Les accès sont définis par profil : chef de production, diététicienne, responsable de site, chauffeur.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous votre volume de repas, le nombre de sites livrés et vos outils actuels : nous chiffrons un logiciel entre 35 000 et 60 000 € HT avec un planning de 16 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
