Le verdict en trois phrases
Au-delà de 3 000 contrats en portefeuille, un tableur devient un risque : échéances oubliées, commissions non réclamées et dossiers DDA incomplets en cas de contrôle de l'ACPR. Un logiciel de gestion sur mesure pour un cabinet parisien coûte entre 30 000 et 60 000 € HT en 2026, avec un délai de 4 mois. Il se justifie dès que le cabinet récupère 1 à 2 % de commissions perdues et libère une demi-journée par semaine et par chargé de clientèle.
Ce que le tableur coûte vraiment à un cabinet de 6 000 contrats
Un cabinet de courtage qui travaille avec 25 compagnies reçoit autant de bordereaux de commissions, chacun dans un format différent. Le rapprochement se fait à la main, les relances d'échéances dépendent de la mémoire des chargés et le devoir de conseil est éparpillé entre e-mails et dossiers partagés.
| Indicateur (6 000 contrats, 25 compagnies) | Tableur actuel | Logiciel sur mesure |
|---|---|---|
| Temps de rapprochement des bordereaux par mois | 35 à 45 h | 6 à 8 h |
| Commissions non réclamées ou mal versées | 1,5 à 3 % | moins de 0,3 % |
| Échéances relancées moins de 30 jours avant terme | 60 % | 98 % |
| Taux de résiliation à l'échéance | 9 à 11 % | 6 à 7 % |
| Dossiers DDA complets (recueil des besoins, conseil) | 70 à 80 % | 100 % (champs obligatoires) |
| Demandes client traitées sans appel (extranet) | 0 % | 40 à 50 % |
| Temps de préparation d'un contrôle ACPR | 2 à 3 semaines | 2 jours |
Sur un volume de commissions annuel de 1,8 million d'euros, récupérer seulement 1,5 % de commissions perdues représente 27 000 € par an, en ordre de grandeur 2026.
Les modules et leur prix en 2026
Les logiciels de courtage du marché facturent souvent 80 à 150 € par utilisateur et par mois, avec peu de souplesse sur les bordereaux spécifiques ou le parcours client. Le sur mesure prend l'avantage quand le cabinet a un fonctionnement propre (niche, grands comptes, flottes, santé collective).
| Module | Fonction | Budget indicatif HT |
|---|---|---|
| Base contrats et clients | Fiches, garanties, avenants, sinistres, historique | 7 000 à 12 000 € |
| Relances d'échéances | Alertes J-90, J-60, J-30, e-mails et SMS automatiques | 3 000 à 6 000 € |
| Commissions par compagnie | Import des bordereaux, rapprochement, écarts, rétrocessions | 6 000 à 12 000 € |
| Conformité DDA et ORIAS | Recueil des besoins, devoir de conseil, suivi des formations de 15 h | 4 000 à 8 000 € |
| Extranet client | Attestations, documents, déclaration de sinistre, signature | 6 000 à 13 000 € |
| Tableaux de bord | Portefeuille par chargé, taux de rétention, production | 4 000 à 9 000 € |
| Hébergement et maintenance | Hébergement en France, sauvegardes, journalisation | 400 à 900 € par mois |
Le socle (base contrats, relances, commissions) démarre vers 30 000 € HT. L'extranet client complet et les connexions aux extranets de compagnies poussent vers 60 000 € HT.
Conformité : ce que le logiciel doit tracer
La directive sur la distribution d'assurances impose de documenter le recueil des besoins et le conseil fourni avant chaque souscription, ainsi que 15 heures de formation continue par an pour chaque personne qui distribue. Le logiciel doit horodater chaque document, empêcher la clôture d'un dossier incomplet et produire un export lisible pour un contrôle. L'immatriculation ORIAS du cabinet et de ses mandataires doit figurer sur chaque document client. Côté RGPD, les données de santé de la prévoyance imposent un hébergement certifié HDS si le cabinet les stocke.
Mini cas pratique
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Catherine, dirigeante d'un cabinet de courtage de 12 personnes dans le 8e arrondissement de Paris, investit 46 000 € HT plus 700 € par mois. Gains annuels : 27 000 € de commissions récupérées, 3 points de rétention en plus sur 1,8 M€ de commissions, soit environ 54 000 € de commissions préservées, et 0,5 ETP libéré (environ 28 000 €). Même en ne retenant que la moitié de ces gains, soit 54 500 €, le projet est remboursé en moins de 11 mois.
FAQ
Peut-on reprendre les données de notre tableur et de l'ancien logiciel ?
Oui, la reprise de 6 000 contrats prend 2 à 3 semaines, avec un contrôle des doublons et des garanties. Prévoyez 3 000 à 6 000 € selon la qualité des fichiers.
Le logiciel se connecte-t-il aux extranets des compagnies ?
Pour les compagnies qui fournissent des flux EDI ou des API, oui. Pour les autres, l'import des bordereaux PDF ou Excel est automatisé à 85 à 95 %.
Quelle différence avec un logiciel de courtage du marché ?
Un outil du marché coûte 80 à 150 € par utilisateur et par mois, soit 11 500 à 21 600 € par an pour 12 personnes, sans propriété du code. Le sur mesure coûte plus cher la première année, mais il colle à vos bordereaux et à votre parcours client.
Combien de temps faut-il pour le déployer ?
Comptez 4 mois : 3 semaines de cadrage, 11 semaines de développement et 2 semaines de reprise et de formation des 12 utilisateurs.
Les données de prévoyance santé posent-elles un problème ?
Si vous stockez des questionnaires médicaux, l'hébergement doit être certifié HDS, ce qui ajoute 100 à 300 € par mois. Sinon, un hébergement standard en France suffit.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
