Le verdict en trois phrases
Une agence maritime qui traite 250 escales par an au port de Lomé pour 6 armateurs avec des proformas et des débours sous Excel immobilise sa trésorerie et irrite ses mandants à chaque clôture tardive. Un logiciel de consignation sur mesure coûte entre 18 et 35 millions FCFA en 2026, contre 1 500 à 4 000 dollars par mois pour une solution internationale. Le gain principal : la clôture d'une escale passe de 15 à 4 jours, ce qui accélère les remboursements d'avances et sécurise la relation armateur.
Pourquoi Excel ne suffit plus pour un consignataire à Lomé
Le port de Lomé, premier port à conteneurs d'Afrique de l'Ouest en transbordement, impose un rythme soutenu : arrivée du navire, pilotage, remorquage, droits de port, manutention, documents douaniers, avitaillement, puis production du final disbursement account (FDA) pour l'armateur. Sous Excel, chaque escale vit dans un fichier différent, les tarifs du Port autonome de Lomé et des prestataires sont ressaisis à la main, et les écarts entre proforma (PDA) et réel se découvrent au moment de facturer.
| Étape de l'escale | Sous Excel (situation typique) | Avec logiciel dédié |
|---|---|---|
| Proforma disbursement account (PDA) | 2 à 4 h par escale, tarifs recopiés | 20 minutes, barèmes à jour automatiquement |
| Demande d'avance de fonds à l'armateur | Email manuel, relances oubliées | Envoi automatique avec lien de suivi |
| Suivi de l'escale (ETA, ETB, ETD) | Messages WhatsApp dispersés | Tableau de bord partagé, historique horodaté |
| Collecte des factures fournisseurs | Papier, pièces perdues | Pièces scannées et rattachées à l'escale |
| Final disbursement account (FDA) | 10 à 15 jours après départ | 3 à 4 jours après départ |
| Facturation en USD et en FCFA | Taux de change saisi à la main | Taux du jour BCEAO, double devise native |
Combien coûte chaque option en 2026
| Option | Coût initial | Coût annuel | Points d'attention |
|---|---|---|---|
| Excel + messagerie | 0 FCFA | 0 FCFA (coût caché en temps et litiges) | Erreurs de débours, clôtures lentes |
| Solution internationale de port call | 1 à 3 millions FCFA (paramétrage) | 1 500 à 4 000 $ par mois, soit environ 11 à 29 millions FCFA par an | Tarifs togolais et documents douaniers locaux mal couverts |
| Logiciel sur mesure Kolonell | 18 à 35 millions FCFA | 3 à 5,4 millions FCFA (maintenance 250 000 à 450 000 FCFA par mois) | Barèmes PAL, douane, double devise, propriété du code |
| Délai de livraison sur mesure | 4 à 6 mois | n/a | Lot 1 (PDA, escales, FDA) en 12 semaines |
| Coût sur 3 ans, solution internationale | environ 34 à 90 millions FCFA | n/a | Facturé en dollars, exposé au change |
| Coût sur 3 ans, sur mesure | environ 27 à 51 millions FCFA | n/a | Pas de licence par utilisateur |
Les montants en dollars sont convertis à environ 600 FCFA pour 1 dollar, ordre de grandeur 2026.
Les modules indispensables
Un logiciel de consignation utile à Lomé doit couvrir le cycle complet de l'escale, sans multiplier les fonctions inutiles.
- Barèmes et tarifs : droits de port, pilotage, remorquage, lamanage, frais d'agence, mis à jour par l'équipe sans développeur.
- PDA et FDA au format attendu par les armateurs, avec comparaison automatique proforma contre réel et justification des écarts.
- Avances de fonds : suivi des montants reçus, du solde dû et relances automatiques.
- Documents : manifeste, connaissements, déclarations douanières, rattachés à chaque escale.
- Portail armateur : accès en lecture au statut de l'escale et aux pièces justificatives.
- Comptabilité : export vers votre logiciel comptable en plan SYSCOHADA.
Mini cas pratique
Kossi, directeur d'une agence maritime à Lomé (250 escales par an pour 6 armateurs), avance en moyenne 25 millions FCFA de débours par escale et attend le remboursement du solde après clôture du FDA. En passant de 15 à 4 jours de clôture, il gagne 11 jours de trésorerie. Sur un solde moyen à rembourser de 8 millions FCFA par escale et environ 7 escales ouvertes en parallèle, il libère environ 56 millions FCFA de besoin en fonds de roulement, soit près de 6,7 millions FCFA d'intérêts annuels économisés à 12 %. Il récupère aussi 2,5 h de saisie par escale, soit 625 heures par an, environ 5 millions FCFA de temps chargé à 8 000 FCFA de l'heure. Gain annuel net de la maintenance : environ 8 millions FCFA. Avec un logiciel à 26 millions FCFA, le retour se fait en environ 3 ans, plus vite si un armateur supplémentaire est signé grâce à la qualité des FDA.
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FAQ
Le logiciel gère-t-il la facturation en dollars et en FCFA ?
Oui. Chaque escale peut être facturée en USD à l'armateur et en FCFA aux prestataires locaux, avec le taux du jour enregistré. Les écarts de change sont tracés ligne par ligne.
Combien de temps pour mettre en service le module PDA et FDA ?
Le premier lot (barèmes, PDA, suivi des escales, FDA) est livré en 12 semaines environ. Les modules documents douaniers et portail armateur suivent en 6 à 10 semaines.
Peut-on importer l'historique de nos escales sous Excel ?
Oui, nous reprenons en général les 2 à 3 dernières années d'escales pour conserver les références et les statistiques par armateur. La reprise prend 1 à 2 semaines.
Les armateurs peuvent-ils consulter l'escale en temps réel ?
Oui, via un portail sécurisé avec un compte par armateur. Ils voient le statut, les pièces justificatives et le solde, ce qui réduit de 50 % environ les emails de relance.
Quel coût de maintenance prévoir ?
Entre 250 000 et 450 000 FCFA par mois selon l'hébergement et le volume, incluant sauvegardes, correctifs et support. Les évolutions majeures font l'objet d'un devis.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous votre volume d'escales, vos armateurs et vos outils actuels : nous chiffrons un périmètre entre 18 et 35 millions FCFA avec un premier lot en 12 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
