Le verdict en trois phrases
Un outil de staffing sur mesure pour un cabinet de conseil ou RH coûte entre 25 000 et 90 000 EUR HT en 2026, livré en 10 à 18 semaines. Dans un cabinet, la marge se joue sur le taux d'occupation des consultants : un outil de staffing bien conçu le fait gagner 8 à 12 points, ce qui vaut, en marge, bien plus que le projet. Le tableur atteint vite sa limite dès que le staffing devient un puzzle multi-missions et multi-consultants.
Tableur, SaaS générique ou outil sur mesure
Le tableur est gratuit mais fragile ; le SaaS générique est rapide mais rigide sur le TJM et la refacturation ; le sur mesure épouse votre modèle économique.
| Critère | Tableur | SaaS staffing générique | Sur mesure Kolonell |
|---|---|---|---|
| Coût | 0 EUR (temps caché) | 15-40 EUR/user/mois | 25 000-90 000 EUR HT |
| Vue occupation temps réel | Non | Oui | Oui, fine par consultant |
| TJM & marge par mission | Manuel | Standard | Sur mesure, par grade |
| Timesheets & refacturation | Ressaisie | Partiel | Automatisé |
| Prévision de charge | Non | Limitée | Pipeline + staffing |
| Intégration paie/compta | Non | Rare | Oui |
Modules staffing et impact sur la marge
Chaque module attaque une fuite de rentabilité : sous-occupation, TJM érode, temps non facturés.
| Module | Fonction | Impact 2026 (estimation) |
|---|---|---|
| Planification consultants | Affectation, conflits, disponibilité | +8 à 12 pts d'occupation |
| TJM & marge par mission | Coût chargé vs TJM vendu | +3 à 6 pts de marge |
| Timesheets | Saisie temps par mission/tâche | -90 % oublis de temps |
| Refacturation automatique | Factures depuis timesheets | Délai facturation -15 j |
| Prévision de charge | Pipeline commercial + staffing | Anticipation embauches |
| Reporting rentabilité | Marge par consultant/client | Décisions de staffing |
Pour un cabinet de 30 consultants à un TJM moyen de 800 EUR et 210 jours facturables cibles, gagner 10 points d'occupation représente environ 21 jours factures de plus par consultant, soit ~504 000 EUR de CA additionnel à l'échelle du cabinet.
Mini cas pratique
Sophie, associée d'un cabinet de conseil de 28 consultants à Paris (TJM moyen 820 EUR), pilotait le staffing sur un tableur partagé avec un taux d'occupation de 68 %. Après un outil sur mesure à 62 000 EUR HT : la vue temps réel des disponibilités et la prévision de charge portent l'occupation à 78 % (+10 pts), soit environ 21 jours factures de plus par consultant. À l'échelle des 28 consultants, cela représente ~480 000 EUR de CA additionnel annuel, pour un projet amorti en moins de 2 mois de marge.
FAQ
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Combien coûte un outil de staffing sur mesure en 2026 ?
Entre 25 000 et 90 000 EUR HT selon le nombre de consultants, la finesse du TJM/marge et l'intégration paie/compta. Un cabinet de 20 à 40 consultants se situe souvent autour de 45 000-65 000 EUR HT.
Pourquoi ne pas rester sur un tableur ?
Le tableur ne donne pas de vue temps réel des disponibilités ni de marge par mission ; au-delà de ~15 consultants, il génère des conflits de staffing et des jours non facturés.
L'outil gère-t-il les timesheets et la refacturation ?
Oui, les consultants saisissent leur temps par mission et les factures sont générées automatiquement, ce qui réduit le délai de facturation d'environ 15 jours.
Peut-on suivre la marge par mission et par consultant ?
Oui, le coût chargé est comparé au TJM vendu pour afficher la marge par mission, par client et par consultant, base des décisions de staffing.
Quel délai de mise en place ?
De 10 à 18 semaines, avec une première version sur la planification et les timesheets, puis la refacturation et le reporting de marge.
Parlons de votre projet. Précisez nombre de consultants, logique de TJM et besoins d'intégration (paie, compta) : budget indicatif 25 000-90 000 EUR HT, délai 10-18 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
