Le verdict en trois phrases
Un bureau d'études structure qui gère 320 affaires actives sans suivi fiable des temps passés par phase découvre ses dépassements quand l'affaire est soldée, trop tard pour renégocier. Les logiciels de gestion d'affaires du marché couvrent la feuille de temps et la facture, mais collent mal aux missions loi MOP, aux avenants et aux phases EXE découpées par lot. Un outil sur mesure relie devis, temps, avancement et facturation pour donner la marge réelle de chaque affaire chaque semaine.
Pourquoi la marge par affaire reste invisible
À Toulouse, les bureaux d'études structure travaillent pour l'aéronautique (bâtiments industriels de Blagnac et Colomiers), la promotion immobilière de Montaudran ou de la Cartoucherie, et les collectivités. Les honoraires vont de 3 000 EUR HT pour une note de calcul de maison individuelle à 150 000 EUR HT pour un ensemble de logements en béton armé avec phases APS à EXE.
Le gérant connaît le chiffre d'affaires global, pas la rentabilité de chaque mission. Les ingénieurs saisissent leurs heures en fin de mois dans un tableur, souvent de mémoire, sans distinguer les phases. Les reprises de plans après modification architecte ne sont ni tracées ni facturées.
| Indicateur | Situation fréquente | Cible avec un outil adapté |
|---|---|---|
| Saisie des temps | Mensuelle, de mémoire | Hebdomadaire, par affaire et par phase |
| Taux de temps imputé | 75 à 85 % | 95 % et plus |
| Suivi du budget heures | En fin d'affaire | Alerte à 70 % et 90 % consommés |
| Avenants pour modifications | 1 sur 3 facturé | Chaque reprise chiffrée et tracée |
| Facturation à l'avancement | Trimestrielle, approximative | Mensuelle, par phase validée |
| Délai de paiement moyen | 60 à 75 jours | 45 jours avec relances automatiques |
Comparatif des solutions en 2026
| Option | Coût (ordre de grandeur 2026) | Limites pour un BET structure |
|---|---|---|
| Tableur partagé | Gratuit | Pas de budget par phase, erreurs de formule |
| Logiciel de gestion d'affaires pour ingénierie | 30 à 70 EUR HT par utilisateur et par mois | Phases standard, avenants peu souples |
| Coût annuel pour 26 utilisateurs | 9 360 à 21 840 EUR HT par an | Augmente à chaque embauche |
| ERP généraliste | 20 000 à 60 000 EUR de paramétrage | Lourd, peu adapté aux missions MOP |
| Sur mesure Kolonell, catégorie moyenne | 4 000 000 à 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR) | Affaires, temps, budget par phase, facturation |
| Sur mesure Kolonell, catégorie complexe | 7 000 000 à 15 000 000+ FCFA (10 670 à 22 870+ EUR) | Plus plan de charge, connecteurs comptables |
La maintenance Kolonell est de 35 000, 75 000 ou 120 000 FCFA par mois (53, 114 ou 183 EUR). Les connecteurs vers votre logiciel comptable ou votre outil de GED sont chiffrés sur devis.
Les fonctions qui changent la rentabilité
La fiche affaire découpée en phases. Chaque mission reprend la structure du contrat : ESQ, APS, APD, PRO, EXE, VISA, DET. Chaque phase porte un montant d'honoraires et un budget d'heures dérivé du taux horaire moyen du bureau (souvent 75 à 95 EUR HT).
La saisie des temps en 2 minutes par jour. Une saisie web et mobile, préremplie avec les affaires de la semaine. Un rappel automatique le vendredi. Le taux d'imputation monte vite quand la saisie est simple.
Les alertes de consommation. À 70 % du budget heures consommé, le chargé d'affaires reçoit une alerte. À 90 %, le gérant décide : avenant, renégociation ou acceptation de la perte.
Le registre des modifications. Chaque demande de modification de l'architecte ou du maître d'ouvrage est enregistrée avec ses heures. Le registre alimente l'avenant.
La facturation à l'avancement. Une phase validée génère sa situation d'honoraires. Les relances partent à 30, 45 et 60 jours.
Le plan de charge. Sur 8 à 12 semaines, il montre qui est disponible, utile pour accepter ou décaler une nouvelle affaire.
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Mini cas pratique
Julien, gérant d'un bureau d'études béton et charpente à Toulouse, emploie 26 ingénieurs et projeteurs pour 2 400 000 EUR HT d'honoraires annuels.
- Heures productibles : 26 personnes à 1 500 heures, soit 39 000 heures. Taux d'imputation actuel : 80 %. À 95 %, 5 850 heures supplémentaires sont rattachées aux affaires.
- Si seulement un tiers de ces heures donne lieu à un avenant ou une facturation complémentaire au taux de 80 EUR HT : 156 000 EUR HT par an.
- Délai de paiement ramené de 70 à 45 jours : environ 165 000 EUR de trésorerie libérée.
Un outil de catégorie complexe au plafond indicatif de 22 870 EUR, plus 183 EUR de maintenance mensuelle, est couvert dès la première année. Ces montants sont des estimations à confirmer pendant le cadrage sur votre portefeuille d'affaires.
FAQ
Combien coûte un logiciel de gestion d'affaires sur mesure pour un BET ?
Chez Kolonell, une application sur mesure coûte de 2 500 000 à 15 000 000+ FCFA (3 810 à 22 870+ EUR) selon la complexité. Un outil affaires, temps et facturation pour 26 utilisateurs se situe en général dans la catégorie moyenne, de 4 000 000 à 7 000 000 FCFA.
Peut-on reprendre nos affaires en cours ?
Oui, les 320 affaires actives peuvent être importées depuis un tableur, avec leurs honoraires et les heures déjà consommées. La reprise prend en général 1 à 2 semaines de travail commun.
Les ingénieurs vont-ils vraiment saisir leurs heures ?
L'expérience montre que le taux de saisie dépasse 90 % quand la saisie prend moins de 2 minutes par jour et que l'outil est mobile. Le rappel automatique du vendredi fait le reste.
Le logiciel se connecte-t-il à notre comptabilité ?
Un export des factures au format attendu par votre logiciel comptable est prévu. Une synchronisation automatique par API est chiffrée sur devis selon l'éditeur.
Quel délai de mise en service ?
Comptez 8 à 12 semaines pour les affaires, les temps et la facturation, puis 3 à 4 semaines pour le plan de charge.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous un contrat de mission type, votre découpage en phases et votre fichier de suivi actuel, nous cadrons le périmètre et le délai de mise en service. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
