Le verdict en trois phrases
Un bureau d'études structure de 16 ingénieurs qui suit ses affaires sur tableur découvre ses dépassements trop tard, quand la mission est déjà déficitaire. Un logiciel de suivi des affaires sur mesure coûte 20 000 à 40 000 € HT à Lille en 2026 et se livre en 10 à 14 semaines. La récupération d'environ 8 % d'heures non facturées et la visibilité sur la marge par affaire remboursent l'outil en quelques mois.
Ce que doit suivre l'outil dans un bureau d'études béton armé
Un BET structure facture des missions découpées en phases (esquisse, APS, APD, PRO, EXE, DET) avec des honoraires forfaitaires ou au pourcentage des travaux, et des avenants fréquents quand le projet évolue.
| Module | Fonction | Budget indicatif |
|---|---|---|
| Fiches affaires | Client, maître d'ouvrage, phases loi MOP, honoraires par phase | 3 000 à 6 000 € HT |
| Saisie des temps | Feuille de temps hebdomadaire par affaire et phase, sur ordinateur et mobile | 3 000 à 6 000 € HT |
| Budget et alertes | Heures prévues vs consommées, alerte à 80 % et 100 % du budget | 3 000 à 6 000 € HT |
| Honoraires et facturation | Situations par avancement, avenants, relances | 4 000 à 8 000 € HT |
| Marge par affaire | Coût horaire chargé par ingénieur, marge en temps réel | 3 000 à 6 000 € HT |
| Plan de charge | Charge des 16 ingénieurs sur 3 mois, arbitrages de planning | 2 000 à 5 000 € HT |
| Connecteur comptable | Export vers Pennylane, Sage ou l'expert-comptable | 2 000 à 3 000 € HT |
Estimation 2026, ordre de grandeur. Un premier lot (affaires, temps, alertes) tourne en 6 semaines pour environ 12 000 € HT.
Tableur, logiciel de gestion d'agence ou sur mesure
| Critère | Tableur | Logiciel de gestion d'agence standard | Outil sur mesure |
|---|---|---|---|
| Coût initial | 0 € | 2 000 à 6 000 € HT (paramétrage) | 20 000 à 40 000 € HT |
| Coût annuel (16 utilisateurs) | Temps administratif | 7 700 à 15 400 € HT (40 à 80 €/utilisateur/mois) | 2 500 à 4 500 € HT |
| Coût cumulé sur 5 ans | Non chiffré, heures perdues | 40 000 à 83 000 € HT | 32 500 à 62 500 € HT |
| Phases loi MOP et avenants | Manuel | Génériques | Natifs |
| Alertes de dépassement | Non | Basiques | Paramétrables par affaire |
| Lien avec vos outils de calcul et GED | Non | Rare | Possible |
| Propriété des données | Oui | Chez l'éditeur | Oui |
Les logiciels de gestion d'agence sont souvent pensés pour l'architecture. Le sur mesure s'impose quand vos méthodes de chiffrage et vos phases ne correspondent pas au modèle de l'éditeur.
Les gains mesurables sur 12 mois
| Indicateur | Avant | Après 12 mois |
|---|---|---|
| Heures non facturées récupérées | 0 | 8 % des heures produites |
| Affaires découvertes en dépassement après coup | 1 sur 3 | 1 sur 10 |
| Délai entre fin de phase et facturation | 35 jours | 8 jours |
| Temps de saisie des temps par ingénieur | 45 min par semaine | 15 min par semaine |
| Clôture mensuelle de la gérance | 2 jours | 3 heures |
Mini cas pratique
Nicolas, gérant d'un BET béton armé à Lille, emploie 16 ingénieurs qui produisent environ 1 500 heures facturables par an chacun, soit 24 000 heures. Au taux moyen de 85 € HT de l'heure, récupérer 8 % d'heures non facturées (avenants oubliés, travaux supplémentaires non chiffrés) représente 1 920 heures, soit 163 200 € HT de chiffre d'affaires. Même en n'en facturant que la moitié, le gain dépasse 80 000 € HT par an. Avec un outil à 30 000 € HT et 3 500 € HT de maintenance annuelle, le retour sur investissement est atteint en moins de 5 mois, sans compter la trésorerie gagnée sur une facturation plus rapide.
Besoin d'un site web professionnel ?
Kolonell crée des sites web qui attirent des clients, optimisés pour le marché sénégalais. Devis gratuit en 2 minutes.
FAQ
Les ingénieurs vont-ils vraiment saisir leurs temps ?
Oui, si la saisie prend moins de 15 minutes par semaine et se fait sur mobile. Un rappel automatique le vendredi porte le taux de saisie au-dessus de 95 %.
L'outil gère-t-il les honoraires au pourcentage des travaux ?
Oui, forfait, pourcentage, régie et mixte. Les avenants recalculent automatiquement le budget d'heures de la phase concernée.
Peut-on connecter nos logiciels de calcul et notre GED ?
Oui, une liaison avec votre GED ou votre arborescence de projets coûte 2 000 à 5 000 € HT. Le lien direct avec les logiciels de calcul est rarement nécessaire.
Combien de temps faut-il pour démarrer ?
Comptez 6 semaines pour le lot 1 et 10 à 14 semaines pour l'ensemble. La reprise des affaires en cours prend 2 à 3 jours.
Où sont hébergées les données ?
En France ou dans l'Union européenne, avec sauvegarde quotidienne et conformité RGPD. Le coût d'hébergement est d'environ 50 à 120 € HT par mois.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous votre effectif, vos types de missions et vos outils actuels : nous chiffrons un outil de suivi des affaires, entre 20 000 et 40 000 € HT, livrable en 10 à 14 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
