Le verdict en trois phrases
Une agence d'architecture de 18 personnes qui ne sait pas quelle phase de mission fait perdre de l'argent finance ses projets déficitaires avec ses projets rentables, sans le voir. Un logiciel de temps passés par phase (ESQ, APS, APD, PRO, DCE, VISA, DET) développé sur mesure coûte 20 000 à 45 000 EUR HT en 2026, contre 25 à 50 EUR par utilisateur et par mois pour un SaaS générique. L'enjeu réel est la rentabilité par projet visible chaque semaine, avec une alerte dès que 80 % du budget d'une phase est consommé.
Où une agence perd ses honoraires, phase par phase
Les honoraires d'une mission de maîtrise d'œuvre sont répartis par phase dans le contrat, mais le temps réellement passé ne suit jamais cette répartition. Les dérapages classiques se concentrent sur l'APD, quand le maître d'ouvrage revient sur le programme, sur le PRO et le DCE, quand les bureaux d'études livrent tard, et sur la DET, quand le chantier s'allonge sans avenant. Sans saisie des temps par phase, le gérant découvre la perte à la clôture du projet, trop tard pour négocier.
| Phase loi MOP | Part typique des honoraires | Dépassement fréquent observé | Cause principale |
|---|---|---|---|
| ESQ (esquisse) | 5 à 8 % | + 10 à 30 % | Variantes non facturées en concours ou consultation |
| APS | 8 à 10 % | + 5 à 15 % | Programme instable |
| APD | 12 à 15 % | + 20 à 40 % | Modifications du maître d'ouvrage sans avenant |
| PRO | 15 à 18 % | + 15 à 25 % | Synthèse tardive avec les BET |
| DCE et ACT | 8 à 12 % | + 10 à 20 % | Lots relancés, questions des entreprises |
| VISA | 5 à 8 % | + 5 à 15 % | Plans d'exécution reçus en plusieurs versions |
| DET et AOR | 20 à 25 % | + 25 à 50 % | Chantier prolongé, réserves multiples |
Ces ordres de grandeur 2026 montrent que l'APD et la DET concentrent l'essentiel des pertes. Un outil qui chiffre le dépassement en euros, pas seulement en heures, donne au gérant l'argument pour demander un avenant au bon moment.
Ce que le logiciel doit faire et ce qu'il coûte
Le cœur du produit est une saisie hebdomadaire des temps rapide (moins de 5 minutes par collaborateur), rattachée à un projet et à une phase. Chaque collaborateur a un coût horaire chargé, ce qui permet de transformer les heures en coût de production, comparé au montant d'honoraires de la phase. Le module honoraires gère les tranches fermes et conditionnelles, les avenants et la facturation à l'avancement. Les tableaux de bord affichent la marge par projet, par phase et par chef de projet.
| Module | Fonctions | Budget estimé 2026 (HT) |
|---|---|---|
| Saisie des temps | Feuille hebdo, projet et phase, mobile, rappels automatiques | 4 000 à 8 000 EUR |
| Référentiel projets et missions | Phases MOP, missions complémentaires (OPC, EXE, SSI), co-traitants | 3 000 à 6 000 EUR |
| Honoraires et avenants | Répartition par phase, avenants, situations de facturation | 4 000 à 9 000 EUR |
| Coûts et rentabilité | Taux horaires chargés, marge par phase, alerte à 80 % | 3 500 à 8 000 EUR |
| Plan de charge | Charge prévisionnelle par collaborateur sur 12 semaines | 3 000 à 7 000 EUR |
| Connecteurs | Export comptable, facturation, synchronisation calendrier | 2 500 à 7 000 EUR |
| Total | Livraison en 10 à 16 semaines | 20 000 à 45 000 EUR HT |
| Option | Coût sur 3 ans pour 18 utilisateurs | Adaptation aux phases MOP |
| SaaS générique de timesheet (25 EUR/mois) | 16 200 EUR | Faible, phases saisies en texte libre |
| SaaS spécialisé architecture (50 EUR/mois) | 32 400 EUR | Bonne, mais modèle de rentabilité figé |
| Logiciel sur mesure + maintenance 250 EUR/mois | 29 000 à 54 000 EUR | Totale, propriété du code |
Le sur-mesure se justifie quand l'agence veut ses propres règles : missions complémentaires, co-traitance avec des BET, répartition d'honoraires entre mandataire et associés, ou suivi des concours. En dessous de 10 personnes, un SaaS spécialisé reste souvent le meilleur choix.
Mini cas pratique
Claire, architecte gérante d'une agence de 18 personnes à Lyon, facture 1 600 000 EUR HT d'honoraires par an. Sans suivi par phase, ses projets perdent en moyenne 12 % d'honoraires en dépassements non compensés, soit 192 000 EUR. Avec des alertes à 80 % et un chiffrage en euros des modifications, l'agence récupère par avenant ou évite un tiers de ces pertes : 64 000 EUR par an. Pour un logiciel à 35 000 EUR HT plus 3 000 EUR de maintenance annuelle, le retour sur investissement intervient en un peu plus de 6 mois. Le temps de saisie, 5 minutes par semaine et par personne, représente 78 heures par an pour toute l'agence, moins qu'une seule réunion de chantier mal préparée par mois.
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FAQ
Les collaborateurs vont-ils vraiment saisir leurs temps ?
Oui si la saisie prend moins de 5 minutes par semaine et se fait sur mobile, avec un rappel le vendredi. Les agences qui affichent la marge par projet en réunion hebdomadaire atteignent généralement plus de 90 % de feuilles remplies.
Peut-on intégrer les missions hors loi MOP ?
Oui, le référentiel accepte des missions complémentaires (OPC, EXE, diagnostic, AMO) et des projets privés découpés librement. Chaque mission garde son propre budget et son seuil d'alerte à 80 %.
Combien de temps pour être opérationnel ?
Comptez 10 à 16 semaines de développement, puis 2 semaines de reprise des projets en cours. La première version utile, saisie des temps et marge par phase, peut être livrée en 6 semaines.
Le logiciel remplace-t-il notre logiciel de comptabilité ?
Non, il exporte les situations et les factures vers votre outil comptable (FEC, CSV ou API). Il traite la gestion de production, que la comptabilité ne voit pas.
Quel coût après la livraison ?
L'hébergement et la maintenance représentent 200 à 400 EUR HT par mois selon le niveau de support, soit l'équivalent de 8 à 10 licences SaaS pour une agence de 18 personnes.
Parlons de votre projet. Décrivez-nous votre effectif, vos types de missions et votre outil actuel : nous chiffrons un périmètre entre 20 000 et 45 000 EUR HT avec une livraison en 10 à 16 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
