Le verdict en trois phrases
Pour un tiers archiveur lillois qui gère 350 000 boîtes dans 4 entrepôts, le téléphone et le tableur ne tiennent plus face aux exigences des clients et des auditeurs. Un logiciel sur mesure à 35 000 à 65 000 € HT réunit inventaire par code-barres, portail client de consultation et de destruction, numérisation à la demande et facturation au mètre linéaire. Livré en 4 mois, il se rembourse par les heures d'accueil libérées et par une facturation enfin exhaustive.
Ce que coûte le fonctionnement actuel
Dans la plupart des sociétés d'archivage de taille moyenne, une demande de consultation suit le même chemin : appel du client, recherche dans un fichier Excel ou une vieille base Access, bon papier pour le magasinier, livraison, puis retour de la boîte qu'il faut réintégrer au bon emplacement. Chaque étape manuelle ajoute un risque de boîte égarée, et une boîte introuvable coûte bien plus que sa recherche : c'est la confiance du client et parfois une pénalité contractuelle.
| Indicateur | Fonctionnement manuel | Avec logiciel et code-barres | Écart estimé |
|---|---|---|---|
| Temps de traitement d'une demande | 20 à 30 min | 3 à 5 min | -80 % |
| Demandes traitées par jour (2 personnes) | 60 à 80 | 200 et plus | x3 |
| Boîtes mal rangées par an | 0,5 à 1 % du stock | moins de 0,05 % | -95 % |
| Prestations oubliées à la facturation | 3 à 6 % du chiffre d'affaires | moins de 0,5 % | décisif |
| Délai de production d'un certificat de destruction | 5 à 10 jours | instantané | -100 % |
| Préparation d'un audit client | 2 à 3 jours | 2 heures | -90 % |
Sur 350 000 boîtes, 0,5 % de boîtes mal rangées représente 1 750 boîtes potentiellement introuvables. Ces ordres de grandeur 2026 viennent de tiers archiveurs gérant entre 100 000 et 500 000 unités.
Les modules et leur prix en 2026
| Module | Fonction | Coût estimé HT | Délai |
|---|---|---|---|
| Inventaire et emplacements par code-barres | entrée, mouvement, sortie, scan douchette ou smartphone | 10 000 à 16 000 € | 5 à 6 semaines |
| Portail client | demandes de consultation, de retour et de destruction en ligne | 8 000 à 14 000 € | 4 à 5 semaines |
| Numérisation à la demande | envoi du PDF dans le portail, traçabilité | 4 000 à 8 000 € | 2 à 3 semaines |
| Journal de traçabilité NF Z42-013 | horodatage, empreinte, journal inaltérable des opérations | 5 000 à 10 000 € | 3 semaines |
| Facturation au mètre linéaire | stockage mensuel, prestations, export comptable | 6 000 à 11 000 € | 3 à 4 semaines |
| Tournées de collecte et livraison | planification, preuve de remise | 2 000 à 6 000 € | 2 semaines |
| Total projet | 35 000 à 65 000 € | 4 mois |
La norme NF Z42-013 (archivage électronique) concerne surtout la partie numérisée : le logiciel doit garantir l'intégrité des fichiers et la traçabilité de chaque opération. Pour le papier, ce sont les engagements contractuels et, pour les archives publiques, l'agrément du Service interministériel des Archives de France qui encadrent l'activité. Le budget de fonctionnement annuel se situe entre 4 000 et 8 000 € (hébergement en France, sauvegardes, maintenance).
Progiciel ou sur mesure
| Critère | Progiciel d'archivage | Sur mesure |
|---|---|---|
| Coût d'entrée | 15 000 à 30 000 € | 35 000 à 65 000 € HT |
| Coût annuel | 8 000 à 18 000 € (licences par utilisateur) | 4 000 à 8 000 € |
| Facturation au mètre linéaire selon vos grilles | souvent partielle | exacte |
| Portail client à votre marque | option payante | inclus |
| Propriété du code | non | oui |
| Coût cumulé sur 5 ans | 55 000 à 120 000 € | 55 000 à 105 000 € |
Sur cinq ans, les deux options se rejoignent en coût, mais le sur mesure colle à vos tarifs et à vos contrats existants.
Mini cas pratique
Besoin d'un site web professionnel ?
Kolonell crée des sites web qui attirent des clients, optimisés pour le marché sénégalais. Devis gratuit en 2 minutes.
Thierry, directeur d'une société d'archivage à Lille avec 4 entrepôts et 350 000 boîtes, emploie deux personnes à temps plein sur le traitement des demandes. Le portail client absorbe 70 % des demandes, ce qui libère une personne (42 000 € chargés par an) réaffectée à la numérisation, facturée 0,15 € la page. La facturation exhaustive récupère 3 % d'un chiffre d'affaires de 1 800 000 €, soit 54 000 € par an. Pour un projet à 58 000 € HT, le retour sur investissement intervient en moins de 8 mois.
FAQ
Combien coûte un logiciel de gestion pour une société d'archivage en 2026 ?
Un logiciel sur mesure coûte 35 000 à 65 000 € HT selon les modules, plus 4 000 à 8 000 € par an de fonctionnement. Un progiciel démarre vers 15 000 € mais ses licences annuelles atteignent souvent 8 000 à 18 000 €.
Faut-il changer tout l'étiquetage des boîtes ?
Non, les codes existants peuvent être repris s'ils sont uniques. Sinon, un réétiquetage progressif au fil des mouvements est possible, avec un coût de l'ordre de 0,05 à 0,10 € par étiquette.
Le logiciel est-il conforme à la norme NF Z42-013 ?
Le module de numérisation intègre horodatage, empreinte et journal inaltérable, qui sont les exigences techniques clés de la norme. La certification elle-même porte sur votre organisation et coûte en général 10 000 à 25 000 € d'audit.
Comment se passe la reprise de notre base actuelle ?
Les données Excel ou Access sont nettoyées puis importées en 2 à 3 semaines. Un contrôle par échantillonnage de 1 % des emplacements valide la reprise avant la mise en production.
Les clients peuvent-ils demander une destruction en ligne ?
Oui, le portail gère la demande, la validation par le client, puis émet automatiquement le certificat de destruction. Le délai passe de 5 à 10 jours à une émission instantanée après l'opération.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous votre volume de boîtes, vos entrepôts et vos grilles tarifaires : nous chiffrons un projet de 35 000 à 65 000 € HT découpé en lots, livré en 4 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
