Le verdict en trois phrases
Pour un tiers archiveur de Rabat qui conserve 180 000 boîtes pour 90 clients, un logiciel sur mesure de gestion d'archives physiques coûte 300 000 à 700 000 MAD HT en 2026, pour un projet de 4 à 5 mois. La valeur se crée sur trois terrains : retrouver une boîte en 2 minutes grâce au code-barres par boîte et par emplacement, facturer chaque prestation sans oubli (mètre linéaire, consultation, transport, destruction) et offrir aux clients un portail de demandes en ligne qui fait la différence lors des appels d'offres. Tant que les mouvements sont suivis sur papier, la société perd du chiffre d'affaires sans le voir.
Ce que coûte le suivi papier
Un registre papier ou un tableur fonctionne jusqu'à 20 000 ou 30 000 boîtes. Au-delà, chaque demande de consultation devient une recherche, chaque sortie non retournée une boîte perdue, et chaque prestation notée à la main un risque d'oubli de facturation. Les chiffres ci-dessous sont des ordres de grandeur 2026 observés dans le métier.
| Indicateur | Suivi papier ou tableur | Logiciel avec codes-barres |
|---|---|---|
| Temps pour localiser une boîte | 10 à 20 minutes | 1 à 3 minutes |
| Boîtes introuvables ou mal rangées | 0,5 à 2 % du stock | moins de 0,05 % |
| Prestations non facturées (consultations, transports) | 5 à 10 % | moins de 1 % |
| Délai de traitement d'une demande client | 24 à 72 h | 4 à 24 h |
| Préparation de la facture mensuelle de 90 clients | 4 à 6 jours | moins d'une journée |
| Preuve de destruction | Bon manuscrit | Certificat avec liste des boîtes et date |
La traçabilité compte aussi juridiquement. Vos clients, banques, assurances, cabinets ou administrations, confient des documents qui contiennent des données personnelles soumises à la loi 09-08 et au contrôle de la CNDP. Un historique horodaté de chaque mouvement, avec l'identité de la personne qui a manipulé la boîte, devient un argument contractuel.
Budget 2026 module par module
Les fourchettes ci-dessous sont des ordres de grandeur 2026 du marché marocain pour un développement sur mesure, base 180 000 boîtes et 90 clients, avec terminaux de lecture Android dans l'entrepôt et application web pour le bureau et les clients.
| Module | Budget MAD HT |
|---|---|
| Inventaire par code-barres, adressage allée, travée, niveau | 70 000 à 150 000 |
| Mouvements entrée, sortie, retour, scan sur terminal | 40 000 à 90 000 |
| Portail client : recherche, demande de consultation, suivi | 50 000 à 120 000 |
| Numérisation à la demande et consultation des scans | 30 000 à 80 000 |
| Durées de conservation, destruction certifiée, certificats | 30 000 à 70 000 |
| Facturation au mètre linéaire et des prestations | 50 000 à 120 000 |
| Reprise de l'inventaire, étiquetage, formation | 30 000 à 70 000 |
| Total | 300 000 à 700 000 |
Le bas de fourchette couvre l'inventaire, les mouvements, un portail de demandes simple et la facturation. Le haut ajoute la numérisation à la demande avec visionneuse sécurisée, la gestion fine des durées de conservation par type de document et des tableaux de bord par client. Prévoyez en plus le matériel : terminaux de lecture durcis à 6 000 à 12 000 MAD pièce et une imprimante d'étiquettes à 8 000 à 15 000 MAD.
Facturer chaque prestation : la grille à paramétrer
Le logiciel doit connaître la grille contractuelle de chaque client, car les 90 contrats n'ont jamais les mêmes conditions. Voici un exemple de grille de prestations, aux prix indicatifs du marché marocain en 2026.
| Prestation | Unité | Prix indicatif marché |
|---|---|---|
| Conservation | Mètre linéaire et par mois | 6 à 12 MAD |
| Entrée en stock et étiquetage | Par boîte | 4 à 8 MAD |
| Consultation physique (sortie et retour) | Par boîte | 25 à 60 MAD |
| Numérisation à la demande | Par page | 0,60 à 1,50 MAD |
| Transport aller ou retour à Rabat et Salé | Par course | 150 à 300 MAD |
| Destruction certifiée | Par kilogramme | 1,50 à 3 MAD |
Avec environ 10 boîtes par mètre linéaire, 180 000 boîtes représentent près de 18 000 mètres linéaires. À 8 MAD par mètre et par mois, la conservation seule pèse environ 144 000 MAD mensuels, et ce sont les prestations autour, plus difficiles à tracer, qui échappent le plus souvent à la facture.
Mini cas pratique
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Nadia, gérante d'une société d'archivage à Rabat, traite environ 2 500 demandes de consultation par mois pour ses 90 clients, facturées en moyenne 40 MAD. Avec un suivi papier, elle estime que 8 % des consultations et des transports ne sont jamais facturés, soit environ 8 000 MAD par mois sur les seules consultations, et 15 000 MAD en ajoutant les transports et les entrées en stock.
Le temps de recherche passe de 12 à 2 minutes par demande : 2 500 × 10 minutes, soit environ 415 heures par mois, l'équivalent de 2,5 postes de manutentionnaire à 5 500 MAD, ou près de 14 000 MAD. Avec un gain cumulé d'environ 29 000 MAD par mois, un projet à 450 000 MAD HT se rembourse en 15 à 16 mois, sans compter les nouveaux contrats gagnés grâce au portail. Ce calcul est illustratif.
FAQ
Faut-il réétiqueter les 180 000 boîtes avant le démarrage ?
Oui, mais progressivement : on étiquette d'abord les emplacements, puis chaque boîte à sa première sortie ou lors d'une campagne par allée. Une équipe de 3 personnes étiquette et saisit 1 500 à 2 500 boîtes par jour, soit 3 à 5 mois pour l'ensemble du stock.
Le portail client est-il sécurisé ?
Chaque client ne voit que ses propres boîtes, avec des comptes nominatifs et des droits par service. Les connexions et les consultations de scans sont journalisées, ce qui répond aux exigences de la loi 09-08 et rassure les banques et assureurs.
Peut-on gérer les durées de conservation légales ?
Oui, le logiciel associe à chaque boîte un type de document et une date de fin de conservation. Il propose chaque mois la liste des boîtes destructibles, que le client valide en ligne avant la destruction et l'émission du certificat.
Où héberger les données ?
Un hébergement au Maroc ou chez un fournisseur cloud offrant une région conforme est recommandé pour vos clients publics et bancaires. Comptez 1 500 à 4 000 MAD HT par mois selon le volume de scans stockés.
Quelle maintenance prévoir ?
Prévoyez 15 à 20 % du budget initial par an, soit 45 000 à 140 000 MAD HT, pour les corrections, les mises à jour de sécurité et les évolutions demandées par vos clients.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous votre volume de boîtes, votre nombre de clients et vos prestations facturées : nous chiffrons le logiciel entre 300 000 et 700 000 MAD HT avec un calendrier de 4 à 5 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
