Le verdict en trois phrases
Une société d'archivage et de gardiennage documentaire qui stocke 120 000 boîtes pour 300 clients ne peut plus gérer les demandes par téléphone et par tableur sans perdre de la marge et de la traçabilité. Un logiciel sur mesure à 30 000 à 60 000 € HT réunit le portail de demandes client, la traçabilité par code-barres, la numérisation à la demande et la facturation au mètre linéaire dans un seul outil. Livré en 4 mois, il réduit les appels entrants d'environ 50 % et récupère les prestations oubliées à la facturation.
Progiciel du marché ou sur mesure : le comparatif 2026
Les progiciels d'archivage existent, souvent conçus pour les grands acteurs ou pour la gestion documentaire interne d'une entreprise. Pour un prestataire indépendant, l'écart se joue sur le portail client et sur la facturation.
| Critère | Progiciel d'archivage | Logiciel sur mesure |
|---|---|---|
| Coût d'entrée | 8 000 à 20 000 € de licence et paramétrage | 30 000 à 60 000 € HT |
| Abonnement ou maintenance | 600 à 1 500 € HT par mois | 400 à 900 € HT par mois |
| Portail client à vos couleurs | Générique, parfois en option | Inclus, sur mesure |
| Facturation au mètre linéaire et aux prestations | Grille simple | Tarifs par client, par contrat, par urgence |
| Numérisation à la demande avec envoi sécurisé | Module tiers | Intégrée au flux |
| Gestion des destructions et certificats | Basique | Workflow avec validation client |
| Propriété du code | Non | Oui |
| Délai de mise en service | 2 à 3 mois | 4 mois |
Sur 5 ans, un progiciel à 14 000 € plus 1 000 € par mois coûte environ 74 000 €. Un sur mesure à 45 000 € plus 600 € par mois revient à 81 000 €, mais il intègre les règles tarifaires qui font la marge et reste la propriété de la société.
Les modules et leur rentabilité
| Module | Coût indicatif HT | Gain attendu (ordre de grandeur 2026) |
|---|---|---|
| Référentiel boîtes, emplacements, codes-barres | 6 000 à 10 000 € | Boîte localisée en moins de 30 secondes |
| Application mobile magasinier (scan entrée, sortie, retour) | 5 000 à 10 000 € | Zéro boîte perdue sur l'année |
| Portail client : recherche, demande de sortie, suivi | 7 000 à 14 000 € | 50 % d'appels en moins |
| Numérisation à la demande et envoi sécurisé | 4 000 à 8 000 € | Document transmis en 4 h au lieu de 2 jours |
| Facturation au mètre linéaire et aux prestations | 5 000 à 10 000 € | 3 à 5 % de chiffre d'affaires non facturé récupéré |
| Destructions, certificats et registre des durées de conservation | 3 000 à 8 000 € | Preuve de destruction opposable |
La traçabilité par code-barres est le socle : chaque boîte, chaque étagère et chaque mouvement est scanné, horodaté et rattaché à un utilisateur. En cas d'audit d'un client bancaire ou d'un cabinet d'avocats, l'historique complet d'une boîte sort en quelques secondes. Les tarifs pratiqués en 2026 tournent autour de 2 à 4 € HT par mètre linéaire et par mois pour le stockage, 5 à 12 € par sortie de boîte et 0,10 à 0,30 € par page numérisée : chaque prestation oubliée est une perte nette.
Planning de 4 mois
| Phase | Durée | Livrable |
|---|---|---|
| Audit des flux et des grilles tarifaires | 3 semaines | Modèle de données et règles de facturation |
| Maquettes portail et application | 2 semaines | Parcours validés par 5 clients pilotes |
| Développement | 8 semaines | Logiciel en recette |
| Reprise des données des 120 000 boîtes | 2 semaines | Inventaire contrôlé par échantillonnage |
| Ouverture du portail aux 300 clients | 2 semaines | Comptes créés et guide d'utilisation |
Mini cas pratique
Thomas, directeur d'une société d'archivage à Nantes, stocke 120 000 boîtes (environ 12 000 mètres linéaires) pour 300 clients. Son équipe reçoit 1 200 appels par mois, d'une durée moyenne de 6 minutes, soit 120 heures. Son chiffre d'affaires annuel est de 420 000 €.
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Il investit 45 000 € HT dans un logiciel sur mesure, plus 600 € par mois de maintenance. Les appels baissent de 50 % : 60 heures gagnées par mois, soit 720 heures à 32 € valorisées à 23 040 € par an. La facturation automatique des sorties urgentes et des numérisations récupère 3 % du chiffre d'affaires, soit 12 600 €. Gain annuel : 35 640 €, et après maintenance 28 440 €. Retour sur investissement : environ 19 mois.
FAQ
Combien coûte un logiciel de gestion pour une société d'archivage ?
En sur mesure, entre 30 000 et 60 000 € HT selon le nombre de modules, puis 400 à 900 € HT par mois de maintenance et d'hébergement. Un premier lot limité au code-barres et au portail démarre autour de 20 000 €.
Les clients utilisent-ils vraiment le portail ?
Oui, quand il permet de rechercher une boîte et de demander une sortie en moins d'une minute. En 2026, 60 à 70 % des demandes passent par le portail après 6 mois, ce qui explique la baisse d'environ 50 % des appels.
Comment se passe la reprise des 120 000 boîtes existantes ?
Les données du tableur ou de l'ancien outil sont importées, puis un contrôle par échantillonnage sur 2 à 3 % des emplacements valide l'inventaire. Comptez 2 semaines et 2 000 à 5 000 € dans le budget.
Le logiciel gère-t-il les destructions réglementaires ?
Oui. Il calcule les dates de fin de conservation, demande la validation du client, puis génère un certificat de destruction horodaté. Chaque destruction reste tracée pendant au moins 10 ans.
Les documents numérisés sont-ils sécurisés ?
Oui : hébergement en France, liens de téléchargement à durée limitée, chiffrement et journal d'accès. Ce volet représente 4 000 à 8 000 € du budget et répond aux exigences RGPD des clients.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous votre volume de boîtes, votre nombre de clients et vos grilles tarifaires : nous chiffrons un logiciel de 30 000 à 60 000 € HT livrable en 4 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
