Le verdict en trois phrases
Une société de gardiennage documentaire qui stocke 50 000 à 500 000 boîtes facture surtout de l'espace, un marché où les prix baissent chaque année. Un logiciel d'archivage électronique sur mesure coûte entre 400 000 et 1 000 000 MAD HT à Rabat en 2026 et se livre en 14 à 20 semaines. Il transforme l'entrepôt en plateforme de services, numérisation à la demande, consultation en ligne et coffre-fort à valeur probante, pour environ 30 % de revenus récurrents supplémentaires.
Les services que le logiciel rend vendables
Sans outil, chaque demande de consultation passe par un appel, une recherche dans un registre Excel et une livraison physique sous 24 à 48 h. Avec un portail client et des codes-barres sur chaque boîte et chaque dossier, la même demande devient un service facturable, traçable et souvent livré en quelques heures.
| Service | Tarif indicatif 2026 | Sans logiciel | Avec logiciel |
|---|---|---|---|
| Stockage physique | 1,5 - 3 MAD par boîte et par mois | Facturé, peu différenciant | Facturé automatiquement, inventaire en ligne |
| Consultation physique | 60 - 150 MAD par demande | Délai 24 à 48 h, suivi manuel | Demande en ligne, traçabilité complète |
| Numérisation à la demande | 25 - 60 MAD par dossier | Rarement proposée | Livrée en 4 h sur le portail |
| Portail de consultation en ligne | 1 500 - 6 000 MAD par mois et par client | Inexistant | Abonnement récurrent |
| Destruction certifiée | 15 - 30 MAD par boîte | Certificat papier | Certificat généré, durées de conservation suivies |
| Coffre-fort électronique à valeur probante | 800 - 5 000 MAD par mois et par client | Inexistant | Horodatage, empreintes, journal de preuve |
Les deux lignes qui changent le modèle économique sont la numérisation à la demande et le portail : elles se facturent chaque mois, indépendamment du nombre de mètres linéaires.
Ce que coûte le logiciel en 2026
Le budget dépend du volume stocké, du niveau de preuve visé et du nombre d'intégrations avec les systèmes des clients (banques, assurances, administrations).
| Module | Budget 2026 (MAD HT) | Contenu |
|---|---|---|
| Cadrage et reprise du registre | 20 000 - 40 000 | Nettoyage du fichier, plan de codification |
| Gestion physique et codes-barres | 80 000 - 180 000 | Emplacements, mouvements, inventaires tournants |
| Portail client et demandes de consultation | 70 000 - 170 000 | Recherche, commande, droits par utilisateur |
| Numérisation à la demande et OCR | 70 000 - 180 000 | Flux de production, indexation, contrôle qualité |
| Coffre-fort à valeur probante | 60 000 - 170 000 | Horodatage, empreintes, signature électronique |
| Facturation automatisée | 50 000 - 130 000 | Stockage, actes, abonnements, contrats clients |
| Sécurité et journaux d'audit | 30 000 - 80 000 | Traçabilité des accès, rapports de conformité |
| Application terrain sur terminaux | 20 000 - 50 000 | Scan des mouvements dans l'entrepôt |
Comptez ensuite 12 à 18 % du budget par an en maintenance, et 3 000 à 12 000 MAD par mois d'hébergement selon le volume d'images. Le planning type : 3 semaines de cadrage, 10 à 14 semaines de développement, 2 à 3 semaines de pilote avec deux clients.
Mini cas pratique
M. Bennani dirige une société de gardiennage documentaire à Rabat qui stocke 200 000 boîtes à 2 MAD par mois, soit 4 800 000 MAD de chiffre d'affaires annuel. Avec le logiciel, il vend 1 500 numérisations à la demande par mois à 45 MAD (810 000 MAD par an) et 15 abonnements au portail à 3 500 MAD par mois (630 000 MAD par an). Les 1 440 000 MAD de revenus nouveaux représentent +30 %. Pour un projet de 750 000 MAD HT et 112 500 MAD de maintenance annuelle, le retour sur investissement intervient en 9 à 12 mois selon la montée en charge (ordre de grandeur 2026).
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FAQ
Un document numérisé a-t-il valeur probante au Maroc ?
La loi 53-05 reconnaît l'écrit électronique, et la loi 43-20 encadre les services de confiance comme l'horodatage et la signature électronique. La valeur probante repose sur l'intégrité prouvée du document et la fiabilité du processus de numérisation. Le module coffre-fort représente 60 000 à 170 000 MAD selon le niveau visé.
Quelles obligations sur les données personnelles ?
Les archives de vos clients contiennent des données personnelles soumises à la loi 09-08 et au contrôle de la CNDP. Le logiciel doit tracer chaque accès, gérer des droits fins et permettre la destruction aux échéances. Une déclaration ou une autorisation préalable auprès de la CNDP prend généralement 1 à 3 mois.
Combien de temps faut-il pour coder 200 000 boîtes ?
Une équipe de 4 personnes étiquette et enregistre environ 2 000 boîtes par jour avec des terminaux, soit 100 jours ouvrés. On procède en général par client, en commençant par les plus actifs. Le coût d'étiquetage tourne autour de 1 à 2 MAD par boîte.
Peut-on connecter le portail aux systèmes des banques clientes ?
Oui, par API ou par échanges de fichiers sécurisés, ce qui évite les ressaisies côté client. Chaque connecteur coûte 30 000 à 80 000 MAD HT selon le système en face. C'est souvent ce qui décroche les contrats de plus de 50 000 boîtes.
Peut-on démarrer petit ?
Un premier lot à environ 400 000 MAD couvre gestion physique, codes-barres, portail de demandes et facturation. Numérisation à la demande et coffre-fort s'ajoutent dans un second temps, en 6 à 8 semaines. Cette approche finance la suite par les premiers abonnements.
Parlons de votre projet. Donnez-nous votre volume de boîtes, vos clients cibles et les services que vous voulez vendre : nous cadrons un logiciel entre 400 000 et 1 000 000 MAD HT livré en 14 à 20 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
