Le verdict en trois phrases
Un tiers archiveur qui gère 120 000 boîtes pour 300 clients ne peut plus piloter ses emplacements, ses consultations et ses destructions avec un logiciel vieillissant et des tableurs. Un logiciel métier sur mesure entre 35 000 et 80 000 € HT couvre la traçabilité par codes-barres, le portail de consultation en ligne, les durées de conservation légales et la conformité NF Z42-013 pour l'archivage électronique. Le projet prend cinq mois et se rentabilise surtout par la facturation exhaustive des prestations.
Les fonctions qui font le métier
Le gardiennage documentaire repose sur une chaîne simple : collecte, indexation, stockage à un emplacement précis, consultation, retour, puis destruction certifiée en fin de durée de conservation. Chaque étape est une prestation facturable et un risque de perte.
| Fonction | Ce que fait le logiciel | Budget HT indicatif | Gain mesurable |
|---|---|---|---|
| Codes-barres et emplacements | Boîte, allée, travée, niveau, scan à chaque mouvement | 10 000 € | Recherche en 2 min au lieu de 15 |
| Portail client | Inventaire, demande de consultation, suivi en ligne | 12 000 € | 60 % des demandes sans appel téléphonique |
| Durées de conservation | Règles par type de document, alertes de sort final | 8 000 € | Destructions planifiées et facturées |
| Facturation | Stockage mensuel, mouvements, numérisation, transport | 9 000 € | Plus aucune prestation oubliée |
| Tournées | Collecte et livraison, preuve de remise sur mobile | 7 000 € | 1 tournée économisée par semaine |
| Archivage électronique | Coffre numérique, empreintes, journal horodaté NF Z42-013 | 14 000 € | Nouvelle offre de services |
Un périmètre complet tourne autour de 60 000 € HT. Sans le module d'archivage électronique, on descend vers 40 000 €.
Durées de conservation et conformité : le socle réglementaire
Le logiciel doit embarquer un référentiel de durées, modifiable par client. Voici les durées les plus courantes en 2026 en France :
| Type de document | Durée légale de conservation | Source |
|---|---|---|
| Pièces comptables et factures | 10 ans | Code de commerce |
| Bulletins de paie (double employeur) | 5 ans | Code du travail |
| Registre unique du personnel | 5 ans après le départ | Code du travail |
| Documents fiscaux | 6 ans | Livre des procédures fiscales |
| Contrats commerciaux | 5 ans | Code civil |
| Dossiers médicaux en établissement | 20 ans | Code de la santé publique |
Pour l'archivage électronique, la norme NF Z42-013 (et son équivalent ISO 14641) impose intégrité, traçabilité et pérennité : empreintes cryptographiques, journal des événements horodaté, contrôles réguliers. La certification elle-même passe par un organisme tiers et coûte en général 8 000 à 15 000 € la première année, en plus du logiciel. Le RGPD impose aussi la destruction à l'échéance et la trace de cette destruction.
Mini cas pratique
Philippe dirige une société d'archivage près de Strasbourg : 120 000 boîtes, 300 clients, tarif moyen de 0,28 € par boîte et par mois, soit 403 000 € de stockage par an, plus 180 000 € de prestations (consultations, transport, destruction). Un contrôle croisé révèle que 6 % des mouvements ne sont jamais facturés, soit 10 800 € par an, et que 9 000 boîtes ont dépassé leur durée de conservation sans proposition de destruction.
Il investit 58 000 € HT. La destruction proposée à 9 000 boîtes à 3 € pièce rapporte 27 000 € une fois, les mouvements récupérés 10 800 € par an, et le portail client libère environ 0,5 équivalent temps plein au service client, soit 17 000 € par an. Le projet est amorti en moins de 24 mois, et le module électronique ouvre une offre récurrente nouvelle.
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FAQ
Combien coûte un logiciel pour tiers archiveur en 2026 ?
Entre 35 000 et 80 000 € HT selon le périmètre, plus 15 % par an de maintenance. Le module d'archivage électronique conforme NF Z42-013 représente environ 14 000 € à lui seul.
Le logiciel rend-il automatiquement conforme à la NF Z42-013 ?
Non, il fournit les mécanismes techniques exigés. La conformité suppose aussi des procédures écrites et un audit par un organisme certificateur, à prévoir pour 8 000 à 15 000 €.
Peut-on reprendre l'inventaire existant de 120 000 boîtes ?
Oui, par import depuis l'ancien logiciel ou des fichiers Excel. Comptez 2 à 3 semaines de nettoyage et un contrôle par échantillon de 2 % des emplacements.
Les clients peuvent-ils commander une consultation en ligne ?
Oui, le portail affiche leur inventaire, permet de demander une boîte ou une numérisation à la demande et suit la livraison. Les délais de 24 ou 48 h sont paramétrables par contrat.
Quel délai de mise en production ?
Cinq mois en moyenne, dont un mois de recette sur un entrepôt pilote. La bascule de l'inventaire se fait sur un week-end.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
