Le verdict en trois phrases
Pour une société d'archivage de 180 000 boîtes et 400 clients à Grenoble, un logiciel métier sur mesure coûte 35 000 à 60 000 EUR HT (ordre de grandeur 2026) et se livre en 4 mois. Le gain principal vient de la traçabilité par code-barres et d'un portail client qui remplace les demandes de consultation par email, aujourd'hui sources d'erreurs d'emplacement et de délais. Si vous proposez aussi de l'archivage numérique à valeur probante, l'architecture doit être pensée dès le départ pour la norme NF Z42-013.
Progiciel du marché ou sur mesure : comparer sur trois ans
Les éditeurs spécialisés dans la gestion d'archives physiques existent, mais leurs modèles tarifaires pèsent lourd à 180 000 boîtes et leur portail client est rarement personnalisable à votre marque.
| Critère | Tableur + email (actuel) | Progiciel spécialisé | Logiciel sur mesure |
|---|---|---|---|
| Coût initial | 0 EUR | 8 000 à 20 000 EUR HT de paramétrage | 35 000 à 60 000 EUR HT |
| Coût annuel | Temps perdu, erreurs | 12 000 à 25 000 EUR HT de licences | 4 000 à 9 000 EUR HT d'hébergement et maintenance |
| Coût cumulé sur 3 ans | Difficile à chiffrer | 44 000 à 95 000 EUR HT | 47 000 à 87 000 EUR HT |
| Codes-barres et douchettes | Non | Oui | Oui, adaptés à vos étiquettes existantes |
| Portail client à votre marque | Non | Limité | Complet, avec demandes et facturation |
| Règles de conservation par client | Manuelles | Standard | Paramétrables par typologie de document |
| Propriété du code | Sans objet | Non | Oui |
Sur trois ans, les deux options se rejoignent. La différence se fait sur la marque, la facturation automatique des prestations et la capacité à faire évoluer l'outil sans dépendre d'une feuille de route d'éditeur.
Le budget module par module
Le cœur du logiciel est le référentiel d'emplacements : site, allée, travée, niveau, boîte, dossier. Tout le reste s'appuie dessus.
| Module | Fourchette 2026 (EUR HT) | Ce qu'il apporte |
|---|---|---|
| Référentiel d'emplacements et inventaire | 7 000 à 11 000 | Reprise des 180 000 boîtes depuis vos fichiers actuels |
| Codes-barres, étiquetage et application de scan | 6 000 à 10 000 | Entrée, sortie, déplacement tracés en un bip |
| Portail client (demandes, consultations, retours) | 8 000 à 14 000 | Fin des demandes par email, suivi en temps réel |
| Durées de conservation et éliminations | 4 000 à 7 000 | Alertes d'échéance, bordereaux d'élimination signés |
| Facturation des prestations | 4 000 à 8 000 | Stockage mensuel, navettes, consultations, numérisation |
| Archivage numérique aligné NF Z42-013 | 6 000 à 10 000 | Empreintes, horodatage, journal des événements |
| Total | 35 000 à 60 000 | Livraison en 4 mois, reprise de données incluse |
La reprise des données existantes représente souvent 15 à 20 % de l'effort : un inventaire Excel incohérent coûte plus cher à migrer qu'une base propre.
Durées légales et NF Z42-013 : ce que le logiciel doit garantir
Vos clients vous confient des documents soumis à des durées de conservation légales : 10 ans pour les pièces comptables (Code de commerce), 5 ans pour les bulletins de paie côté employeur, jusqu'à la liquidation des droits pour certains dossiers du personnel. Le logiciel doit associer à chaque boîte une typologie, une date de début et une durée, puis déclencher une alerte et un bordereau d'élimination à valider par le client. Pour l'archivage numérique, la norme NF Z42-013 (et son équivalent international ISO 14641) exige l'intégrité des fichiers, un journal des événements inaltérable, l'horodatage et la traçabilité de chaque accès. Viser la certification complète demande un audit externe de 8 000 à 15 000 EUR HT, mais concevoir le logiciel en conformité coûte peu s'il est prévu dès le cahier des charges.
Mini cas pratique
Besoin d'un site web professionnel ?
Kolonell crée des sites web qui attirent des clients, optimisés pour le marché sénégalais. Devis gratuit en 2 minutes.
Catherine, dirigeante d'un prestataire d'archivage de 14 salariés à Échirolles (persona hypothétique), traite 1 100 demandes de consultation par mois par email. Chaque demande mobilise 12 minutes de recherche, saisie et confirmation, soit 220 heures par mois. Avec le portail et les codes-barres, le temps tombe à 4 minutes, soit 73 heures : 147 heures économisées par mois. À 32 EUR chargés de l'heure, le gain est d'environ 4 700 EUR par mois, ou 56 400 EUR par an. Pour un logiciel à 48 000 EUR HT et 6 000 EUR annuels de fonctionnement, le retour sur investissement intervient en un peu moins de 12 mois, sans compter la baisse des erreurs d'emplacement.
FAQ
Combien coûte un logiciel de gestion d'archives sur mesure à Grenoble ?
Comptez 35 000 à 60 000 EUR HT pour 180 000 boîtes et 400 clients, avec codes-barres, portail client et facturation. Une version sans archivage numérique démarre autour de 28 000 EUR HT.
Faut-il changer toutes nos étiquettes existantes ?
Non, si vos codes actuels sont uniques et lisibles, le logiciel les reprend. Sinon, un réétiquetage progressif lors des mouvements évite de mobiliser une équipe : environ 3 à 5 % des boîtes bougent chaque mois.
Le logiciel nous rend-il conformes NF Z42-013 ?
Il fournit les fonctions exigées (intégrité, journal, horodatage), mais la conformité porte aussi sur vos procédures. La certification passe par un audit externe de 8 000 à 15 000 EUR HT.
Où sont hébergées les données de nos clients ?
Chez un hébergeur en France, idéalement qualifié SecNumCloud ou certifié ISO 27001, pour 150 à 500 EUR HT par mois selon le volume numérique stocké.
Combien de temps dure le projet ?
Quatre mois en moyenne : 3 semaines de cadrage, 10 semaines de développement, 3 semaines de reprise de données et de recette sur site.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous le nombre de boîtes, de clients et de demandes mensuelles : nous vous remettons un périmètre, un budget indicatif et un planning de reprise. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
