Le verdict en trois phrases
Une agence qui gère 1 100 escales par an et clôture ses final DA 45 jours après le départ du navire finance de fait ses armateurs avec sa propre trésorerie. Un logiciel de consignation sur mesure qui collecte les factures du port, du pilotage, du remorquage et du lamanage au fil de l'escale permet de viser un final DA sous 10 jours. Le retour sur investissement vient d'abord de la trésorerie libérée, ensuite des débours oubliés qui ne sont plus perdus.
Le cycle d'une escale et ses points de blocage
Avant l'arrivée, l'agent envoie une proforma DA (disbursement account) à l'armateur, qui verse une avance. Pendant l'escale, il commande pilotage, remorquage, lamanage, avitaillement, relève d'équipage, gestion des déchets et formalités. Après le départ, il attend toutes les factures fournisseurs pour établir le final DA et solder l'avance.
À Marseille-Fos, une escale type génère environ 25 postes de débours. Les factures arrivent par mail, en PDF, à des dates très différentes : le port facture en quelques jours, certains prestataires en trois ou quatre semaines.
| Étape | Situation actuelle | Avec logiciel métier |
|---|---|---|
| Proforma DA | Tableur copié de l'escale précédente | Générée depuis les tarifs du port et l'historique du navire |
| Suivi de l'avance armateur | Rapprochement bancaire manuel | Alerte si avance non reçue 48 h avant l'arrivée |
| Collecte des factures | Boîte mail partagée | Rattachement automatique à l'escale par référence |
| Postes oubliés | 1 à 2 par escale | Check-list par type de navire |
| Délai du final DA | 45 jours | 8 à 12 jours visés |
| Consultation armateur | Mails et relances | Portail avec statut de chaque escale |
Ces chiffres sont des ordres de grandeur 2026 pour une agence de cette taille.
Les débours d'une escale et leur poids
Les montants varient fortement selon la taille du navire, le terminal et la durée d'escale. Voici une structure indicative pour un porte-conteneurs de 30 000 UMS à Fos.
| Poste de débours | Ordre de grandeur 2026 | Délai de facturation fournisseur |
|---|---|---|
| Droits de port sur le navire | 18 000 à 35 000 EUR | 3 à 7 jours |
| Pilotage entrée et sortie | 4 000 à 9 000 EUR | 5 à 10 jours |
| Remorquage | 6 000 à 15 000 EUR | 10 à 20 jours |
| Lamanage | 1 500 à 3 500 EUR | 10 à 15 jours |
| Déchets et eaux usées | 800 à 3 000 EUR | 15 à 30 jours |
| Relève d'équipage et transport | 500 à 4 000 EUR | 10 à 30 jours |
| Commission d'agence | 1 500 à 4 000 EUR | Immédiat |
Un débours de 1 000 EUR oublié une fois sur dix escales, sur 1 100 escales, c'est 110 000 EUR non refacturés par an.
Périmètre du logiciel et budget
Les modules à prévoir : fiche escale avec ETA, ETB, ETD, base tarifaire du port et des prestataires, génération de proforma DA, réception et rapprochement des factures, final DA avec justificatifs joints, portail armateurs, suivi des avances et relances, export comptable. Les échanges avec le système portuaire et les guichets électroniques passent par des imports de fichiers ou des API quand elles existent.
Chez Kolonell, une application sur mesure se situe dans trois fourchettes : simple de 2 500 000 à 4 000 000 FCFA (3 810 à 6 100 EUR), moyenne de 4 000 000 à 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR), complexe de 7 000 000 à 15 000 000+ FCFA (10 670 à 22 870+ EUR). Escales, proforma, final DA et portail armateurs relèvent de la tranche moyenne à complexe. La lecture automatique des factures PDF et les connexions au système portuaire font basculer le projet dans la tranche complexe, chaque connecteur étant chiffré sur devis.
Les progiciels internationaux de port agency coûtent en ordre de grandeur 2026 entre 800 et 3 000 EUR HT par mois pour une agence de 15 à 25 utilisateurs, avec un paramétrage pas toujours adapté aux pratiques françaises.
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Mini cas pratique
Philippe, directeur d'une agence de consignation à Marseille, traite 1 100 escales par an avec des débours moyens de 40 000 EUR, soit 44 000 000 EUR de débours annuels. Les avances couvrent environ 85 % du montant, il porte donc 15 % de solde, soit 6 000 EUR par escale, pendant 45 jours.
L'encours moyen est de 44 000 000 × 15 % × 45 / 365, soit environ 814 000 EUR. En ramenant le délai à 10 jours, l'encours tombe à environ 181 000 EUR : 633 000 EUR de trésorerie libérée. S'ajoutent les débours oubliés : si la check-list en récupère 50 000 EUR par an, un projet complexe autour de 20 000 EUR est rentabilisé dès la première année, maintenance Standard à 75 000 FCFA (114 EUR) par mois incluse.
FAQ
Le logiciel lit-il les factures fournisseurs automatiquement ?
Une lecture automatique des PDF extrait le numéro d'escale, le montant et le fournisseur dans 80 à 90 % des cas. Le reste est validé en quelques secondes par l'opérateur.
Les armateurs ont-ils un accès en ligne ?
Chaque armateur voit ses escales, ses avances, le statut du final DA et télécharge les justificatifs. Les relances de solde partent automatiquement à J+15.
Peut-on gérer plusieurs ports, Marseille, Fos et Sète ?
Oui, chaque port a sa base tarifaire et ses prestataires. La proforma DA est calculée selon le port, le terminal et la jauge du navire.
Combien de temps pour la mise en service ?
Comptez 12 à 16 semaines pour escales, proforma, final DA et portail. La reprise de l'historique des 12 derniers mois est recommandée pour que les proformas s'appuient sur des données réelles.
Les données sont-elles hébergées en Europe ?
L'hébergement est choisi dans l'Union européenne pour respecter le RGPD. Les accès sont journalisés et les sauvegardes quotidiennes conservées 30 jours.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
