Le verdict en trois phrases
Une agence d'architecture qui ne compare pas temps passés et honoraires phase par phase découvre ses projets déficitaires au moment de l'AOR, quand il est trop tard pour renégocier. Un logiciel de suivi des honoraires par phase loi MOP avec saisie des temps et alertes de dépassement coûte entre 30 000 et 70 000 EUR HT en sur mesure, contre 40 à 80 EUR par utilisateur et par mois en SaaS. Pour 16 personnes à Nice, le bon choix dépend surtout du nombre de projets en parallèle et de la finesse de facturation attendue par vos maîtres d'ouvrage.
Le problème : une rentabilité visible trop tard
L'architecte associé d'une agence niçoise de 16 personnes gère une vingtaine de projets actifs : logements collectifs, équipements publics, réhabilitations sur la Côte d'Azur. Les honoraires représentent 8 à 12 % du montant des travaux, répartis par phase. Sans outil, chacun note ses heures dans un tableur, la facturation se fait sur l'avancement estimé et l'écart réel n'apparaît qu'en fin de chantier.
| Phase loi MOP | Part typique des honoraires | Dérive fréquente constatée |
|---|---|---|
| ESQ (esquisse) | 5 à 8 % | Variantes non facturées |
| APS (avant-projet sommaire) | 10 à 12 % | Itérations client multiples |
| APD (avant-projet définitif) | 15 à 18 % | Reprises dues au permis de construire |
| PRO (projet) | 18 à 22 % | Coordination des bureaux d'études |
| ACT (assistance contrats de travaux) | 5 à 8 % | Analyse d'offres prolongée |
| VISA et DET (exécution, direction) | 25 à 30 % | Chantier qui dure, réunions en plus |
| AOR (réception) | 4 à 6 % | Levée de réserves interminable |
La phase DET concentre souvent la perte : un chantier qui s'allonge de 3 mois représente 12 à 15 réunions hebdomadaires supplémentaires, soit 60 à 90 heures non prévues.
Ce que doit faire le logiciel
Le cœur du système consiste à transformer le contrat d'honoraires en budget d'heures par phase, puis à comparer en continu avec la saisie des temps. Les fonctions qui changent vraiment la gestion de l'agence sont peu nombreuses mais doivent être bien conçues.
| Fonction | Gain attendu | Budget sur mesure (EUR HT) |
|---|---|---|
| Contrat d'honoraires découpé par phase | Budget d'heures par projet et par phase | 5 000 à 10 000 |
| Saisie des temps hebdomadaire | 5 minutes par personne et par semaine | 5 000 à 11 000 |
| Alertes de dépassement à 80 et 100 % | Renégociation avant la fin de phase | 3 000 à 7 000 |
| Facturation des situations | Notes d'honoraires générées par avancement | 6 000 à 14 000 |
| Avenants et missions complémentaires | Traçabilité des travaux en plus | 4 000 à 9 000 |
| Tableau de bord associés | Marge par projet, par client, par type | 5 000 à 12 000 |
| Export comptable | Liaison avec le cabinet comptable | 2 000 à 7 000 |
| Total indicatif | 30 000 à 70 000 |
En comparaison, un SaaS pour architectes à 40 à 80 EUR par utilisateur et par mois coûte entre 7 700 et 15 400 EUR par an pour 16 personnes, sans propriété du code ni adaptation fine à vos modes de facturation. Kolonell réalise des applications sur mesure de 2,5 à 15 M+ FCFA (3 810 à 22 870+ EUR) selon la complexité ; le reste, par exemple une intégration à votre logiciel de comptabilité, se chiffre sur devis.
Les règles qui évitent un outil inutilisé
Un logiciel de temps que personne ne remplit ne sert à rien. Trois choix de conception font la différence : une saisie par semaine plutôt que par jour, des phases pré-remplies selon le contrat, et un rappel automatique le vendredi. Ajoutez une vue simplifiée pour les associés qui affiche seulement les projets en alerte, triés par écart en euros.
Mini cas pratique
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Camille, architecte associée d'une agence de 16 personnes à Nice, suit un projet de 40 logements à 6,5 M EUR de travaux, avec 9,5 % d'honoraires soit 617 500 EUR. La phase DET vaut 28 %, soit 172 900 EUR, pour un budget de 2 300 heures à 75 EUR de coût horaire complet. Le logiciel déclenche une alerte à 1 840 heures alors que le chantier n'est qu'à 60 %. Camille négocie un avenant de 6 mois de DET supplémentaires à 24 000 EUR. Sans alerte, la perte aurait atteint environ 35 000 EUR, soit déjà plus de la moitié d'un projet logiciel de 55 000 EUR HT.
FAQ
Combien de temps pour développer ce logiciel ?
Comptez 3 à 4 mois pour une première version avec contrats, temps, alertes et facturation. Les tableaux de bord avancés et l'export comptable peuvent arriver dans un second lot de 4 à 6 semaines.
Peut-on reprendre l'historique des projets en cours ?
Oui, les contrats et temps saisis dans des tableurs se reprennent par import, généralement en 2 à 5 jours de travail. Cela permet d'avoir dès le départ la marge réelle des 20 projets actifs.
Le logiciel gère-t-il les marchés publics ?
Oui : phases loi MOP, missions complémentaires (OPC, SSI) et facturation des situations selon les règles de la commande publique. Les délais de paiement de 30 jours peuvent être suivis avec relance automatique.
SaaS ou sur mesure pour 16 personnes ?
Un SaaS à 40 à 80 EUR par utilisateur et par mois suffit si vos contrats sont standards. Le sur mesure se justifie si vous avez des co-traitances, des répartitions d'honoraires entre mandataires ou des règles de facturation propres, avec un coût amorti en 4 à 6 ans.
Les collaborateurs vont-ils accepter de saisir leurs temps ?
La saisie hebdomadaire de 5 minutes, avec phases pré-remplies, est généralement bien acceptée. Les agences qui partagent les marges par projet avec l'équipe obtiennent des taux de saisie supérieurs à 95 %.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous votre nombre de collaborateurs, vos types de contrats et vos outils actuels : nous vous proposons un périmètre, un budget indicatif et un délai de livraison. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
