Le verdict en trois phrases
Pour un réseau de 7 salles et 5 800 abonnés autour de Montpellier, un logiciel de gestion sur mesure coûte 35 000 à 65 000 € HT en 2026, contre 150 à 350 € par salle et par mois pour un logiciel du marché. Le sur mesure devient rentable quand il traite le vrai problème du réseau : 4 % du chiffre d'affaires perdus en impayés de prélèvements SEPA et un taux de résiliation au-dessus de 3 % par mois. Avec une relance automatisée et une application membre utile, l'investissement se rembourse en général en 12 à 18 mois.
D'où viennent les impayés et la résiliation
Dans un réseau de clubs, les impayés de prélèvements ont trois causes principales : un IBAN clôturé ou une provision insuffisante en début de mois, une contestation du prélèvement par un abonné qui ne fréquente plus la salle, et une relance tardive faite à la main par l'accueil. Chaque rejet SEPA coûte en plus 2 à 8 € de frais bancaires.
La résiliation suit la même logique : un abonné qui ne vient plus depuis 21 jours a de fortes chances de résilier dans les 60 jours. Les logiciels du marché enregistrent les passages au tourniquet, mais rares sont ceux qui déclenchent automatiquement une action ciblée, comme un SMS de coach ou une séance offerte, à partir de ce signal.
Logiciel du marché ou sur mesure : la grille 2026
| Critère | Logiciel du marché | Sur mesure |
|---|---|---|
| Coût de départ | 0 à 3 000 € de mise en place | 35 000 à 65 000 € HT |
| Coût récurrent pour 7 salles | 12 600 à 29 400 € par an | 6 000 à 10 000 € par an de maintenance et hébergement |
| Contrôle d'accès | Matériels compatibles imposés | Intégration de vos tourniquets existants |
| Réservation de cours | Oui, standard | Oui, avec liste d'attente et pénalités de non-présentation |
| Prélèvement SEPA et relance | Relance basique | Représentation intelligente, relance multicanale, scoring |
| Application membre | Application à la marque de l'éditeur | Application à votre marque, iOS et Android |
| Propriété des données | Export limité selon l'éditeur | Base de données à vous |
Ordre de grandeur 2026. Pour 1 à 3 salles, le logiciel du marché reste le bon choix. À partir de 5 salles et d'un problème d'impayés ou de résiliation chiffré, la comparaison sur 3 ans penche souvent vers le sur mesure.
Les modules et leur budget
| Module | Contenu | Budget indicatif HT |
|---|---|---|
| Gestion des abonnés et contrats | Formules, engagements, gel, transfert entre salles | 7 000 à 12 000 € |
| Prélèvement SEPA et relances | Mandats, représentation, SMS et e-mail, paiement par lien | 6 000 à 11 000 € |
| Contrôle d'accès | Tourniquets, QR code dans l'application, badges | 4 000 à 8 000 € |
| Réservation de cours | Planning, quotas, liste d'attente, coachs | 5 000 à 9 000 € |
| Application membre | Carte d'accès, réservations, factures, programme | 8 000 à 15 000 € |
| Tableaux de bord | Taux de résiliation, impayés, fréquentation par salle | 3 000 à 6 000 € |
| Reprise des données | Migration des 5 800 abonnés et mandats | 2 000 à 4 000 € |
Le délai de livraison est de 4 à 6 mois, avec un pilote sur une salle avant le déploiement sur les 6 autres. La reprise des mandats SEPA existants se fait sans nouvelle signature, à condition de conserver la référence unique de mandat et l'identifiant créancier.
Mini cas pratique
Thomas, fondateur d'un réseau de 7 salles en Occitanie, compte 5 800 abonnés à 39 € par mois en moyenne, soit environ 2 714 000 € de chiffre d'affaires annuel. Ses impayés atteignent 4 %, soit près de 108 600 € par an. En visant 1,5 % grâce à la représentation automatique des prélèvements et à la relance par SMS avec lien de paiement, il récupère 2,5 points, soit environ 67 800 € par an.
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Côté résiliation, passer de 3,6 % à 3 % par mois conserve environ 35 abonnés de plus chaque mois, soit autour de 16 000 € de revenu supplémentaire la première année. Face à un logiciel sur mesure à 52 000 € HT et 8 000 € de maintenance annuelle, contre 21 000 € par an pour un logiciel du marché à 250 € par salle, le projet est remboursé en moins d'un an si les gains se confirment. Thomas peut sécuriser l'hypothèse en commençant par un pilote de 3 mois sur deux salles.
FAQ
Peut-on garder nos tourniquets actuels ?
Dans la plupart des cas oui, si les contrôleurs acceptent une commande par relais ou par API. L'intégration coûte 4 000 à 8 000 € HT pour tout le réseau, contre 3 000 à 6 000 € par salle pour un remplacement complet.
Combien coûte un prélèvement SEPA ?
Comptez 0,20 à 0,50 € par prélèvement avec un prestataire de paiement, et 2 à 8 € par rejet. Sur 5 800 prélèvements mensuels, cela représente 1 160 à 2 900 € par mois.
Le logiciel est-il conforme au RGPD ?
Oui, avec un hébergement en France ou dans l'UE, une durée de conservation définie et un registre des traitements. Les données de passage au tourniquet doivent être purgées au-delà de la durée utile, souvent 12 à 36 mois.
Que devient la réservation de cours pendant la migration ?
La bascule se fait salle par salle, un lundi, avec 2 semaines de double fonctionnement. Les abonnés reçoivent leur accès à l'application 7 jours avant.
Peut-on vendre des séances de coaching dans l'application ?
Oui, le paiement par carte en un clic sur les séances et les produits coûte environ 1,4 % + 0,25 € par transaction et génère souvent 5 à 10 % de revenu additionnel.
Parlons de votre projet. Indiquez votre nombre de salles, d'abonnés et votre taux d'impayés : nous chiffrons le périmètre, un budget indicatif et un planning de 4 à 6 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
