Le verdict en trois phrases
Pour une fédération professionnelle parisienne de 1 800 adhérents, un site avec espace membres, annuaire et veille réglementaire coûte entre 25 000 et 45 000 € HT en 2026, plus une TMA de 600 à 1 200 € HT par mois. La grille de notation 40 % technique, 30 % prix, 30 % méthode protège contre l'offre la moins chère qui se rattrape en avenants. Le cahier des charges doit chiffrer précisément les volumes (adhérents, documents, rôles) pour que les réponses soient comparables.
Le budget attendu, poste par poste
Avant de noter, il faut savoir à quoi ressemble une offre réaliste. Voici la décomposition type pour une fédération de cette taille.
| Poste | Contenu | Fourchette 2026 (ordre de grandeur) |
|---|---|---|
| Cadrage et ateliers | 3 ateliers avec le bureau, arborescence, personas adhérents | 2 500 à 4 500 € HT |
| Design UX/UI | Maquettes desktop et mobile, 12 gabarits | 4 000 à 7 000 € HT |
| Espace membres | Connexion, profils, droits par collège, documents réservés | 6 000 à 11 000 € HT |
| Annuaire des adhérents | 1 800 fiches, recherche par métier et région, carte | 3 500 à 6 500 € HT |
| Veille réglementaire | Fiches thématiques, alertes e-mail par sujet, archives | 3 000 à 6 000 € HT |
| Reprise de contenus et CRM | Import des adhérents, synchronisation des cotisations | 3 000 à 6 000 € HT |
| Recette, RGPD, mise en ligne | Tests, registre, mentions, redirections | 3 000 à 4 000 € HT |
| Total | 25 000 à 45 000 € HT |
Une offre à 15 000 € HT sur ce périmètre signale presque toujours un thème générique avec un plugin d'adhésion mal adapté. Une offre à 70 000 € HT signale une surcharge de méthode ou un développement entièrement sur mesure injustifié.
La grille de notation 40/30/30
La grille doit être publiée dans le règlement de consultation. Elle oblige chaque candidat à répondre sur les mêmes critères et vous permet de justifier votre choix devant le conseil d'administration.
| Critère | Poids | Sous-critères notés | Comment noter |
|---|---|---|---|
| Valeur technique | 40 % | Architecture, sécurité, gestion des rôles, performance, accessibilité RGAA | Démonstration d'un espace membres existant, questions écrites |
| Prix | 30 % | Coût de réalisation, TMA sur 3 ans, coût unitaire des évolutions | Formule : note = prix le plus bas / prix candidat x 30 |
| Méthode | 30 % | Planning, équipe nommée, gouvernance, plan de recette | Soutenance de 45 minutes avec le chef de projet |
| Éliminatoire | Oui/Non | Hébergement en UE, réversibilité des données, conformité RGPD | Pièces justificatives |
| Bonus | + 2 points max | Références fédérations ou associations professionnelles | 2 références contactées |
Point essentiel : notez le prix sur 3 ans (réalisation + 36 mois de TMA), pas sur la seule réalisation. Une TMA à 1 200 € HT par mois pèse 43 200 € HT sur trois ans, soit parfois plus que le site lui-même.
Le planning à exiger : 14 semaines
Un calendrier crédible pour ce périmètre ressemble à ceci : 2 semaines de cadrage, 3 semaines de design, 6 semaines de développement, 2 semaines de recette et 1 semaine de mise en ligne et de formation. Exigez dans la réponse un planning détaillé avec les jalons de validation par le bureau, car une fédération valide rarement en moins de 10 jours. Prévoyez donc ces délais internes dans les 14 semaines, ou ajoutez 2 à 3 semaines de marge.
Demandez aussi un coût unitaire des évolutions (taux journalier de 550 à 750 € HT à Paris en 2026), pour comparer ce que coûtera l'ajout futur d'un module d'inscription aux événements ou d'un paiement des cotisations en ligne.
Mini cas pratique
Catherine, déléguée générale d'une fédération de 1 800 adhérents du bâtiment à Paris, reçoit 5 réponses. Elle compare les deux finalistes sur 3 ans.
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- Agence A : 28 000 € HT + TMA 1 100 € HT/mois, soit 67 600 € HT sur 3 ans, note technique 26/40, méthode 20/30.
- Agence B : 38 000 € HT + TMA 650 € HT/mois, soit 61 400 € HT sur 3 ans, note technique 34/40, méthode 26/30.
Note prix : B obtient 30/30, A obtient 61 400 / 67 600 x 30 = 27,2. Total A : 73,2 ; total B : 90. L'agence la moins chère au devis initial était en réalité 6 200 € HT plus chère sur trois ans, avec une note technique inférieure.
FAQ
Une fédération est-elle soumise au Code de la commande publique ?
La plupart ne le sont pas, sauf si elles sont financées majoritairement par des fonds publics. Une consultation formalisée avec une grille publiée reste une bonne pratique et rassure le conseil d'administration sur un engagement de 60 000 € HT sur 3 ans.
Combien de candidats consulter ?
Entre 4 et 6 agences. En dessous, la comparaison des prix est faible ; au-dessus, l'analyse des offres prend plus de 3 jours de travail.
Faut-il imposer une technologie ?
Non, imposez des résultats : gestion des rôles, export des données, hébergement en UE, accessibilité RGAA. Les candidats justifient leur choix technique dans le mémoire, noté dans les 40 %.
Comment sécuriser la réversibilité ?
Exigez un export complet des adhérents et contenus en CSV ou JSON, et la propriété du code. Une clause de réversibilité sans frais au-delà de 2 jours de travail est raisonnable.
Que doit inclure la TMA à 600 à 1 200 € HT par mois ?
Mises à jour de sécurité, sauvegardes, supervision, correction des anomalies sous 48 h et 2 à 4 heures d'évolutions mensuelles.
Parlons de votre projet. Transmettez-nous votre cahier des charges ou votre liste de besoins : nous répondons avec un chiffrage sur 3 ans, un planning de 14 semaines et une démonstration d'espace membres. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
