Le verdict en trois phrases
Une GED du marché (gestion électronique de documents) est rapide à déployer à 25-60 EUR/utilisateur/mois, mais vous êtes dépendant de son modèle et de ses limites. Une GED sur mesure à 30 000-80 000 EUR HT offre versioning fin, recherche full-text adaptée et droits d'accès au dossier près, sans lock-in. Le choix se tranche sur l'effectif, la spécificité de vos flux et votre tolérance au verrouillage éditeur.
Fonctionnalités comparées
Toutes les GED ne gèrent pas les mêmes exigences juridiques.
| Fonction | GED marché | GED sur mesure |
|---|---|---|
| Versioning des pièces | Standard | Fin, par acte |
| Recherche full-text | Correcte | Optimisée métier |
| Droits d'accès | Par groupe | Par dossier/rôle |
| Rétention / archivage légal | Selon éditeur | Sur mesure |
| Intégration facturation/RPVA | Variable | Ciblée |
| Export / réversibilité | Souvent limité | Totale |
| Personnalisation | Faible | Illimitée |
Seuil de rentabilité sur 5 ans
Le croisement des courbes dépend du nombre d'utilisateurs. Base : GED marché à 45 EUR/user/mois.
| Effectif | GED marché 5 ans | GED sur mesure 5 ans | Gagnant |
|---|---|---|---|
| 5 users | 13 500 EUR | 55 000 EUR | Marché |
| 10 users | 27 000 EUR | 60 000 EUR | Marché |
| 15 users | 40 500 EUR | 65 000 EUR | Serré |
| 25 users | 67 500 EUR | 72 000 EUR | Serré |
| 40 users | 108 000 EUR | 85 000 EUR | Sur mesure |
Sur mesure = build 45 000 EUR + TMA 5 000 EUR/an. Au-delà de ~30 utilisateurs stables, l'écart bascule.
Mini cas pratique
Me Karim, associé d'un cabinet de 28 avocats à Casablanca, hésite entre reconduire sa GED du marché (45 EUR/user/mois, soit ≈ 15 120 EUR/an) et un développement sur mesure. Sur 5 ans, la GED marché coûterait 75 600 EUR, sans réversibilité et avec une recherche full-text jugée trop lente sur ses 400 000 documents. Une GED sur mesure à 70 000 EUR (build + TMA) lui offre une recherche adaptée et l'export total ; à cet effectif, le sur-mesure est quasi à parité tout en supprimant le risque de lock-in.
FAQ
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Qu'est-ce que le lock-in éditeur concrètement ?
C'est la difficulté à récupérer vos données dans un format exploitable si vous changez d'outil. Exigez toujours une clause de réversibilité et un export structuré documenté.
La recherche full-text est-elle vraiment un enjeu ?
Oui, sur des volumes de plusieurs centaines de milliers de pièces, une recherche lente ou imprécise coûte des heures. Le sur-mesure permet d'indexer selon votre nomenclature métier.
Peut-on migrer une GED marché vers du sur-mesure plus tard ?
Oui, si l'export est propre. C'est justement pour cela que la réversibilité doit être vérifiée dès le contrat initial.
Quel budget de TMA prévoir en sur-mesure ?
Comptez 8 à 15 % du coût de build par an pour la maintenance, les évolutions et la sécurité. Un contrat clair évite les mauvaises surprises.
Le RGPD impose-t-il des règles de rétention ?
Oui : les durées de conservation doivent être définies et justifiées. Une GED, marché ou sur mesure, doit permettre l'archivage puis la purge maîtrisée.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
