Le verdict en trois phrases
Un cabinet de gestion de patrimoine qui envoie encore les relevés et les rapports de conseil par email non chiffré prend un risque réglementaire et commercial qu'un extranet sécurisé élimine pour un coût modeste. Pour 900 clients, un logiciel du marché coûte 40 à 90 € par utilisateur et par mois, tandis qu'un extranet sur mesure se situe dans la grille des applications Kolonell, de 2 500 000 à 15 000 000+ FCFA (3 810 à 22 870+ EUR) selon la complexité, et reste votre propriété. Le gain mesuré au back-office, 6 à 10 heures par semaine, rembourse le projet en moins de deux ans dans la plupart des scénarios.
Le problème : 900 clients, des pièces jointes et aucune trace
Antoine est associé d'un cabinet de conseil en gestion de patrimoine à Lyon : 3 conseillers, 2 assistantes, 900 foyers clients, environ 180 millions d'euros d'encours conseillés. Chaque trimestre, l'équipe envoie des relevés de situation, des rapports d'adéquation, des lettres de mission et des avis d'opéré. Tout part en pièce jointe, depuis les messageries individuelles.
Trois difficultés apparaissent. D'abord, la sécurité : des documents contenant patrimoine, revenus et numéros de contrats transitent sans chiffrement de bout en bout. Ensuite, la traçabilité : en cas de contrôle ou de litige, le cabinet peine à prouver qu'un document réglementaire a bien été remis à une date donnée. Enfin, le temps perdu : les clients redemandent sans cesse un document déjà envoyé, et les pièces justificatives (avis d'imposition, justificatifs de domicile) arrivent par trois canaux différents.
| Fonction attendue | Email actuel | Extranet sécurisé |
|---|---|---|
| Chiffrement des documents | Variable selon la messagerie | En transit et au repos |
| Authentification | Mot de passe de la boîte mail | Double authentification obligatoire |
| Preuve de remise | Accusé de lecture non fiable | Journal d'accès horodaté par document |
| Dépôt des pièces par le client | Pièces jointes dispersées | Espace de dépôt avec liste des pièces attendues |
| Historique client | Dans 5 boîtes mail | Classé par foyer et par année |
| Hébergement | Serveurs du fournisseur de messagerie | Hébergeur en France, certifié |
| Révocation d'accès | Impossible après envoi | Immédiate, par client ou par document |
Logiciel du marché ou extranet sur mesure
Les éditeurs spécialisés pour les CGP proposent des portails clients intégrés à leur outil de gestion, souvent facturés 40 à 90 € par utilisateur interne et par mois, ordre de grandeur 2026, avec parfois un supplément par client actif. L'avantage est la rapidité : quelques semaines de paramétrage. La limite apparaît quand le cabinet veut un parcours propre (signature, questionnaire de connaissance client, dépôt guidé) ou quand il change d'outil de gestion : l'extranet part avec l'éditeur.
L'extranet sur mesure se construit autour de vos documents et de votre parcours client. Il peut se connecter à votre logiciel de gestion par export ou par API, et vous en êtes propriétaire.
| Option | Coût d'acquisition | Coût récurrent | Délai |
|---|---|---|---|
| Logiciel du marché, 5 utilisateurs | Paramétrage 1 000 à 3 000 € HT | 2 400 à 5 400 € par an | 3 à 6 semaines |
| Extranet Kolonell simple : dépôt, consultation, 2FA | 2 500 000 à 4 000 000 FCFA (3 810 à 6 100 EUR) | Maintenance dès 35 000 FCFA par mois (53 EUR) | 6 à 8 semaines |
| Extranet Kolonell moyen : journal d'accès, pièces attendues, notifications, export | 4 000 000 à 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR) | Maintenance 75 000 FCFA par mois (114 EUR) | 8 à 12 semaines |
| Extranet Kolonell complexe : signature, questionnaires, API logiciel de gestion | 7 000 000 à 15 000 000+ FCFA (10 670 à 22 870+ EUR) | Maintenance 120 000 FCFA par mois (183 EUR) | 12 à 20 semaines |
| Hébergement en France | Inclus dans le cadrage | Sur devis selon le volume | Dès la mise en ligne |
Les exigences de sécurité à inscrire au cahier des charges
Un extranet de CGP manipule des données financières et parfois fiscales. Le RGPD impose des mesures proportionnées, et les obligations de lutte contre le blanchiment imposent de conserver les justificatifs pendant au moins 5 ans. Les exigences minimales sont les suivantes : double authentification par application ou par SMS, chiffrement des fichiers au repos, journal d'accès horodaté (qui a consulté quel document, quand), liens de téléchargement à durée limitée, sauvegardes quotidiennes chiffrées, hébergement chez un prestataire situé en France, et procédure de révocation des accès lorsqu'un client quitte le cabinet.
Il faut aussi prévoir le parcours de l'assistante : déposer un lot de 900 relevés trimestriels en une seule opération, avec affectation automatique par numéro de client, est ce qui fait gagner le plus de temps.
Mini cas pratique
Antoine mesure le temps passé par ses deux assistantes sur l'envoi, le renvoi et la collecte de documents : environ 8 heures par semaine. Le coût horaire chargé d'une assistante est de 32 €.
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- Temps économisé : 8 heures × 46 semaines × 32 € = 11 776 € par an, ordre de grandeur.
- Option retenue : extranet de complexité moyenne, au plus 10 670 EUR, plus une maintenance de 114 EUR par mois, soit 1 368 EUR par an.
- Comparaison avec un logiciel du marché à 65 € par utilisateur et par mois pour 5 utilisateurs : 3 900 € par an, soit 11 700 € sur 3 ans, sans propriété du code.
Sur 3 ans, l'extranet sur mesure coûte environ 14 774 EUR (10 670 + 3 × 1 368) contre 11 700 € de licences, mais il libère plus de 35 000 € de temps d'assistante et reste en place si le cabinet change de logiciel de gestion. Antoine y ajoute un argument commercial : l'espace client devient un élément de sa présentation aux nouveaux prospects.
FAQ
La double authentification va-t-elle décourager les clients âgés ?
Le code par SMS reste accepté par la grande majorité des clients de plus de 70 ans, et une option de code par email peut être ouverte au cas par cas. Dans les cabinets équipés, le taux d'activation atteint couramment 70 à 85 % en 6 mois.
Faut-il un hébergement certifié particulier ?
Aucune certification spécifique n'est imposée aux CGP, mais un hébergeur en France certifié ISO 27001 facilite les réponses aux contrôles et aux questionnaires des partenaires. Le surcoût par rapport à un hébergement standard reste de l'ordre de quelques dizaines d'euros par mois.
L'extranet peut-il se connecter à notre logiciel de gestion ?
Oui, par export de fichiers dans la version moyenne, ou par API dans la version complexe si l'éditeur en propose une. La connexion par API ajoute en général 3 à 5 semaines au projet.
Combien de temps pour déployer l'extranet aux 900 clients ?
Comptez 2 à 3 mois après la mise en ligne : invitation par vagues de 150 à 200 foyers, accompagnement téléphonique des premiers inscrits, puis bascule des envois trimestriels.
Les clients peuvent-ils signer des documents dans l'extranet ?
Oui, en intégrant un service de signature électronique du marché, facturé en général 1 à 3 € par signature. Cette fonction relève de la version complexe.
Parlons de votre projet. Nous cadrons avec vous le parcours client, les exigences de sécurité et la connexion à votre logiciel de gestion, avec un planning de déploiement par vagues. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
