Le verdict en trois phrases
Un extranet documentaire GED sur mesure centralise vos documents, gère le versioning, la recherche full-text et des droits d'accès fins pour partager avec vos partenaires en sécurité. Comptez 200 000 à 500 000 MAD en 2026, livré en 3 à 4 mois, sans licence par utilisateur. Face à SharePoint ou une GED SaaS, le sur mesure évite des coûts d'abonnement récurrents qui explosent avec le nombre d'utilisateurs.
Ce que coûte une GED sur mesure en 2026
Le budget dépend de la volumétrie documentaire, de la finesse des droits et des fonctions de recherche. Voici les ordres de grandeur 2026 pour une entreprise à Casablanca.
| Périmètre | Fonctions incluses | Budget 2026 (MAD) | Délai |
|---|---|---|---|
| Essentiel | GED, arborescence, upload/download, droits par dossier | 200 000 - 270 000 | 9-11 semaines |
| Standard | + versioning, recherche full-text, notifications | 280 000 - 380 000 | 12-15 semaines |
| Avancé | + workflow validation, droits fins par document, journal | 390 000 - 500 000 | 16-19 semaines |
| Sur mesure étendu | + OCR, signature, API partenaires, multi-espacés | 500 000 - 750 000 | 20-26 semaines |
Le versioning et la recherche full-text sont ce qui transforme un simple stockage en véritable GED : retrouver la bonne version d'un document en quelques secondes fait gagner un temps considérable aux équipes.
Sur mesure ou SharePoint / GED SaaS ?
La comparaison de coût total sur plusieurs années renverse souvent l'intuition. Le SaaS paraît moins cher au démarrage, mais la licence par utilisateur pèse lourd dans la durée.
| Critère | GED sur mesure | SharePoint / GED SaaS |
|---|---|---|
| Coût initial | 200 000 - 500 000 MAD | Faible à moyen |
| Coût par utilisateur | 0 | 50 - 250 MAD/utilisateur/mois |
| Coût à 100 utilisateurs/an | Maintenance seule | 60 000 - 300 000 MAD/an |
| Personnalisation workflow | Totale | Limitée, complexe |
| Droits fins par document | Sur mesure | Standard, parfois rigide |
| Propriété des données | Vous, hébergement maîtrisé | Éditeur, cloud tiers |
| Coût sur 5 ans (100 users) | Stable et maîtrisé | Souvent 2 à 3x supérieur |
Au-delà de 60 à 80 utilisateurs actifs, le sur mesure devient généralement plus économique sur 3 à 5 ans, tout en offrant une sécurité et une souveraineté des données supérieures.
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Mini cas pratique
Karim dirige une entreprise de services à Casablanca, 80 collaborateurs et 40 partenaires externes ayant besoin d'accéder à des documents partagés. Une GED SaaS à 120 MAD/utilisateur/mois pour 120 comptes représenterait 14 400 MAD/mois, soit 172 800 MAD/an, et 864 000 MAD sur 5 ans.
Il investit 360 000 MAD dans une GED Standard sur mesure, avec 6 000 MAD/mois de maintenance (72 000 MAD/an). Coût sur 5 ans : 360 000 + (72 000 x 5) = 720 000 MAD, soit 144 000 MAD de moins que le SaaS, avec en prime la maîtrise totale des droits, du versioning et de l'hébergement. Et l'écart se creuse encore si le nombre d'utilisateurs augmente.
FAQ
Quelle différence entre un stockage et une vraie GED ? Une GED ajoute le versioning, la recherche full-text, les droits fins par document, les workflows de validation et la traçabilité. Ce sont ces fonctions qui font gagner du temps et sécurisent l'information, pas le simple partage de fichiers.
Le sur mesure est-il vraiment moins cher que SharePoint ? Au-delà de 60-80 utilisateurs, oui, sur 3 à 5 ans : l'absence de licence par utilisateur compense l'investissement initial. En dessous, le SaaS peut rester compétitif ; nous chiffrons les deux scénarios.
Peut-on gérer des droits différents par partenaire ? Oui, c'est un atout majeur du sur mesure : chaque partenaire ne voit que les espaces et documents autorisés, avec des droits en lecture, écriture ou validation configurables au document près.
La recherche full-text fonctionne-t-elle sur les PDF scannés ? Avec l'option OCR (périmètre étendu), oui : le texte des documents scannés est indexé et devient recherchable. Cette brique ajoute environ 60 000 à 120 000 MAD.
Où sont hébergées les données ? Sur un hébergement maîtrisé, dans la région de votre choix, avec chiffrement et sauvegardes. Contrairement au SaaS, vous gardez la propriété et la souveraineté complète de vos documents.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous votre volumétrie documentaire, votre nombre d'utilisateurs et vos partenaires externes : nous comparons sur mesure et SaaS et chiffrons la meilleure option. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
