Le verdict en trois phrases
Un extranet documentaire GED sur mesure centralise vos documents, gere le versioning, la recherche full-text et des droits d'acces fins pour partager avec vos partenaires en securite. Comptez 200 000 a 500 000 MAD en 2026, livre en 3 a 4 mois, sans licence par utilisateur. Face a SharePoint ou une GED SaaS, le sur mesure evite des couts d'abonnement recurrents qui explosent avec le nombre d'utilisateurs.
Ce que coute une GED sur mesure en 2026
Le budget depend de la volumetrie documentaire, de la finesse des droits et des fonctions de recherche. Voici les ordres de grandeur 2026 pour une entreprise a Casablanca.
| Perimetre | Fonctions incluses | Budget 2026 (MAD) | Delai |
|---|---|---|---|
| Essentiel | GED, arborescence, upload/download, droits par dossier | 200 000 - 270 000 | 9-11 semaines |
| Standard | + versioning, recherche full-text, notifications | 280 000 - 380 000 | 12-15 semaines |
| Avance | + workflow validation, droits fins par document, journal | 390 000 - 500 000 | 16-19 semaines |
| Sur mesure etendu | + OCR, signature, API partenaires, multi-espaces | 500 000 - 750 000 | 20-26 semaines |
Le versioning et la recherche full-text sont ce qui transforme un simple stockage en veritable GED : retrouver la bonne version d'un document en quelques secondes fait gagner un temps considerable aux equipes.
Sur mesure ou SharePoint / GED SaaS ?
La comparaison de cout total sur plusieurs annees renverse souvent l'intuition. Le SaaS parait moins cher au demarrage, mais la licence par utilisateur pese lourd dans la duree.
| Critere | GED sur mesure | SharePoint / GED SaaS |
|---|---|---|
| Cout initial | 200 000 - 500 000 MAD | Faible a moyen |
| Cout par utilisateur | 0 | 50 - 250 MAD/utilisateur/mois |
| Cout a 100 utilisateurs/an | Maintenance seule | 60 000 - 300 000 MAD/an |
| Personnalisation workflow | Totale | Limitee, complexe |
| Droits fins par document | Sur mesure | Standard, parfois rigide |
| Propriete des donnees | Vous, hebergement maitrise | Editeur, cloud tiers |
| Cout sur 5 ans (100 users) | Stable et maitrise | Souvent 2 a 3x superieur |
Au-dela de 60 a 80 utilisateurs actifs, le sur mesure devient generalement plus economique sur 3 a 5 ans, tout en offrant une securite et une souverainete des donnees superieures.
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Mini cas pratique
Karim dirige une entreprise de services a Casablanca, 80 collaborateurs et 40 partenaires externes ayant besoin d'acceder a des documents partages. Une GED SaaS a 120 MAD/utilisateur/mois pour 120 comptes representerait 14 400 MAD/mois, soit 172 800 MAD/an, et 864 000 MAD sur 5 ans.
Il investit 360 000 MAD dans une GED Standard sur mesure, avec 6 000 MAD/mois de maintenance (72 000 MAD/an). Cout sur 5 ans : 360 000 + (72 000 x 5) = 720 000 MAD, soit 144 000 MAD de moins que le SaaS, avec en prime la maitrise totale des droits, du versioning et de l'hebergement. Et l'ecart se creuse encore si le nombre d'utilisateurs augmente.
FAQ
Quelle difference entre un stockage et une vraie GED ? Une GED ajoute le versioning, la recherche full-text, les droits fins par document, les workflows de validation et la tracabilite. Ce sont ces fonctions qui font gagner du temps et securisent l'information, pas le simple partage de fichiers.
Le sur mesure est-il vraiment moins cher que SharePoint ? Au-dela de 60-80 utilisateurs, oui, sur 3 a 5 ans : l'absence de licence par utilisateur compense l'investissement initial. En dessous, le SaaS peut rester competitif ; nous chiffrons les deux scenarios.
Peut-on gerer des droits differents par partenaire ? Oui, c'est un atout majeur du sur mesure : chaque partenaire ne voit que les espaces et documents autorises, avec des droits en lecture, ecriture ou validation configurables au document pres.
La recherche full-text fonctionne-t-elle sur les PDF scannes ? Avec l'option OCR (perimetre etendu), oui : le texte des documents scannes est indexe et devient recherchable. Cette brique ajoute environ 60 000 a 120 000 MAD.
Ou sont hebergees les donnees ? Sur un hebergement maitrise, dans la region de votre choix, avec chiffrement et sauvegardes. Contrairement au SaaS, vous gardez la propriete et la souverainete complete de vos documents.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous votre volumetrie documentaire, votre nombre d'utilisateurs et vos partenaires externes : nous comparons sur mesure et SaaS et chiffrons la meilleure option. Devis detaille sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
