Le verdict en trois phrases
Pour un syndic marseillais qui gère 180 copropriétés et 9 000 lots, un extranet sur mesure coûte 35 000 à 70 000 € HT, se livre en 4 à 5 mois et s'héberge pour 150 à 400 € par mois. Le module fourni avec votre logiciel de gestion couvre l'obligation légale d'accès en ligne, mais rarement l'objectif opérationnel : réduire de 30 % les appels des copropriétaires. La clé est un connecteur fiable au logiciel comptable existant, pour que soldes, appels de fonds et documents soient à jour sans double saisie.
Pourquoi le module standard ne suffit pas
Depuis la loi ALUR, l'espace en ligne sécurisé est obligatoire pour les syndics professionnels. La plupart des éditeurs (Vilogi, Crypto, ICS, Powimo) proposent un portail inclus, souvent cantonné à la mise à disposition des documents. Les gestionnaires marseillais reçoivent pourtant 60 à 80 appels par jour, dont la majorité porte sur trois sujets : solde de compte, suivi d'un sinistre ou d'un incident, date et ordre du jour de l'AG.
| Besoin | Portail inclus du logiciel | Extranet sur mesure |
|---|---|---|
| Documents obligatoires ALUR | Oui | Oui, classement par immeuble et par lot |
| Solde et appels de fonds en temps réel | Souvent avec décalage | Synchronisation quotidienne ou temps réel |
| Paiement en ligne (carte, SEPA) | Variable | Oui, rapproché automatiquement |
| Déclaration d'incident avec photo | Rarement | Oui, suivi par statut et notifications |
| AG en visio et vote par correspondance | Module tiers | Intégré, feuille de présence automatique |
| Application mobile | Générique | PWA à vos couleurs |
| Tableau de bord gestionnaire | Non | Oui, incidents par immeuble et délais |
Budget détaillé 2026
Ordres de grandeur 2026 pour un cabinet de 180 copropriétés, hors taxe.
| Poste | Fourchette | Détail |
|---|---|---|
| Cadrage et parcours utilisateurs | 3 000 à 6 000 € | Ateliers avec 3 à 5 gestionnaires |
| Design UX/UI et PWA | 5 000 à 10 000 € | 15 à 25 écrans |
| Connecteur logiciel comptable | 8 000 à 16 000 € | API ou export planifié, rapprochement |
| Espace documents, comptes, paiements | 8 000 à 15 000 € | 9 000 comptes, droits par lot |
| Module incidents et prestataires | 6 000 à 12 000 € | Photos, statuts, SMS et e-mails |
| AG en visio et vote | 4 000 à 8 000 € | Émargement, votes, procès-verbal |
| Recette, mise en production, formation | 1 000 à 3 000 € | Déploiement par vagues d'immeubles |
| Total | 35 000 à 70 000 € | 4 à 5 mois |
L'hébergement de 9 000 comptes, avec stockage de documents et envoi de notifications, se situe entre 150 et 400 € par mois. La tierce maintenance applicative ajoute en ordre de grandeur 5 000 à 10 000 € par an.
Réussir le déploiement auprès de 9 000 copropriétaires
Un extranet ne réduit les appels que s'il est utilisé. Visez 50 % de comptes activés à 6 mois : envoi des identifiants avec l'appel de fonds trimestriel, tutoriel vidéo de 2 minutes, message d'accueil téléphonique renvoyant vers l'extranet pour les soldes. Les conseils syndicaux sont vos meilleurs relais : un accès dédié avec vue sur les incidents de l'immeuble augmente fortement leur adhésion.
Mini cas pratique
Karim, gérant d'un cabinet de syndic à Marseille, compte 6 gestionnaires qui reçoivent ensemble 70 appels par jour, de 5 minutes en moyenne. Sur 220 jours ouvrés, cela représente 1 283 heures par an. Avec un extranet à 52 000 € HT et 280 € par mois d'hébergement, il vise 30 % d'appels en moins, soit 385 heures libérées. Valorisées à 42 € de l'heure chargée, elles représentent 16 170 € par an, auxquels s'ajoutent 4 800 € de frais d'envoi postal évités par la dématérialisation des convocations. Gain annuel : environ 21 000 €, pour un retour sur investissement de 2 ans et demi, et la capacité de prendre 20 copropriétés de plus sans recruter.
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FAQ
Le connecteur fonctionne-t-il avec mon logiciel actuel ?
La plupart des logiciels de syndic exposent une API ou des exports planifiés. Un audit technique de 2 à 3 jours, soit 1 500 à 2 500 € HT, confirme la faisabilité avant tout engagement.
Les AG en visio sont-elles légales ?
Oui, la loi permet la participation par visioconférence et le vote par correspondance si l'assemblée l'a décidé. Le module enregistre la présence et les votes et produit un procès-verbal en moins de 10 minutes.
Que deviennent les données en cas de changement de prestataire ?
Le code et les données vous appartiennent. Un export complet des comptes et documents est prévu au contrat, avec réversibilité sous 30 jours.
Faut-il une application mobile native ?
Non, une PWA installable suffit pour 9 000 copropriétaires et coûte 40 à 60 % de moins qu'une application publiée sur les stores, sans frais de mise à jour supplémentaires.
Comment sont sécurisés les comptes ?
Connexion par e-mail avec double authentification optionnelle, chiffrement des données, hébergement en France conforme au RGPD et journalisation des accès aux documents sensibles.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous votre nombre de copropriétés, votre logiciel comptable et votre volume d'appels : nous chiffrons le périmètre, un budget entre 35 000 et 70 000 € HT et un planning de 4 à 5 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
