Le verdict en trois phrases
La loi ALUR impose au syndic professionnel un extranet copropriétaires donnant accès aux documents de la copropriété, et la loi ELAN a ouvert la voie aux AG en visioconférence et au vote par correspondance. Pour un cabinet de 140 copropriétés et 7 000 lots, un logiciel du marché coûte 0,50 à 1,20 € par lot et par mois, tandis qu'un extranet sur mesure connecté au logiciel de gestion revient à 20 000 à 40 000 € HT en investissement initial. Le sur mesure se justifie quand le cabinet veut se différencier sur le service, réduire les appels de 35 % et ne plus subir la tarification au lot.
Ce que la réglementation exige, et ce que les copropriétaires attendent
L'extranet obligatoire doit au minimum donner accès au règlement de copropriété, aux procès-verbaux des trois dernières AG, aux contrats d'entretien, au carnet d'entretien et, pour chaque copropriétaire, à son compte individuel. Le décret de 2019 précise la liste. Mais un copropriétaire marseillais en 2026 attend davantage : déclarer un sinistre avec photo depuis son téléphone, suivre l'intervention du plombier, voter avant l'AG sans se déplacer et recevoir les appels de fonds par e-mail avec paiement en ligne.
Le coût caché d'un extranet minimal se lit dans le standard téléphonique : un gestionnaire de 50 copropriétés reçoit couramment 25 à 40 appels par jour, dont la moitié porte sur des questions dont la réponse existe déjà dans un document.
| Fonction | Obligation légale | Logiciel du marché | Sur mesure |
|---|---|---|---|
| Documents de la copropriété | oui (ALUR) | inclus | inclus |
| Compte individuel copropriétaire | oui | inclus | inclus, temps réel |
| AG en visio intégrée | non (possibilité ELAN) | option 2 à 5 € par lot/an | intégrée, salle virtuelle |
| Vote par correspondance électronique | encadré (formulaire légal) | selon éditeur | intégré, horodaté |
| Déclaration de sinistre avec photo | non | basique | parcours complet, suivi artisan |
| Paiement des appels de fonds en ligne | non | souvent en option | carte, prélèvement SEPA |
| Application mobile à votre marque | non | rare | PWA à vos couleurs |
Logiciel du marché ou sur mesure : le calcul sur 5 ans
La tarification au lot paraît légère au départ, mais elle grandit avec le portefeuille. Pour 7 000 lots, la différence devient significative dès la troisième année.
| Poste (7 000 lots) | Logiciel du marché bas | Logiciel du marché haut | Extranet sur mesure |
|---|---|---|---|
| Coût par lot et par mois | 0,50 € | 1,20 € | 0 € |
| Abonnement annuel | 42 000 € | 100 800 € | 0 € |
| Développement initial | 0 € | 0 € | 20 000 à 40 000 € HT |
| Hébergement, maintenance, évolutions | inclus | inclus | 6 000 à 12 000 €/an |
| Visio AG et vote (options) | 7 000 à 14 000 €/an | inclus | inclus |
| Total sur 5 ans (ordre de grandeur) | 245 000 à 280 000 € | 504 000 € | 50 000 à 100 000 € |
Attention : le sur mesure ne remplace pas le logiciel de gestion comptable de copropriété (comptabilité, répartition des charges, appels de fonds). Il s'y connecte par API ou par export programmé. Le comparatif ci-dessus porte sur la couche extranet et services aux copropriétaires, à périmètre égal. Si votre éditeur actuel inclut déjà l'extranet dans la licence de gestion, le calcul doit intégrer la part réellement facturée pour l'extranet.
Le périmètre d'un extranet sur mesure à 20 000 - 40 000 € HT
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| Module | Budget indicatif (€ HT) | Délai |
|---|---|---|
| Espace documentaire et compte individuel (connecteur gestion) | 6 000 à 11 000 | 3 à 4 semaines |
| AG en visio, émargement, quorum, vote horodaté | 5 000 à 10 000 | 3 semaines |
| Déclaration et suivi des sinistres avec artisans | 3 500 à 7 000 | 2 semaines |
| Paiement en ligne des appels de fonds | 2 000 à 4 500 | 1 à 2 semaines |
| Messagerie conseil syndical et notifications | 2 000 à 4 000 | 1 semaine |
| Application mobile PWA à la marque du cabinet | 1 500 à 3 500 | 1 semaine |
Mini cas pratique
Stéphane, gérant d'un cabinet de syndic du 6e arrondissement de Marseille, gère 140 copropriétés et 7 000 lots avec 9 gestionnaires. Son éditeur lui facture 0,85 € par lot et par mois pour l'extranet et les options, soit 71 400 € par an. Devis sur mesure : 32 000 € HT, puis 9 000 € par an de maintenance. Sur 5 ans : 32 000 + 45 000 = 77 000 € contre 357 000 €. Côté exploitation, ses gestionnaires reçoivent 270 appels par jour au total ; une baisse de 35 % libère 95 appels de 4 minutes, soit plus de 6 heures par jour, l'équivalent de près d'un poste de gestionnaire à 42 000 € chargés. Le projet est rentabilisé en moins de 6 mois.
FAQ
Le vote à distance est-il juridiquement valable en AG de copropriété ? Oui, la participation par visioconférence et le vote par correspondance via le formulaire réglementaire sont prévus depuis la loi ELAN et ses décrets. L'AG doit avoir décidé des moyens techniques, et le système doit garantir l'identification et l'horodatage, ce qu'un module sur mesure assure.
Faut-il changer de logiciel de gestion de copropriété ? Non. L'extranet se connecte à votre logiciel existant par API ou export automatique quotidien. Comptez 6 000 à 11 000 € HT pour ce connecteur selon l'éditeur.
Combien de temps pour lancer l'extranet ? 8 à 12 semaines pour le périmètre complet, avec une mise en service progressive : documents d'abord, puis sinistres, puis AG en visio avant la saison des assemblées.
Les données des copropriétaires sont-elles protégées ? L'hébergement se fait en France ou dans l'UE, avec chiffrement, authentification à double facteur pour les gestionnaires et registre RGPD. Un audit de sécurité externe coûte 2 500 à 5 000 € HT.
Et si nous passons à 10 000 lots ? Le coût reste quasi fixe, environ 1 000 à 2 000 € de plus par an d'hébergement, alors qu'un logiciel au lot augmenterait de 18 000 à 43 000 € par an.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous votre nombre de lots et votre logiciel de gestion : nous chiffrons l'extranet, les AG en visio et le vote à distance, pour un budget indicatif de 20 000 à 40 000 € HT et une mise en service en 8 à 12 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
