Le verdict en trois phrases
La loi ALUR oblige les syndics professionnels à proposer un extranet copropriétaires, et la plupart des cabinets indépendants subissent celui de leur éditeur de gestion, facturé 2 à 4 EUR par lot et par an. Un extranet sur mesure entre 25 000 et 55 000 EUR HT, connecté au logiciel comptable existant, ajoute ce que les copropriétaires réclament : appels de fonds lisibles, AG en visio avec vote par correspondance et signalement d'incidents photo à l'appui. Pour un syndic de 4 500 lots, l'argument principal n'est pas la licence économisée mais les 40 % d'appels entrants en moins, qui libèrent un gestionnaire pour de nouveaux mandats.
Ce que la loi impose et ce que les copropriétaires attendent
Le décret du 23 mai 2019 fixe la liste minimale des documents accessibles en ligne. Le reste relève de la qualité de service, et c'est là que se joue le renouvellement des mandats à Nice, où la concurrence entre syndics est forte.
| Fonction | Obligation ALUR | Attente copropriétaire | Coût indicatif (EUR HT) |
|---|---|---|---|
| Règlement, PV d'AG, contrats | Oui | Recherche rapide par immeuble | 3 000 à 6 000 |
| Compte individuel et appels de fonds | Oui | Paiement en ligne, échéancier | 4 000 à 8 000 |
| Carnet d'entretien, diagnostics | Oui | Historique des travaux en photos | 2 000 à 4 000 |
| AG en visio + vote par correspondance | Non (autorisé) | Voter sans se déplacer | 6 000 à 12 000 |
| Signalement d'incidents | Non | Photo, suivi, notification de résolution | 4 000 à 8 000 |
| Espace conseil syndical | Non | Validation des factures, échanges | 3 000 à 6 000 |
| Connexion au logiciel comptable | Non | Soldes à jour sans ressaisie | 3 000 à 11 000 |
Le vote par correspondance, autorisé depuis 2020, est la fonctionnalité qui fait le plus progresser la participation : on passe couramment de 35 à 40 % des tantièmes représentés à 55 à 65 %.
Licence éditeur ou extranet sur mesure : la comparaison sur 5 ans
| Poste | Extranet éditeur | Extranet sur mesure |
|---|---|---|
| Coût initial | 0 à 3 000 EUR HT | 25 000 à 55 000 EUR HT |
| Licence ou maintenance annuelle | 9 000 à 18 000 EUR HT (4 500 lots) | 6 000 à 10 000 EUR HT |
| Coût cumulé sur 5 ans | 45 000 à 93 000 EUR HT | 55 000 à 105 000 EUR HT |
| Personnalisation à votre marque | Logo seulement | Complète |
| Vote AG intégré | Option payante ou absent | Inclus |
| Propriété des données et du code | Éditeur | Syndic |
| Dépendance en cas de hausse tarifaire | Forte | Faible |
Sur le seul coût, l'écart reste faible à 5 ans. La décision se prend sur la qualité de service, la maîtrise des données et le temps gagné par les gestionnaires.
Planning et architecture
| Phase | Durée | Points clés |
|---|---|---|
| Cadrage | 3 semaines | Parcours copropriétaire, conseil syndical, gestionnaire |
| Connecteur comptable | 3 à 5 semaines | Export ou API du logiciel de gestion |
| Lot 1 : documents et comptes | 6 à 8 semaines | Conformité ALUR complète |
| Lot 2 : AG, vote, incidents | 6 à 8 semaines | Visio, feuille de présence, résultats |
| Recette et déploiement | 3 semaines | Import des 90 copropriétés, envoi des accès |
| Total | 4 à 6 mois | Hébergement en France, sauvegardes quotidiennes |
Mini cas pratique
Frédéric dirige un cabinet de syndic indépendant à Nice : 90 copropriétés, 4 500 lots, 6 gestionnaires. Le cabinet reçoit environ 1 200 appels par mois, dont 40 % concernent un solde, un document ou un incident déjà connu. L'extranet sur mesure, facturé 42 000 EUR HT, réduit ces appels d'environ 480 par mois. À 6 minutes par appel, ce sont 48 heures par mois, presque un tiers de poste de gestionnaire. La licence éditeur à 3 EUR par lot (13 500 EUR HT par an) est remplacée par 8 000 EUR HT de maintenance. Avec le temps libéré, le cabinet reprend 8 copropriétés supplémentaires, soit environ 32 000 EUR HT d'honoraires annuels. Le projet est remboursé en moins de deux ans.
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FAQ
Un extranet sur mesure reste-t-il conforme à la loi ALUR ?
Oui, à condition de mettre à disposition la liste de documents fixée par le décret de 2019 pour chaque copropriété. Le cahier des charges doit reprendre cette liste point par point.
Le vote en ligne a-t-il une valeur juridique ?
Le vote par correspondance via formulaire et la participation en visioconférence sont prévus par les textes depuis 2020. L'extranet doit horodater chaque vote et produire une feuille de présence exploitable par le président de séance.
Peut-on garder notre logiciel de gestion comptable ?
Oui. Le connecteur, entre 3 000 et 11 000 EUR HT selon l'API disponible, synchronise soldes, appels de fonds et documents chaque nuit.
Combien coûte l'hébergement ?
Pour 4 500 lots et quelques dizaines de milliers de documents, comptez 100 à 300 EUR HT par mois en France, sauvegardes comprises.
Les copropriétaires âgés vont-ils l'utiliser ?
En pratique, 50 à 70 % des copropriétaires activent leur compte la première année si l'accès se fait par lien envoyé par e-mail et SMS, sans mot de passe complexe.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
