Le verdict en trois phrases
Pour un syndic de 180 copropriétés à Grenoble, l'extranet copropriétaires coûte en 2026 25 000 à 60 000 EUR HT en développement sur mesure, ou 1 à 3 EUR par lot et par mois chez un éditeur spécialisé. Le minimum légal de la loi ALUR (documents obligatoires accessibles en ligne) est couvert par presque tous les logiciels de gestion ; l'intérêt du sur mesure apparaît quand on veut réduire les appels, les e-mails et les relances. Au-delà de 6 000 à 8 000 lots, le sur mesure devient généralement moins cher que l'abonnement sur 5 ans.
Ce que la loi impose, ce que les copropriétaires attendent
Depuis le décret du 23 mai 2019, le syndic professionnel doit proposer un espace en ligne sécurisé donnant accès aux documents de la copropriété : règlement, carnet d'entretien, procès-verbaux des trois dernières assemblées, contrats, et pour chaque copropriétaire son compte et ses appels de fonds. Le contrat type prévoit que ce service est inclus dans les honoraires de base : il ne peut pas être facturé en supplément.
Les copropriétaires veulent aujourd'hui davantage : signaler une fuite avec une photo, suivre l'intervention, voter par correspondance avant l'AG (formulaire prévu depuis 2020), payer en ligne, recevoir les convocations en recommandé électronique.
| Fonctionnalité | Obligatoire ALUR | Éditeur standard | Sur mesure |
|---|---|---|---|
| Documents de la copropriété | Oui | Inclus | Inclus |
| Compte individuel et appels de fonds | Oui | Inclus | Inclus, temps réel |
| Signalements avec photo et suivi | Non | Souvent basique | Workflow complet avec prestataires |
| Vote par correspondance | Non | Option selon éditeur | Inclus, intégré à la convocation |
| Paiement en ligne (carte, prélèvement) | Non | Option payante | Inclus, rapprochement automatique |
| Recommandé électronique | Non | Partenaire tiers | Intégration AR24 ou équivalent |
| Espace conseil syndical | Non | Rarement | Inclus, validation des factures |
Combien ça coûte vraiment
Le calcul se fait sur 5 ans, en comparant l'abonnement et le développement plus la maintenance. Avec 180 copropriétés, un syndic grenoblois gère souvent 5 000 à 7 000 lots.
| Poste | Éditeur SaaS (6 000 lots) | Sur mesure | Commentaire |
|---|---|---|---|
| Mise en place | 2 000 à 6 000 EUR HT | 25 000 à 60 000 EUR HT | Reprise des données incluse |
| Coût annuel | 72 000 à 216 000 EUR HT | 6 000 à 12 000 EUR HT | 1 à 3 EUR/lot/mois vs maintenance |
| Coût sur 5 ans | 362 000 à 1 086 000 EUR HT | 55 000 à 120 000 EUR HT | Hors hébergement |
| Hébergement | Inclus | 150 à 400 EUR HT/mois | Hébergement en France recommandé |
| Délai | 4 à 8 semaines | 3 à 5 mois | Avec connecteur au logiciel comptable |
| Personnalisation | Limitée à la feuille de route éditeur | Totale | Marque du syndic, parcours propres |
Attention : beaucoup de logiciels de gestion incluent déjà un extranet basique dans leur licence. Dans ce cas, le vrai choix est entre se contenter de cet extranet ou construire une couche « services » sur mesure, connectée par API, pour 25 000 à 40 000 EUR HT.
Points techniques à exiger
- Connexion au logiciel de gestion (comptabilité, lots, copropriétaires) par API ou export quotidien.
- Hébergement en France, chiffrement, double authentification pour les gestionnaires, conformité RGPD et registre des traitements.
- Application mobile ou PWA, car 60 à 70 % des connexions se font sur téléphone.
- Tableau de bord des signalements par immeuble pour les gestionnaires et le conseil syndical.
Mini cas pratique
Julien, directeur d'un cabinet de syndic fictif à Grenoble (180 copropriétés, 6 200 lots, 9 gestionnaires), reçoit en moyenne 350 appels et e-mails par semaine. Avec un extranet sur mesure à 42 000 EUR HT plus 9 000 EUR HT par an de maintenance, il vise une baisse de 35 % des sollicitations.
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35 % de 350 sollicitations de 8 minutes représente 16 heures par semaine, environ 0,45 ETP de gestionnaire, soit près de 22 000 EUR par an chargés. L'investissement est rentabilisé en moins de 3 ans, sans compter les AG raccourcies par le vote par correspondance. Calcul illustratif, ordre de grandeur 2026.
FAQ
L'extranet copropriétaires est-il obligatoire ?
Oui pour les syndics professionnels depuis la loi ALUR et le décret du 23 mai 2019. Il doit être inclus dans le forfait de base et donner accès aux documents listés, sans supplément.
Combien coûte un extranet sur mesure en 2026 ?
Entre 25 000 et 60 000 EUR HT selon les fonctionnalités, plus 6 000 à 12 000 EUR HT par an de maintenance. Une couche de services connectée à un logiciel existant démarre vers 25 000 EUR HT.
Le vote par correspondance est-il légal en ligne ?
Le formulaire de vote par correspondance est prévu par l'arrêté du 2 juillet 2020. Il doit être reçu au moins 3 jours francs avant l'assemblée, ce que l'extranet peut horodater.
Quel délai pour un projet complet ?
Comptez 3 à 5 mois, dont 4 à 6 semaines pour le connecteur au logiciel de gestion et la reprise des données.
Sur mesure ou éditeur ?
En dessous de 3 000 lots, l'éditeur reste souvent plus économique. Au-delà de 6 000 lots, le coût cumulé de l'abonnement dépasse généralement celui du sur mesure dès la troisième année.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
