Le verdict en trois phrases
Un cabinet d'ingénierie du bâtiment à Paris qui traite 1 800 missions par an et dont les assistantes consacrent 40 % de leur temps à envoyer des rapports a un problème de distribution, pas de production. Un extranet clients donne aux foncières et aux assureurs un accès direct au statut de chaque mission, aux photos et aux rapports PDF, avec authentification forte et hébergement en France. Chez Kolonell, ce type d'application se situe entre 2 500 000 et 15 000 000+ FCFA (3 810 à 22 870+ EUR) selon la complexité, pour 3 à 5 mois de délai, le reste étant chiffré sur devis.
Où part le temps des assistantes
Le directeur d'un cabinet de diagnostic et d'ingénierie structure reçoit chaque jour des messages du type « où en est la mission du 12 rue X ? » ou « pouvez-vous renvoyer le rapport de mars ? ». Les foncières gèrent des centaines d'actifs, les assureurs des dizaines de dossiers de sinistres ouverts, et chacun veut ses documents sans attendre.
En ordre de grandeur 2026, une mission génère 4 à 8 échanges avec le client (confirmation, planification, compte rendu de visite, rapport, version corrigée, facture). Sur 1 800 missions, cela représente 7 000 à 14 000 échanges par an, la plupart sans valeur ajoutée.
| Tâche | Avant extranet | Avec extranet |
|---|---|---|
| Réponse aux demandes de statut | 10 à 15 minutes par demande | Consultation directe par le client |
| Envoi d'un rapport et de ses annexes | E-mail avec pièces jointes lourdes | Dépôt unique, notification automatique |
| Renvoi d'un rapport ancien | 5 à 20 minutes de recherche | Historique consultable par actif |
| Photos de visite | WeTransfer ou clé USB | Galerie par mission, horodatée |
| Part du temps assistantes consacrée aux envois | 40 % | 10 à 15 %, en estimation |
| Traçabilité des téléchargements | Aucune | Journal par utilisateur |
Les fonctions attendues par les foncières et les assureurs
Le client se connecte, voit son portefeuille d'actifs ou de dossiers, filtre par statut (commandée, planifiée, visite réalisée, rapport en relecture, rapport livré), télécharge les rapports PDF signés et consulte les photos. Les gestionnaires d'une foncière ne voient que leurs immeubles, l'expert d'un assureur uniquement ses dossiers.
Côté cabinet, l'ingénieur dépose photos et rapport depuis le terrain sur tablette, le statut se met à jour, et le client reçoit une notification. Les exigences de sécurité des grands comptes imposent une authentification forte (code par application ou par SMS), un hébergement en France et une gestion fine des droits.
| Module | Complexité simple | Complexité moyenne | Complexité élevée |
|---|---|---|---|
| Espace client et liste des missions | Oui | Oui | Oui, multi-entités et multi-sites |
| Statut de mission | Mise à jour manuelle | Mise à jour depuis la tablette terrain | Synchronisation avec l'outil de planification interne |
| Dépôt de photos et rapports PDF | Dépôt par le bureau | Dépôt terrain, galerie horodatée | Versions, annotations et signature électronique |
| Authentification forte | Code par e-mail | Application d'authentification | SSO pour les grands comptes |
| Droits utilisateurs | Un compte par client | Rôles par client | Rôles par actif, par dossier et par agence |
| Prix Kolonell indicatif | 2 500 000 à 4 000 000 FCFA (3 810 à 6 100 EUR) | 4 000 000 à 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR) | 7 000 000 à 15 000 000+ FCFA (10 670 à 22 870+ EUR) |
Pour un cabinet servant des foncières et des assureurs avec des exigences de sécurité élevées, le projet se situe le plus souvent entre la complexité moyenne et élevée. L'hébergement en France et la volumétrie de stockage (une mission peut compter 200 photos) sont chiffrés dans le devis.
Extranet sur mesure ou GED du marché ?
Les solutions de gestion documentaire en SaaS coûtent, en ordre de grandeur 2026, 15 à 40 EUR par utilisateur et par mois. Avec 300 utilisateurs côté clients, la facture annuelle dépasse vite 50 000 EUR, sans le suivi de statut des missions. L'extranet sur mesure appartient au cabinet et s'adapte à son processus. La maintenance Kolonell coûte ensuite 35 000, 75 000 ou 120 000 FCFA par mois (53, 114 ou 183 EUR) selon le niveau de service.
Mini cas pratique
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M. Lefèvre dirige un cabinet d'ingénierie du bâtiment à Paris avec 4 assistantes, soit environ 6 400 heures de travail par an. À 40 % consacrés aux envois et aux relances, cela représente 2 560 heures. Si l'extranet ramène cette part à 12 %, le temps tombe à 768 heures, soit 1 792 heures récupérées. Valorisées à 38 EUR chargés de l'heure, l'économie atteint 68 096 EUR par an.
Ces heures sont réaffectées à la planification et à la facturation, ce qui permet d'absorber 300 missions de plus sans recrutement. Un projet de complexité élevée autour de 18 000 EUR est amorti en un peu plus de trois mois.
FAQ
Les clients doivent-ils installer un logiciel ?
Non, l'extranet fonctionne dans le navigateur. Seule l'authentification forte demande une application gratuite sur téléphone ou la réception d'un code, ce qui prend moins de 2 minutes à configurer.
Où sont hébergées les données ?
En France, sur une infrastructure choisie selon les exigences de vos clients. Les sauvegardes quotidiennes et la durée de conservation, par exemple 10 ans pour les rapports, sont précisées dans le devis.
Peut-on connecter l'extranet à notre logiciel de planification ?
Oui si l'outil propose une API ou des exports. Cette connexion relève de la complexité élevée et réduit à zéro la double saisie des statuts.
Combien de temps dure le projet ?
Comptez 3 à 5 mois, avec un pilote sur 2 ou 3 clients pendant 4 semaines avant l'ouverture à tout le portefeuille.
Les rapports peuvent-ils être signés électroniquement ?
Oui, la signature électronique des rapports PDF est prévue en complexité élevée. Elle évite les impressions et les scans, environ 3 minutes gagnées par rapport.
Parlons de votre projet. Décrivez vos types de missions, vos clients et leurs exigences de sécurité : nous cadrons un extranet livrable en 3 à 5 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
