Le verdict en trois phrases
Un extranet actionnaires sur mesure pour une holding familiale de 12 filiales et 60 actionnaires à Casablanca coûte en 2026 entre 250 000 et 500 000 MAD HT, livré en 3 à 4 mois. Il remplace les envois de convocations par e-mail, les PDF qui circulent sans contrôle et les procurations scannées par un espace unique, avec double authentification, filigrane nominatif et vote électronique. La conformité à la loi 09-08 et la déclaration à la CNDP font partie du cadrage dès le départ, pas d'une étape ajoutée à la fin.
Pourquoi la holding a besoin d'un extranet
Le secrétaire général d'une holding familiale gère chaque année 2 assemblées générales au niveau holding, 12 assemblées de filiales, une dizaine de conseils, et la diffusion des états financiers à 60 actionnaires répartis entre Casablanca, Rabat, Paris et Montréal. Les documents partent par e-mail, sont transférés, et personne ne sait qui a lu quoi.
| Problème actuel | Conséquence | Réponse de l'extranet |
|---|---|---|
| Convocations par e-mail sans accusé | Contestation possible du délai légal | Envoi tracé, accusé de lecture horodaté |
| États financiers transférés hors du cercle | Fuite d'informations sensibles | Filigrane nominatif, téléchargement limité |
| Procurations scannées et WhatsApp | Quorum difficile à vérifier | Pouvoirs électroniques et calcul automatique du quorum |
| PV signés en papier et archivés en bureau | Recherche longue, risque de perte | Registre numérique indexé par société et par année |
| Actionnaires à l'étranger | Participation faible aux AG | Vote à distance et visioconférence intégrée |
| Droits différents par filiale | Erreurs d'envoi | Profils par société, par catégorie de titres |
Fonctionnalités et prix en 2026
| Module | Contenu | Prix 2026 (MAD HT) | Délai |
|---|---|---|---|
| Socle sécurisé | Comptes, double authentification, profils par filiale | 60 000 à 100 000 | 4 semaines |
| Data room documents | Classement, filigrane dynamique, journal des consultations | 50 000 à 90 000 | 3 à 4 semaines |
| Assemblées et conseils | Convocations, ordre du jour, pouvoirs, quorum | 50 000 à 110 000 | 4 semaines |
| Vote électronique | Vote par résolution, procès-verbal automatique | 40 000 à 90 000 | 3 semaines |
| Registre des titres | Mouvements, catégories d'actions, historique | 30 000 à 60 000 | 2 à 3 semaines |
| Conformité loi 09-08 | Registre des traitements, dossier CNDP, politique de conservation | 20 000 à 50 000 | en parallèle |
Une version socle, data room et assemblées se situe entre 250 000 et 320 000 MAD HT. Avec vote électronique, registre des titres et signature électronique des PV, le budget atteint 420 000 à 500 000 MAD HT. La maintenance (hébergement au Maroc ou en Europe selon la politique de la holding, sauvegardes, mises à jour de sécurité, support) coûte 8 000 à 15 000 MAD HT par mois.
Sécurité et conformité : les exigences à écrire dans le cahier des charges
La loi 09-08 impose une déclaration ou une demande d'autorisation auprès de la CNDP pour les traitements de données personnelles des actionnaires, et encadre les transferts hors du Maroc, ce qui pèse sur le choix de l'hébergement. À exiger : double authentification par application ou SMS, chiffrement des documents au repos, journal des consultations conservé 5 ans, filigrane portant le nom et la date de consultation, test d'intrusion avant mise en ligne (40 000 à 70 000 MAD), et une procédure de révocation immédiate d'un accès en cas de cession de titres. La valeur juridique du vote électronique doit être prévue dans les statuts : une modification statutaire, à valider avec votre avocat, précède souvent la mise en service.
Mini cas pratique
M. Bennani, secrétaire général d'une holding familiale à Casablanca, organise 14 assemblées et 10 conseils par an. Chaque assemblée mobilise aujourd'hui environ 3 jours de travail du secrétariat juridique (impression, envois, relances, collecte des pouvoirs, rédaction du PV), soit 72 jours par an. À 2 500 MAD le coût journalier chargé, cela représente 180 000 MAD par an, plus environ 30 000 MAD d'envois recommandés et de déplacements. Il retient une version à 380 000 MAD HT avec vote électronique et une maintenance à 11 000 MAD par mois. Hypothèse : le temps par assemblée tombe à 1 jour. Gain : 120 000 MAD de temps et 25 000 MAD de frais, soit 145 000 MAD par an pour 132 000 MAD de maintenance annuelle. Le gain financier direct reste modeste : la décision se justifie surtout par la réduction du risque de contestation et par la participation des actionnaires à l'étranger, passée de 40 à 85 % lors du pilote.
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FAQ
Le vote électronique est-il valable pour une assemblée de SA au Maroc ?
Il l'est si les statuts le prévoient et si l'identification des actionnaires est fiable. Prévoyez une modification statutaire et 2 à 4 semaines de travail avec votre conseil juridique avant la première AG en ligne.
Où héberger les données des actionnaires ?
Un hébergement au Maroc simplifie la conformité à la loi 09-08. Un hébergement en Europe est possible avec une autorisation de transfert de la CNDP, à anticiper sur 1 à 3 mois.
Un actionnaire peut-il imprimer ou transférer un document ?
Il peut consulter, et télécharger si vous l'autorisez, mais chaque copie porte un filigrane avec son nom et la date. Le journal enregistre chaque consultation pendant 5 ans.
Combien d'actionnaires et de filiales l'extranet supporte-t-il ?
L'architecture tient sans difficulté plusieurs centaines d'utilisateurs et des dizaines de sociétés. Ajouter une filiale prend moins d'une heure à l'administrateur.
Peut-on commencer sans le vote électronique ?
Oui, la version socle, data room et assemblées à partir de 250 000 MAD HT est livrée en 3 mois. Le vote électronique s'ajoute ensuite pour 40 000 à 90 000 MAD HT.
Parlons de votre projet. Décrivez-nous votre nombre de sociétés, d'actionnaires et le calendrier de vos assemblées : nous chiffrons un extranet entre 250 000 et 500 000 MAD HT avec un planning de 3 à 4 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
