Consulter des agences pour le site d'une ONG internationale à Dakar : méthode et grille

Le verdict en trois phrases

Pour le site d'une ONG internationale à Dakar, la consultation d'agences se gagne en amont, avec des termes de référence précis et une grille de notation publiée avant la réception des offres. Au-delà de 5 000 USD, la plupart des bailleurs exigent 3 devis minimum, une notation traçable et un procès-verbal de sélection. Prévoyez 10 à 16 semaines entre la publication des TDR et la mise en ligne, dont 3 à 4 semaines pour la seule consultation.

Les règles d'achat du bailleur, point de départ obligatoire

Le responsable communication n'est pas libre de choisir son prestataire. Les bailleurs institutionnels (agences de coopération européennes, Nations unies, fondations américaines) imposent des seuils de mise en concurrence, et un audit peut rejeter une dépense mal documentée. Avant d'écrire une ligne des TDR, demandez au service des achats le manuel de procédures applicable au projet.

Ces seuils sont des ordres de grandeur 2026 ; chaque bailleur fixe les siens et ils prévalent toujours.

Rédiger des termes de référence qui produisent des offres comparables

Des TDR vagues donnent des offres impossibles à comparer, l'une à 4 000 USD, l'autre à 30 000 USD. Les TDR d'un site d'ONG doivent couvrir au minimum le contexte et les publics (bailleurs, partenaires, bénéficiaires, presse), l'arborescence cible avec le nombre de pages et de modèles, le bilinguisme FR/EN avec la répartition de la traduction, les exigences d'accessibilité (WCAG 2.1 niveau AA), l'outil de gestion de contenu et le circuit de validation, l'hébergement, la sauvegarde et la sécurité, la protection des données au regard de la loi sénégalaise 2008-12 et du RGPD si des donateurs européens sont concernés, et enfin le planning, les livrables et les modalités de paiement par jalons.

Ajoutez une annexe avec trois sites de référence et les contenus existants (rapports annuels, fiches programmes, photos). Les agences chiffreront sur une base identique.

La grille de notation technique et financière

La pondération la plus utilisée pour ce type de prestation est 70 % technique et 30 % financière, avec une note technique minimale (souvent 70 sur 100) pour que l'offre financière soit ouverte.

Sur le marché dakarois, un site d'ONG bilingue de 20 à 40 pages se situe en ordre de grandeur 2026 entre 8 000 et 35 000 USD selon les intégrations (dons en ligne, cartographie des projets, base documentaire). Kolonell répond à ce type de consultation sur devis, avec une offre technique structurée selon votre grille.

Mini cas pratique

Aïssatou, responsable communication d'une ONG de santé communautaire basée aux Almadies, reçoit trois offres pour un site bilingue de 30 pages. Agence A : note technique 82, prix 18 000 USD. Agence B : note technique 74, prix 12 000 USD. Agence C : note technique 65, éliminée sous le seuil de 70.

Notes financières : A obtient 12 000 / 18 000 × 30 = 20 points, B obtient 30 points. Notes techniques ramenées sur 70 : A obtient 82 × 0,7 = 57,4 et B obtient 74 × 0,7 = 51,8. Totaux : A = 77,4, B = 81,8. L'agence B est retenue, et le procès-verbal documente chaque calcul pour l'audit du bailleur.

FAQ

Combien d'agences faut-il consulter pour un site d'ONG ?

Au moins 3 dès que le montant dépasse le seuil du bailleur, souvent 5 000 USD. Inviter 4 à 5 agences sécurise la procédure si l'une ne répond pas ou est éliminée.

Faut-il publier le budget dans les termes de référence ?

Afficher une enveloppe indicative, par exemple 15 000 à 25 000 USD, améliore la comparabilité des offres. Sans budget, les écarts entre offres dépassent souvent un facteur 5.

Quel délai prévoir entre les TDR et la mise en ligne ?

Comptez 3 à 4 semaines de consultation, puis 8 à 12 semaines de production. Le total de 10 à 16 semaines inclut la traduction et la validation par le siège.

L'accessibilité WCAG est-elle vraiment exigée ?

De plus en plus de bailleurs européens et onusiens l'exigent pour les supports publics. Le niveau AA est la référence, avec un audit qui coûte en ordre de grandeur 1 500 à 4 000 USD s'il est réalisé par un tiers.

Comment traiter la traduction FR/EN dans l'offre ?

Précisez si la traduction est fournie par l'ONG ou par l'agence. Une traduction professionnelle coûte en ordre de grandeur 0,08 à 0,15 USD par mot, soit 2 400 à 4 500 USD pour 30 000 mots.

Parlons de votre projet. Transmettez-nous vos termes de référence et votre calendrier de consultation, nous préparons une offre technique et financière structurée selon votre grille. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.