Le verdict en trois phrases
Un assistant IA branché sur vos documents internes (technique dite RAG, génération augmentée par recherche) est aujourd'hui un projet maîtrisé, à condition de traiter la sécurité des droits d'accès comme une exigence de départ et non comme une option. Pour une ETI lyonnaise de 15 000 procédures et contrats, le budget du marché se situe entre 15 000 et 40 000 EUR HT de mise en place, plus 200 à 1 500 EUR par mois de consommation de modèles. Le retour se mesure en questions absorbées : autour de 30 % des sollicitations internes du support RH, juridique et qualité.
Pourquoi ChatGPT seul ne suffit pas
Un abonnement grand public à un assistant conversationnel ne connaît ni vos procédures qualité, ni vos contrats fournisseurs, ni vos accords d'entreprise. Copier-coller ces documents dans un outil public expose l'entreprise à une fuite de données et viole souvent vos propres engagements de confidentialité envers clients et partenaires. Un assistant RAG fonctionne autrement : les documents restent dans votre périmètre, sont découpés et indexés dans une base vectorielle hébergée dans l'Union européenne, et le modèle ne reçoit à chaque question que les passages pertinents que l'utilisateur a le droit de voir.
C'est ce dernier point qui fait la différence entre une démonstration et un outil déployable. Un technicien de maintenance ne doit pas obtenir, par une question habile, un extrait du contrat de travail du directeur commercial.
Les options et leurs coûts en 2026
| Option | Mise en place, ordre de grandeur 2026 | Coût mensuel | Droits d'accès par document | Hébergement |
|---|---|---|---|---|
| Copilote intégré à la suite bureautique | 0 à 5 000 EUR | 25 à 35 EUR par utilisateur | Hérités de la suite | Selon contrat éditeur |
| Plateforme RAG SaaS paramétrée | 5 000 à 15 000 EUR HT | 500 à 3 000 EUR | Partiels, par espace | UE souvent en option |
| RAG sur mesure | 15 000 à 40 000 EUR HT | 200 à 1 500 EUR d'API + hébergement | Fins, document par document | UE, chez vous ou cloud souverain |
| Modèle open source auto-hébergé | 30 000 à 60 000 EUR HT | 800 à 2 500 EUR de GPU | Fins | Totalement interne |
Pour 400 utilisateurs, le copilote bureautique coûte vite 12 000 à 14 000 EUR par mois et ne couvre que les documents déjà rangés dans la suite. Le RAG sur mesure devient compétitif dès que vos documents sont dispersés entre GED, intranet, SharePoint et serveurs de fichiers. Chez Kolonell, ces assistants sont livrés dans le cadre de nos projets IA et suivent la grille des applications sur mesure : moyenne de 4 000 000 à 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR) ou complexe de 7 000 000 à 15 000 000+ FCFA (10 670 à 22 870+ EUR) selon le nombre de sources et la finesse des droits.
Sécurité et conformité : la check-list du DSI
| Exigence | Ce qu'il faut vérifier | Niveau attendu en 2026 |
|---|---|---|
| Localisation des données | Base vectorielle, journaux, sauvegardes | Union européenne, contractualisé |
| Réutilisation par le fournisseur de modèle | Clause de non-entraînement | Exclusion écrite, rétention nulle ou 30 jours max |
| Droits d'accès | Filtrage avant envoi au modèle | Synchronisé avec l'annuaire (Entra ID, LDAP) |
| Traçabilité | Questions, sources citées, utilisateur | Journal conservé 6 à 12 mois |
| AI Act | Classification du système | Risque limité, obligation de transparence |
| RGPD | Analyse d'impact si données RH | AIPD réalisée avant mise en production |
L'AI Act européen, dont les obligations s'appliquent progressivement jusqu'en 2026 et 2027, classe un assistant documentaire interne en risque limité dans la grande majorité des cas : il faut informer les utilisateurs qu'ils dialoguent avec une IA et documenter le système. Si l'assistant sert à évaluer des salariés ou à trier des candidatures, il bascule en haut risque, ce qui change radicalement le dossier.
Déroulé type sur 8 à 12 semaines
Les semaines 1 et 2 servent à inventorier les sources et à cartographier les droits. Les semaines 3 à 6 couvrent l'ingestion, le découpage des documents, l'indexation et le filtrage par habilitation. Les semaines 7 à 9 sont consacrées au test sur un panel de 30 à 50 utilisateurs avec un jeu de 200 questions de référence. Les dernières semaines servent au déploiement progressif par direction et à la mise en place des indicateurs : taux de réponse sourcée, taux de « je ne sais pas », satisfaction.
Mini cas pratique
Marc, DSI d'une ETI industrielle de 900 salariés à Lyon, constate que les services RH, qualité et juridique reçoivent ensemble environ 2 400 questions internes par mois, à 12 minutes de traitement moyen.
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- Questions absorbées par l'assistant : 30 %, soit 720 par mois.
- Temps économisé : 720 fois 12 minutes, soit 144 heures par mois.
- Valeur à 55 EUR de l'heure chargée : 7 920 EUR par mois.
- Coûts : 32 000 EUR HT de mise en place, puis 900 EUR par mois d'API et d'hébergement.
- Gain net mensuel : 7 020 EUR, retour sur investissement en un peu moins de 5 mois.
Même en divisant le taux d'absorption par deux, le projet reste rentable en moins de 10 mois.
FAQ
Nos documents servent-ils à entraîner le modèle ?
Non, si le contrat API est correctement négocié : les grands fournisseurs proposent en 2026 des offres entreprise sans entraînement sur vos données et avec une rétention de 0 à 30 jours. Les documents eux-mêmes restent dans votre base vectorielle hébergée dans l'UE.
Que se passe-t-il quand l'assistant ne connaît pas la réponse ?
Un assistant bien réglé répond « je ne trouve pas cette information » plutôt que d'inventer. Sur un jeu de 200 questions de test, on vise moins de 3 % de réponses non sourcées avant la mise en production.
Combien coûte réellement l'API chaque mois ?
Pour 400 utilisateurs actifs posant 5 questions par jour ouvré, la consommation se situe entre 200 et 1 500 EUR par mois selon le modèle choisi. Un modèle intermédiaire suffit pour 80 % des questions documentaires.
Peut-on connecter SharePoint, la GED et un serveur de fichiers en même temps ?
Oui, chaque source dispose d'un connecteur qui récupère aussi les droits. Comptez 1 à 2 semaines de travail par source atypique, ce qui pèse directement dans le délai de 8 à 12 semaines.
Faut-il un modèle open source hébergé chez nous ?
Seulement si une contrainte réglementaire interdit toute sortie de données, ce qui concerne moins de 10 % des ETI. Le surcoût de 800 à 2 500 EUR par mois de GPU est rarement justifié autrement.
Parlons de votre projet. Nous auditons vos sources documentaires et votre modèle de droits pour cadrer un pilote sur une direction en 8 à 12 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
