Le verdict en trois phrases
Dans une PME lyonnaise de 100 à 500 salariés, le temps perdu à chercher une procédure, une fiche produit ou une clause contractuelle atteint 2 à 4 heures par semaine et par salarié. Copilot Microsoft 365, à environ 28 € par utilisateur et par mois, est une bonne option si toute votre documentation vit dans SharePoint et que tous les salariés en ont l'usage. Un assistant RAG sur mesure à 20 000-45 000 € HT, plus 200 à 1 500 € de consommation mensuelle, devient plus rentable dès 150 utilisateurs ou dès que les réponses doivent venir aussi de l'ERP, avec droits d'accès respectés et sources citées.
Copilot, ChatGPT Enterprise ou assistant RAG sur mesure
Le RAG (génération augmentée par recherche) consiste à faire répondre un modèle de langage uniquement à partir de vos documents, en citant les passages utilisés. Les trois options n'ont pas la même logique de coût.
| Critère | Copilot Microsoft 365 | ChatGPT Enterprise ou équivalent | Assistant RAG sur mesure |
|---|---|---|---|
| Coût initial | 0 à 5 000 € (préparation SharePoint) | 0 à 5 000 € | 20 000 à 45 000 € HT |
| Coût mensuel pour 250 utilisateurs | Environ 7 000 € | 6 000 à 9 000 € | 200 à 1 500 € de consommation, plus 300 à 600 € de maintenance |
| Coût sur 3 ans (250 utilisateurs) | Environ 252 000 € | 216 000 à 324 000 € | 38 000 à 120 000 € |
| Sources connectées | Microsoft 365 | Fichiers chargés, quelques connecteurs | SharePoint, ERP, GED, intranet, tickets |
| Respect des droits d'accès | Oui, hérité de Microsoft 365 | Partiel | Oui, filtrage par groupe à chaque requête |
| Sources citées | Oui | Variable | Oui, avec lien vers le paragraphe |
| Hébergement | Frontière de données UE Microsoft | Selon contrat | UE au choix (France, Allemagne), modèle européen possible |
| Délai de mise en route | 2 à 6 semaines | 1 à 4 semaines | 8 à 14 semaines |
Copilot apporte aussi la rédaction dans Word, Outlook et Teams, que l'assistant sur mesure ne remplace pas. Beaucoup de PME combinent donc quelques licences Copilot pour les fonctions support et un assistant RAG ouvert à tous les salariés.
Ce que coûte un assistant RAG, poste par poste
| Poste | Contenu | Coût indicatif 2026 |
|---|---|---|
| Cadrage et audit documentaire | Inventaire des sources, doublons, droits, cas d'usage prioritaires | 3 000 à 6 000 € HT |
| Ingestion et indexation | Connecteurs SharePoint et ERP, découpage, base vectorielle | 6 000 à 12 000 € HT |
| Moteur de réponse | Recherche hybride, citations, refus si la source manque | 5 000 à 10 000 € HT |
| Interface | Web, Teams ou intranet, historique, retour utilisateur | 3 000 à 8 000 € HT |
| Sécurité et conformité | SSO Entra ID, filtrage par groupe, journalisation, AIPD | 3 000 à 9 000 € HT |
| Consommation du modèle | 10 000 à 60 000 questions par mois | 200 à 1 500 € par mois |
| Maintenance | Mises à jour, suivi qualité, nouvelles sources | 300 à 600 € par mois |
Le point qui fait échouer la plupart des projets n'est pas le modèle mais la documentation : versions obsolètes, doublons, procédures contradictoires. L'audit documentaire initial retire souvent 20 à 35 % des documents avant indexation.
Sécurité des données : les questions à poser
Un assistant interne doit appliquer les mêmes droits que vos partages : un technicien ne doit pas obtenir une réponse tirée d'un dossier RH. Exigez un filtrage des documents par groupe avant l'envoi au modèle, un hébergement UE, l'absence de réutilisation de vos données pour l'entraînement, et une journalisation conservée 6 à 12 mois. Une analyse d'impact (AIPD) est recommandée dès que des données personnelles sont indexées, et le règlement européen sur l'IA impose d'informer les salariés qu'ils dialoguent avec une IA.
Mini cas pratique
Claire, DSI d'une PME industrielle de 280 salariés à Lyon, estime que 180 collaborateurs cherchent des documents chaque semaine, en moyenne 2,5 heures. Avec un coût horaire chargé de 42 €, cela représente 180 x 2,5 x 42 x 45 semaines = 850 500 € par an de temps de recherche.
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L'assistant RAG est chiffré à 34 000 € HT, plus 1 400 € par mois de consommation et de maintenance (16 800 € par an). Si l'assistant fait gagner seulement 30 minutes par semaine à chacun des 180 utilisateurs, le gain atteint 180 x 0,5 x 42 x 45 = 170 100 € par an. Retour sur investissement : environ 3 mois. À titre de comparaison, Copilot pour 180 utilisateurs coûterait environ 60 500 € par an. Ces chiffres sont une estimation 2026, à valider sur un pilote.
FAQ
Combien de documents un assistant RAG peut-il indexer ?
De quelques milliers à plusieurs centaines de milliers sans difficulté. Pour 50 000 documents, l'indexation initiale prend quelques heures et coûte moins de 300 € en traitement.
L'assistant peut-il inventer une réponse ?
Le risque existe, mais il se réduit fortement lorsque l'assistant doit citer sa source et refuser de répondre sans passage pertinent. Sur les projets bien cadrés, le taux de réponses jugées correctes dépasse 85 % au pilote.
Peut-on utiliser un modèle européen ?
Oui, des modèles européens hébergés en France sont disponibles. Leur coût est comparable, avec une qualité légèrement inférieure sur les questions complexes selon nos tests 2026.
Faut-il un pilote avant de déployer ?
Oui, un pilote de 6 à 8 semaines sur un service de 20 à 40 personnes, pour 8 000 à 12 000 € HT, mesure le temps gagné et la qualité des réponses avant d'engager le reste du budget.
L'assistant peut-il interroger l'ERP ?
Oui en lecture, pour des données comme le stock, le statut d'une commande ou une fiche client, toujours dans la limite des droits de l'utilisateur. Comptez 4 000 à 8 000 € HT par connecteur ERP.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous vos sources documentaires, votre nombre d'utilisateurs et vos exigences de sécurité : nous chiffrons le pilote, le budget complet et un planning de 8 à 14 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
