Le verdict en trois phrases
Pour une ETI de 1 200 salariés dont les procédures, la documentation qualité et les politiques RH dorment dans SharePoint, un assistant RAG (recherche augmentée par génération) coûte en 2026 entre 25 000 et 70 000 EUR HT à construire. L'usage revient ensuite à 200 à 1 500 EUR HT par mois selon le volume de questions et le modèle choisi. Le projet se justifie si l'assistant respecte les droits d'accès de chaque document et fait gagner 20 à 40 minutes par salarié et par semaine, ce qui se mesure dès le pilote.
Ce qu'est un RAG, et pourquoi le budget varie autant
Un RAG ne réentraîne pas un modèle d'IA. Il découpe vos documents, les indexe dans une base vectorielle, retrouve les passages pertinents à chaque question et demande au modèle de répondre en citant ses sources. Avec 15 000 documents (procédures, fiches qualité ISO 9001, accords d'entreprise, notes RH), le coût dépend surtout de trois facteurs : la qualité des documents d'origine (PDF scannés, doublons, versions obsolètes), la synchronisation des permissions SharePoint et le niveau d'exigence sur la traçabilité des réponses.
| Poste | Contenu | Coût indicatif 2026 (EUR HT) | Délai |
|---|---|---|---|
| Cadrage et audit documentaire | Cartographie des sources, doublons, documents obsolètes | 3 000 à 7 000 | 2 à 3 semaines |
| Connecteur SharePoint et ingestion | Extraction, OCR des scans, découpage, mise à jour incrémentale | 5 000 à 14 000 | 3 à 5 semaines |
| Respect des droits d'accès | Synchronisation des groupes Entra ID, filtrage à la requête | 4 000 à 12 000 | 2 à 4 semaines |
| Moteur de recherche et réponses | Base vectorielle, recherche hybride, citations des sources | 5 000 à 14 000 | 3 à 5 semaines |
| Interface (Teams, intranet, web) | Chat, historique, retour utilisateur sur chaque réponse | 3 000 à 10 000 | 2 à 4 semaines |
| Évaluation et garde-fous | Jeu de 200 à 500 questions test, mesure de précision, refus hors sujet | 3 000 à 8 000 | 2 à 3 semaines |
| Conduite du changement | Formation des référents, communication interne | 2 000 à 5 000 | 2 semaines |
Coûts d'usage et hébergement en Union européenne
Les coûts récurrents combinent l'appel au modèle, l'hébergement de la base vectorielle et la maintenance. Pour 1 200 salariés dont 30 à 50 % utilisent l'assistant, on compte en ordre de grandeur 15 000 à 60 000 questions par mois.
| Option | Hébergement | Coût d'usage mensuel (EUR HT) | Point d'attention |
|---|---|---|---|
| Modèle via API, région UE | Cloud européen d'un grand fournisseur | 200 à 900 | Clauses de non-réutilisation des données à vérifier |
| Modèle européen via API | Fournisseur établi dans l'UE | 250 à 1 000 | Qualité variable selon les langues et les tâches |
| Modèle open source auto-hébergé | Serveur GPU en France | 900 à 2 500 | Maîtrise totale, exploitation plus lourde |
| Base vectorielle managée | Région UE | 80 à 400 | Volume d'index et fréquence de mise à jour |
| Maintenance et réindexation | Prestataire ou équipe interne | 500 à 1 500 | Suivi des nouvelles versions documentaires |
| Licence assistant intégré à la suite bureautique | Éditeur de la suite | environ 30 par utilisateur | 36 000 par mois pour 1 200 licences |
La comparaison avec un assistant intégré facturé par utilisateur est souvent décisive : à environ 30 EUR HT par mois et par licence, équiper 1 200 personnes représente près de 430 000 EUR HT par an, contre 30 000 à 90 000 EUR HT par an d'usage et de maintenance pour un RAG dédié. Côté réglementaire, le RGPD s'applique aux documents RH, et l'AI Act impose aux déployeurs une obligation de transparence vis-à-vis des utilisateurs et de formation à l'IA du personnel concerné.
Mini cas pratique
Claire, DSI d'une ETI industrielle de 1 200 salariés près de Nantes, lance un pilote sur 150 personnes. Les utilisateurs gagnent en moyenne 25 minutes par semaine de recherche documentaire. Si 500 salariés adoptent l'outil, cela représente 208 heures par semaine, soit environ 9 400 heures par an sur 45 semaines. À 45 EUR de coût horaire chargé, la valeur atteint 423 000 EUR par an. Avec un projet à 50 000 EUR HT et 12 000 EUR HT d'usage annuel, la première année coûte 62 000 EUR HT, amortie en 2 mois environ de production, même en divisant par trois le gain estimé.
FAQ
Besoin d'un site web professionnel ?
Kolonell crée des sites web qui attirent des clients, optimisés pour le marché sénégalais. Devis gratuit en 2 minutes.
Combien coûte un chatbot IA sur la documentation interne en 2026 ?
Entre 25 000 et 70 000 EUR HT pour une ETI de 1 000 à 2 000 salariés, puis 200 à 1 500 EUR HT par mois d'usage. Un pilote limité à un service démarre vers 12 000 à 18 000 EUR HT.
L'assistant peut-il montrer un document RH à quelqu'un qui n'y a pas accès ?
Pas si le filtrage des droits est fait à chaque requête à partir des groupes SharePoint et Entra ID. Ce poste coûte 4 000 à 12 000 EUR HT et ne doit jamais être supprimé du budget.
Les données sortent-elles de l'Union européenne ?
Pas nécessairement : les grands fournisseurs proposent des régions UE, et les modèles open source peuvent tourner sur un serveur en France pour 900 à 2 500 EUR HT par mois. Le contrat doit exclure la réutilisation des données pour l'entraînement.
Comment éviter les réponses inventées ?
En imposant des citations de sources, un refus explicite quand aucun passage pertinent n'est trouvé, et un jeu de 200 à 500 questions test. Les projets bien évalués atteignent couramment 85 à 95 % de réponses jugées correctes sur ce jeu.
Combien de temps pour un déploiement complet ?
Comptez 8 à 14 semaines : 2 à 3 semaines de cadrage, 5 à 8 semaines de construction, puis un pilote de 3 à 4 semaines avant l'extension à toute l'entreprise.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous vos sources documentaires, le nombre d'utilisateurs visés et vos contraintes d'hébergement : nous chiffrons un pilote puis un déploiement complet, avec coûts d'usage mensuels détaillés. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
