Le verdict en trois phrases
Pour une clinique privée à Nairobi, le cahier des charges écrit avant de consulter les agences pèse plus lourd sur le prix final que le choix du prestataire. Un brief vague produit des devis de 1 500 à 12 000 USD qui ne décrivent pas le même site ; un brief précis ramène l'écart autour de 3 500 à 7 000 USD, ordre de grandeur 2026. Les lignes qui doivent figurer séparément sont la prise de rendez-vous en ligne, le paiement, le portail patient et le traitement des données de santé, sensibles au sens du Kenya Data Protection Act 2019.
Que doit contenir le cahier des charges ?
Onze rubriques suffisent pour la plupart des cliniques d'Upper Hill, de Westlands, de Kilimani ou de Karen, qu'elles reçoivent des patients locaux, des expatriés ou des assurés de compagnies d'assurance santé.
- Objectifs et publics : par exemple 3 publics (patients locaux, expatriés, médecins qui adressent des patients) et un objectif mesurable par public.
- Pages et gabarits : liste des pages (accueil, spécialités, médecins, assurances acceptées, préparer sa visite, contact) et nombre de gabarits distincts.
- Contenus et validation : qui rédige, qui valide sur le plan médical, qui relit la conformité au regard des règles de publicité du Kenya Medical Practitioners and Dentists Council, sans promesse de résultat ni avis inventé.
- Langues : anglais seul, ou anglais et swahili.
- Intégrations : chaque outil sur une ligne à part (rendez-vous, paiement, portail patient, CRM, flux d'un logiciel de gestion de clinique).
- Accessibilité : cible WCAG 2.2 AA, contraste, navigation au clavier, textes alternatifs.
- Formulaires et données : champs autorisés (nom, téléphone, spécialité souhaitée, créneau préféré), aucun antécédent médical ni photo dans un formulaire ouvert.
- Hébergement et domaine : enregistrés au nom de la clinique, accès administrateur remis.
- Migration SEO si un site existe : inventaire des URL, plan de redirection 301.
- Critères de recette : vitesse mobile, liens, formulaires testés, relecture médicale signée.
- Calendrier et budget : date de mise en ligne souhaitée et fourchette budgétaire.
Ceci n'est pas un conseil juridique : les obligations de la loi de 2019, contrôlées par l'ODPC, et les règles professionnelles se vérifient avec votre conseil.
Comment un brief précis change-t-il les devis ?
Fourchettes prudentes observées dans des devis typiques d'agences de Nairobi, ordre de grandeur 2026, en USD.
| Rubrique | Brief vague | Brief précis | Effet sur les devis |
|---|---|---|---|
| Pages | « Un site moderne » | 14 pages, 4 gabarits | Écart de prix réduit de moitié environ |
| Rendez-vous | « Réservation en ligne » | Lien vers l'outil existant, intégration sur devis | Évite 1 000 à 4 000 USD de développement imprévu |
| Langues | « Peut-être le swahili » | Anglais et swahili sur 8 pages | Coût de traduction chiffrable dès le départ |
| Formulaires | « Formulaire de contact » | 5 champs, aucune donnée médicale | Moins de travail de sécurisation |
| Migration | Non mentionnée | 60 URL à rediriger en 301 | Protège le trafic existant |
| Budget total | 1 500 à 12 000 USD | 3 500 à 7 000 USD | Devis enfin comparables |
Comment noter trois devis ?
Pondérez chaque critère sur 100, notez chaque devis de 1 à 5, puis calculez poids × note ÷ 5. Exemple avec trois devis hypothétiques.
| Critère | Poids | Devis A (freelance) | Devis B (agence Westlands) | Devis C (studio à distance, prix fixe) |
|---|---|---|---|---|
| Couverture du cahier des charges | 30 | 3 (18) | 5 (30) | 4 (24) |
| Données et conformité | 20 | 2 (8) | 4 (16) | 4 (16) |
| Migration SEO | 15 | 2 (6) | 4 (12) | 4 (12) |
| Délai | 10 | 4 (8) | 2 (4) | 5 (10) |
| Prix total | 15 | 5 (15) | 2 (6) | 4 (12) |
| Propriété et passation | 10 | 3 (6) | 4 (8) | 5 (10) |
| Total | 100 | 61 | 76 | 84 |
Un écart de moins de 5 points entre deux devis justifie un appel de clarification avant de trancher.
Comment la grille Kolonell répond-elle à la liste ?
| Rubrique du cahier des charges | Starter 2 900 USD | Growth 4 900 USD | Premium 8 900 USD |
|---|---|---|---|
| Pages et gabarits | 5 pages | Site complet, plusieurs gabarits, blog | Site complet |
| Langues | Une langue | Une langue | Palier multilingue, langues fixées dans le devis |
| Rédaction | Anglais ou français natif | Anglais ou français natif | Anglais ou français natif |
| Rendez-vous, paiement, portail patient | Lien ou intégration sur devis | Lien ou intégration sur devis | Lien ou intégration sur devis |
| Migration SEO et 301 | Incluse si site existant | Incluse | Incluse |
| Délai et support | 3 à 4 semaines, 3 mois | 3 à 4 semaines, 3 mois | 3 à 4 semaines, 3 mois |
Le détail figure sur l'offre internationale. Chaque palier comprend un chef de projet joignable sur votre fuseau horaire ; le travail de référencement au-delà de la migration est chiffré sur devis.
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Mini cas pratique
*Cas fictif.* Dr Achieng dirige Mvule Health, une clinique pluridisciplinaire fictive de Kilimani. Son premier brief tenait en 4 lignes : elle reçoit trois devis de 1 800, 6 500 et 11 000 USD, sans pouvoir les comparer.
Elle consacre environ 6 h à remplir les 11 rubriques : 14 pages, anglais et swahili sur 8 pages, prise de rendez-vous par lien vers l'outil existant, 60 URL à rediriger. Les nouveaux devis tombent entre 4 200 et 8 900 USD. Elle retient Premium (palier multilingue, langues fixées dans le devis) à 8 900 USD ; l'intégration du rendez-vous reste une ligne séparée sur devis.
Calcul : en évitant deux avenants imprévus estimés à 600 USD chacun (hypothèse de marché), elle économise environ 1 200 USD, soit 200 USD par heure passée sur le cahier des charges.
FAQ
Combien de temps faut-il pour rédiger le cahier des charges ?
Comptez 4 à 8 h pour une clinique de taille moyenne, en réunissant le directeur médical et la personne chargée de l'accueil. C'est le temps le plus rentable du projet.
Faut-il chiffrer la prise de rendez-vous à part ?
Oui, toujours sur une ligne séparée, comme le paiement et le portail patient. Une intégration mal cadrée peut ajouter 1 000 à 4 000 USD en cours de projet.
Le site peut-il afficher des avis de patients ?
Seulement des avis réels, vérifiables et compatibles avec les règles professionnelles applicables. Aucun avis, note ou nombre de patients ne doit être inventé, même sur 1 seule page.
Que demander pour les formulaires ?
Au maximum 5 ou 6 champs, sans antécédents médicaux ni photos. Les informations de santé relèvent des données sensibles de la loi kényane de 2019.
Combien de devis faut-il demander ?
Trois suffisent, notés avec la même grille sur 100. Au-delà de 4, le temps de comparaison dépasse souvent le gain.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
