Le verdict en trois phrases
Un grossiste lillois qui lance une plateforme de commande professionnelle obtient des devis comparables uniquement si son cahier des charges fixe des exigences mesurables : volume de références, règles de prix, fréquence de synchronisation ERP, temps de réponse. Avec 3 000 à 20 000 références et des prix par client, le budget réaliste se situe entre 30 000 et 120 000 EUR HT en 2026, pour un délai de 12 à 24 semaines. La trame ci-dessous se remplit en deux à trois demi-journées avec vos équipes commerciale, logistique et informatique.
La trame du cahier des charges, section par section
| Section | Ce que vous devez renseigner | Exemple d'exigence mesurable |
|---|---|---|
| 1. Contexte et objectifs | Chiffre d'affaires, nombre de clients actifs, part de commandes à digitaliser | 60 % des commandes en ligne à 12 mois |
| 2. Catalogue | Nombre de références, unités de vente, colisage, attributs | 12 000 références, 3 unités (pièce, carton, palette) |
| 3. Clients et comptes | Types de clients, utilisateurs par compte, validation | 1 500 comptes, jusqu'à 5 acheteurs par société |
| 4. Prix et conditions | Grilles, prix nets par client, paliers, franco | Prix affiché sous 1 seconde, 4 paliers de quantité |
| 5. Commande | Commande rapide, réassort, import de fichier | Saisie de 50 lignes par référence en moins de 3 minutes |
| 6. Intégrations | ERP, WMS, transporteurs, comptabilité | Stocks synchronisés toutes les 15 minutes |
| 7. Paiement | Encours, virement, prélèvement SEPA, carte | Blocage automatique au-delà du plafond d'encours |
| 8. Exigences non fonctionnelles | Performance, sécurité, RGPD, hébergement | Disponibilité 99,5 %, hébergement dans l'Union européenne |
Pour un grossiste alimentaire, ajoutez les dates limites de consommation, les produits sous température dirigée et les créneaux de livraison. Pour le textile, prévoyez les matrices taille et couleur, les assortiments et les précommandes de saison.
Les règles de prix et de commande à décrire précisément
C'est la partie qui fait varier les devis du simple au triple. Décrivez chaque règle avec un exemple chiffré plutôt qu'une phrase générale.
| Règle | Niveau simple | Niveau courant | Niveau complexe |
|---|---|---|---|
| Grilles tarifaires | 3 à 5 grilles par type de client | Prix net négocié par client | Contrats datés avec prix par référence |
| Remises quantité | Aucune | 3 à 4 paliers par référence | Paliers cumulés sur une famille de produits |
| Promotions | Code promo global | Promotions ciblées par segment | Opérations fournisseurs refacturées |
| Commande rapide | Recherche classique | Saisie par référence et quantité | Import Excel de 200 lignes et listes récurrentes |
| Franco de port | Seuil unique | Seuil par zone | Seuil par client et par entrepôt |
| Impact budget | Base | +15 à 25 % | +40 à 60 % |
Indiquez aussi qui fait foi en cas d'écart : en général, l'ERP reste la référence pour les prix et les stocks, la plateforme se contente d'afficher et de transmettre.
Budget, délai et critères de sélection
| Périmètre | Références | Synchronisation ERP | Budget HT 2026 | Délai |
|---|---|---|---|---|
| Socle | 3 000 à 5 000 | Toutes les 60 minutes, par fichiers | 30 000 à 50 000 EUR | 12 à 14 semaines |
| Standard | 5 000 à 12 000 | Toutes les 30 minutes, par API | 50 000 à 80 000 EUR | 14 à 18 semaines |
| Étendu | 12 000 à 20 000 | Toutes les 15 minutes, plus commandes en temps réel | 80 000 à 120 000 EUR | 18 à 24 semaines |
Dans la grille de sélection, pondérez la compréhension de vos règles de prix (25 %), l'expérience d'intégration ERP (25 %), le coût total sur trois ans (20 %), la méthode de recette (15 %) et la réversibilité (15 %). Demandez une démonstration avec 20 de vos références et 2 de vos clients réels, sous accord de confidentialité.
Mini cas pratique
Exemple type : Julien, directeur général d'un grossiste en produits d'épicerie à Lille, sert 900 clients (épiceries, restaurants, collectivités) avec 6 500 références. Il traite 4 200 commandes par mois, dont 80 % arrivent par téléphone ou e-mail, avec une saisie moyenne de 8 minutes.
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Son cahier des charges retient le périmètre Standard, avec un budget plafond de 70 000 EUR HT. Objectif : 60 % des commandes en ligne à 12 mois, soit 2 520 commandes qui ne sont plus saisies. Le gain représente 336 heures par mois, environ 2 postes à 3 200 EUR chargés, soit 6 400 EUR par mois. Avec 1 200 EUR de maintenance et d'hébergement mensuels, le projet est amorti en un peu plus de 13 mois, avant même le gain de panier moyen lié à la commande rapide.
FAQ
Combien de pages doit faire un cahier des charges e-commerce B2B ?
Entre 15 et 30 pages suffisent pour un grossiste, annexes comprises. Mieux vaut 20 pages d'exigences chiffrées que 60 pages de descriptions générales que les prestataires ne liront pas en entier.
Faut-il préciser la technologie dans le cahier des charges ?
Non, sauf contrainte forte comme un ERP imposé ou un hébergement interne. Décrivez les besoins et laissez 3 à 5 prestataires proposer leur solution, vous comparerez ensuite sur le coût total à trois ans.
À quelle fréquence synchroniser l'ERP ?
Toutes les 15 à 60 minutes pour les stocks et les prix, en temps quasi réel pour les commandes. Une synchronisation à 15 minutes coûte plus cher, réservez-la aux produits à forte rotation ou à stock tendu.
Combien de prestataires consulter ?
Trois à cinq, avec un délai de réponse de 3 semaines et une soutenance de 90 minutes. Au-delà de 5, l'analyse des offres prend trop de temps à vos équipes.
Quel délai prévoir entre la consultation et la mise en ligne ?
Comptez 4 à 6 semaines de consultation, puis 12 à 24 semaines de projet. Pour un lancement en septembre, la consultation doit démarrer au plus tard en février.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous votre cahier des charges ou votre trame à moitié remplie : nous vous aidons à préciser le périmètre, puis nous chiffrons le budget et le planning. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.