Cahier des charges site institutionnel : modèle complet 2026 (ministère, ONG, mairie)

Les sites institutionnels — ministères, mairies, agences publiques, ONG — partagent une difficulté : le cahier des charges trop vague produit des devis non-comparables et des livraisons décalées. Ce modèle structure votre RFP pour obtenir des propositions sérieuses et des projets qui livrent.

TL;DR

- 12 sections obligatoires : contexte, objectifs, périmètre fonctionnel, technique, accessibilité, sécurité, contenus, maintenance, planning, livrables, critères, budget.

- Modèle utilisé sur 4 RFP institutionnels en Afrique (SN, CI, BJ, CM) — délai moyen sélection : 21 jours.

- Mauvais CDC = écart devis 1 à 5 entre prestataires sur le MÊME projet.

Section 1 — Contexte de l'institution

`

1.1 Présentation de l'institution

• Mission, missions principales
• Tutelle
• Public cible (citoyens, partenaires, médias)
• Actuel : URL site existant, audience mensuelle, services en ligne

1.2 Pourquoi un nouveau site

• Refonte (existant obsolète) ou création initiale
• Déclencheurs : changement gouvernance, nouveaux services, conformité accessibilité, etc.

1.3 Contraintes politiques / institutionnelles

• Couleurs / logo officiels obligatoires
• Hébergement national requis ou non
• Données sensibles (état civil, santé, justice, etc.)

`

Section 2 — Objectifs mesurables

`

À 12 mois post-livraison :

• Visites mensuelles : passer de X à Y
• Services en ligne complétés : Z par mois
• Taux d'accessibilité WCAG : 95 %+ niveau AA
• Score Lighthouse Performance : 90+
• Délai de chargement page d'accueil 3G : < 2 s
• Disponibilité : 99,9 % SLA
• Langues : FR + EN + Wolof / Bambara / Lingala / etc.

`

Section 3 — Périmètre fonctionnel

Lister toutes les fonctionnalités, marquées MUST / SHOULD / COULD :

`

PUBLIC

[MUST] Page d'accueil multilingue

[MUST] Pages institution (organigramme, missions, équipe dirigeante)

[MUST] Actualités / communiqués (CMS)

[MUST] Annuaire des services

[MUST] Annuaire personnel + agents (avec recherche)

[MUST] Documents publics téléchargeables (rapports, lois, décrets)

[SHOULD] Calendrier événements + RSS

[SHOULD] Médiathèque (photos, vidéos, audios)

[SHOULD] Newsletter (opt-in)

[COULD] Espace personnel citoyen (suivi de dossiers)

[COULD] Chatbot FAQ

ADMINISTRATION

[MUST] CMS pour rédacteurs (multilingue, workflow validation)

[MUST] Gestion des médias

[MUST] Gestion utilisateurs internes (rôles : rédacteur, validateur, admin)

[MUST] Logs d'audit (qui a modifié quoi, quand)

[SHOULD] Workflow de publication multi-niveau

[COULD] Statistiques intégrées (dashboard interne)

`

Section 4 — Périmètre technique

`

4.1 Stack acceptable

• Frontend : Next.js, Astro, ou framework SSG/SSR équivalent
• Backend : Node.js, Python, ou PHP (Laravel/Symfony) — préciser préférence
• DB : PostgreSQL (relationnel) ou MongoDB (justifier)
• CMS : Strapi, Payload, Sanity, ou solution custom (justifier)

4.2 Hébergement

• Hébergement national (institutionnel sensible) : ADIE Sénégal, ADIE Côte d'Ivoire, ANTIC Cameroun
• Ou hébergement international avec garanties souveraineté (UE, USA — clauses contractuelles type)
• HTTPS obligatoire (Let's Encrypt acceptable)
• CDN : Cloudflare ou équivalent

4.3 Performance

• Page d'accueil 3G : < 2 s
• Pages secondaires 3G : < 3 s
• Score Lighthouse Mobile Performance : ≥ 90
• Score Lighthouse Accessibilité : ≥ 95
• Score Lighthouse Best Practices : ≥ 95
• Score Lighthouse SEO : ≥ 95

4.4 Compatibilité navigateurs

• Chrome / Firefox / Safari (3 dernières versions)
• Edge actuel
• Samsung Internet (mobile Afrique)
• Opera Mini (low-end Afrique)

`

Section 5 — Accessibilité (RGAA / WCAG 2.2)

`

5.1 Conformité visée

• WCAG 2.2 niveau AA (95 % minimum)
• RGAA 4.1 (France) si dépendance francophone
• Tests : axe-core CI + audit manuel par expert certifié

5.2 Exigences spécifiques

• Texte alternatif sur 100 % des images
• Sous-titres sur 100 % des vidéos
• Transcriptions sur 100 % des audios
• Navigation clavier complète
• Contraste AAA sur le texte principal
• Fonts dyslexie-friendly (Atkinson Hyperlegible ou OpenDyslexic en option)
• Mode haut contraste (toggle utilisateur)

`

Voir accessibilité RGAA WCAG 2.2 administration →.

Section 6 — Sécurité

`

6.1 Authentification admin

• MFA obligatoire (TOTP minimum, FIDO2/WebAuthn préféré)
• Session timeout 30 min
• Politique mot de passe : 14+ chars, rotation 90 jours

6.2 Données

• Chiffrement TLS partout (HSTS preload)
• Données sensibles chiffrées at-rest
• Backups quotidiens + mensuels chiffrés, conservation 5 ans
• Logs d'audit conservés 5 ans minimum

6.3 Tests sécurité

• Pentest avant livraison + annuel
• Audit code source par tiers (commande publique > 50M FCFA)
• Bug bounty optionnel

`

Section 7 — Contenus & SEO

`

7.1 Migration de contenu

• Site existant : X pages, Y documents PDF
• Plan migration : crawl + nettoyage + ré-import
• Redirections 301 obligatoires (préserver SEO)
• Liste des URLs critiques fournie en annexe

7.2 SEO de base

• Meta titre + description par page
• Schema.org Government / NGO selon cas
• Sitemap XML + robots.txt
• Hreflang multilingue

`

Section 8 — Planning & livrables

`

8.1 Phases

Phase 1 (Sem 1-3) : Audit existant, design system, maquettes Figma

Phase 2 (Sem 4-7) : Développement front + back, CMS

Phase 3 (Sem 8-10) : Migration contenu, intégration, tests

Phase 4 (Sem 11-12) : Recette client, accessibilité, mise en production

Phase 5 (Sem 13+) : TMA (Tierce Maintenance Applicative)

8.2 Livrables

• Maquettes Figma haute définition
• Code source complet (Git, propriété cliente)
• Documentation technique + utilisateur
• Procédures déploiement + rollback
• Manuel CMS (rédacteurs)
• Procès-verbal recette
• Audits Lighthouse + WCAG signés

`

Section 9 — Critères de sélection

`

9.1 Pondération recommandée

• Compétence technique démontrée : 35 %
• Compréhension du besoin : 20 %
• Approche méthodologique : 15 %
• Références similaires : 15 %
• Prix : 10 %
• Délai : 5 %

9.2 Pièces à fournir

• Méthodologie projet
• Équipe affectée (CV)
• 3 références de projets similaires (avec contacts)
• Devis détaillé
• Planning prévisionnel
• Conditions juridiques

`

Section 10 — Budget & paiement

`

10.1 Enveloppe

Préciser fourchette : 15-50 M FCFA pour site institutionnel moyen.

10.2 Paiement

• 30 % à la commande
• 30 % à la validation maquettes
• 30 % à la livraison
• 10 % à 3 mois post-livraison (garantie)

`

Section 11 — Maintenance

`

11.1 TMA pendant 12 mois minimum

• Corrections bugs : sous 48h critique, 5 jours mineur
• Mises à jour sécurité : sous 24h critique
• Évolutions mineures : 5 j/h inclus/mois
• SLA disponibilité : 99,9 %

11.2 Astreinte

• Support hotline 9h-18h (heures locales)
• Astreinte hors horaires : optionnelle, à devis

`

Section 12 — Conditions juridiques

`

• Propriété intellectuelle : transfert intégral à l'institution
• Code source : remis à chaque livrable, dans Git client
• Confidentialité : NDA signé en début de projet
• Garantie : 12 mois sur livraison
• RGPD / loi 2008-12 : conformité documentée

`

Cas réel — RFP Ministère Éducation (anonymisé)

CDC bien cadré → 7 réponses reçues, 5 conformes, écart devis 22-38M FCFA.

CDC vague → 11 réponses reçues, 4 hors-sujet, écart 12-78M FCFA, sélection bloquée 90 jours.

Le bon CDC fait gagner du temps à TOUT le monde (rédacteur + prestataires + sélectionneurs).

FAQ

Q : Faut-il publier en marché public ou MAPA ?

R : Au Sénégal, marché public obligatoire au-delà de 25M FCFA. Code des marchés publics applicable. Sites < 25M : MAPA simplifiée.

Q : Et l'open source dans les institutions ?

R : Recommandé. Le code public reste auditable, réutilisable. Outils existant : Strapi, Payload, Plone, Drupal — tous open source matures.

Q : Hébergement national ou Cloud international ?

R : Pour données non sensibles, Cloud international acceptable (Vercel, Cloudflare). Données sensibles ou souveraineté : hébergement national obligatoire (ADIE SN).

Conclusion

Un cahier des charges institutionnel solide tient en 15-25 pages bien rédigées. Pas plus. Le piège : copier des cahiers de charges privé "modernes" qui ne couvrent pas accessibilité, sécurité, archivage. Ce modèle est à adapter au contexte de votre institution, mais sa structure est éprouvée sur 4 RFP réels en Afrique francophone.