Le verdict en trois phrases
Une brasserie artisanale bordelaise de 4 000 hectolitres par an qui livre bars, cavistes et grande distribution a besoin d'un logiciel qui relie brassins, conditionnement, stocks, fûts consignés et déclaration récapitulative mensuelle des droits sur l'alcool. Le budget de marché se situe entre 25 000 et 90 000 EUR HT pour 4 à 8 mois de projet, et la différence se joue sur la précision du cahier des charges. Une trame avec des exigences mesurables (volumes, délais de saisie, écarts tolérés) protège la brasserie contre les devis flous et les dépassements.
Le contexte à décrire en première page
Le cahier des charges commence par une photographie chiffrée de l'activité. C'est ce qui permet aux prestataires de dimensionner sans surfacturer par prudence.
| Élément de contexte | Valeur pour la brasserie (exemple) |
|---|---|
| Volume annuel | 4 000 hL |
| Recettes actives | 20 à 40, dont 8 permanentes |
| Références vendues | 60 (bouteilles 33 cl et 75 cl, canettes, fûts 20 L et 30 L) |
| Clients | 300 bars et cavistes, 2 enseignes de grande distribution |
| Parc de fûts consignés | 2 500 à 4 000 fûts |
| Utilisateurs | 12 (brasseurs, logistique, commerciaux, administration) |
| Budget de marché | 25 000 à 90 000 EUR HT, ordre de grandeur 2026 |
| Délai visé | 4 à 8 mois |
Précisez aussi le statut fiscal de la brasserie (entrepositaire agréé) et l'outil comptable en place, car l'export comptable et le module accises en dépendent directement.
La trame des exigences, module par module
Chaque exigence doit être vérifiable lors de la recette. Remplacez les valeurs d'exemple par les vôtres.
| Module | Exigence mesurable | Priorité |
|---|---|---|
| Recettes et brassins | Créer un brassin depuis une recette en moins de 2 minutes, avec calcul automatique des quantités de malt, houblon et levure | Indispensable |
| Suivi de fermentation | Saisie de densité et température sur tablette, alerte si écart supérieur au seuil défini par recette | Indispensable |
| Conditionnement et lots | Numéro de lot unique par conditionnement, traçable du malt jusqu'au client en moins de 30 secondes | Indispensable |
| Stocks matières et produits finis | Inventaire tournant mensuel avec écart toléré de 1 % maximum | Indispensable |
| Accises | Calcul des volumes et degrés mis à la consommation, préparation de la déclaration récapitulative mensuelle avec export, journal des mouvements en entrepôt | Indispensable |
| Fûts consignés | Suivi de chaque fût par code-barres ou QR code, solde par client, relance au-delà de 60 jours | Important |
| Commandes et tournées | Saisie des commandes par les commerciaux sur mobile, préparation, optimisation de 3 à 5 tournées hebdomadaires | Important |
| Facturation et export comptable | Factures avec consigne séparée, export vers l'outil comptable chaque semaine | Important |
| Tableau de bord | Volumes, marges par référence, fûts en circulation, en temps réel | Souhaitable |
N'inscrivez pas dans le cahier des charges des taux d'accise ou des seuils fiscaux figés : demandez qu'ils soient paramétrables et mis à jour à partir des textes officiels publiés par l'administration des douanes.
Exigences non fonctionnelles et planning
| Exigence ou phase | Contenu | Durée ou valeur cible |
|---|---|---|
| Disponibilité | Accès en brasserie même en cas de coupure internet courte, synchronisation ensuite | Mode dégradé hors ligne sur tablette |
| Sauvegardes | Sauvegarde quotidienne, restauration testée | Perte maximale de 24 h de données |
| Réversibilité | Export complet des données en format ouvert | À tout moment, sans surcoût |
| Cadrage et maquettes | Ateliers avec brasseurs et logistique | 3 à 5 semaines |
| Développement par lots | Production et stocks, puis accises, puis fûts et tournées | 10 à 20 semaines |
| Recette et double fonctionnement | Comparaison de deux déclarations mensuelles avec l'ancien outil | 4 à 8 semaines |
Côté prestataires, plusieurs voies existent : logiciel brassicole du marché avec paramétrage, ERP open source adapté (type Odoo), agence ou ESN pour du sur mesure, freelance pour une couche ciblée. Les prix de Kolonell, comme option parmi d'autres : application moyenne de 6 100 à 10 670 EUR (4 000 000 à 7 000 000 FCFA), application complexe de 10 670 à 22 870 EUR et plus (7 000 000 à 15 000 000 FCFA et plus), maintenance Standard à 114 EUR par mois. Quel que soit le prestataire, faites chiffrer chaque module séparément à partir de cette trame.
Mini cas pratique
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Exemple type : Julien, cofondateur d'une brasserie à Bordeaux Bacalan, perd chaque année environ 6 % de son parc de 3 000 fûts consignés, soit 180 fûts à 90 EUR HT pièce : 16 200 EUR HT par an. La préparation de la déclaration mensuelle des droits mobilise par ailleurs sa responsable administrative deux jours par mois.
Avec un suivi des fûts par QR code et des relances automatiques, il vise de réduire les pertes de moitié, soit 8 100 EUR HT économisés. La préparation automatique de la déclaration ramène le temps à une demi-journée, soit 18 jours par an libérés à 300 EUR chargés : 5 400 EUR. Pour un projet de 60 000 EUR HT, le gain direct de 13 500 EUR par an donne un retour en 4 ans et demi, plus vite si la traçabilité des lots évite un seul rappel de production.
FAQ
Combien de pages doit faire le cahier des charges ?
Une quinzaine de pages suffisent pour une brasserie de 4 000 hL : contexte chiffré, exigences par module, contraintes, planning et critères de recette. Au-delà de 30 pages, les prestataires survolent.
Le logiciel doit-il produire la déclaration d'accises tout seul ?
Il doit calculer les volumes mis à la consommation et préparer un export fiable ; la responsabilité de la déclaration reste à la brasserie. Prévoyez 4 à 8 semaines de double fonctionnement pour valider au moins deux déclarations.
Quel budget pour le seul suivi des fûts ?
Sur le marché, un module de suivi par QR code avec soldes clients et relances coûte 5 000 à 15 000 EUR HT, plus les étiquettes durables, quelques euros par fût.
Faut-il un logiciel brassicole du marché ou du sur mesure ?
Au-dessous de 1 000 hL, un logiciel du marché suffit souvent. Entre 3 000 et 10 000 hL avec grande distribution et fûts consignés, une solution adaptée ou sur mesure à 25 000 à 90 000 EUR HT devient pertinente.
Comment comparer les devis reçus ?
Demandez un chiffrage par module en jours de travail, le coût de maintenance mensuel et les conditions de réversibilité. Écartez toute offre qui ne s'engage pas sur un planning en lots de 4 à 8 mois.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous votre trame remplie (volumes, références, fûts, modules prioritaires) : nous vous répondons avec un chiffrage module par module, un budget indicatif et un planning en lots. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
