Le verdict en trois phrases
Un bureau d'études qui dort sur 10 ans de rapports, de notes de calcul et de normes peut les rendre interrogeables en langage naturel grâce à une base documentaire RAG (génération augmentée par recherche). Sur le marché, un projet sur mesure coûte 15 000 à 45 000 EUR HT pour 5 000 à 50 000 documents indexés, puis 100 à 800 EUR par mois de fonctionnement. Les deux conditions non négociables : des droits d'accès respectés document par document et un hébergement dans l'Union européenne compatible avec le RGPD et le règlement européen sur l'IA.
Ce que change un RAG pour une équipe d'ingénieurs
Le RAG ne « devine » pas : il cherche d'abord les passages pertinents dans vos documents, puis le modèle rédige une réponse en citant ses sources. L'ingénieur peut ouvrir le rapport cité et vérifier. C'est ce qui le distingue d'un assistant conversationnel grand public, qui répond de mémoire.
| Usage (bureau d'études de 30 ingénieurs, ordre de grandeur 2026) | Recherche classique (serveur de fichiers) | Base documentaire RAG |
|---|---|---|
| Temps pour retrouver un précédent projet similaire | 30 min à 2 h | 2 à 10 min |
| Recherche par sens (« fondations sur sol argileux gonflant ») | Impossible, mots exacts seulement | Oui, avec citations |
| Documents scannés anciens | Non indexés | Indexés après reconnaissance de texte |
| Temps de recherche par ingénieur | 2 à 4 h/semaine | 1 à 2 h/semaine |
| Respect des droits d'accès | Par dossier | Par document, hérité de la source |
| Traçabilité des réponses | Non concerné | Source, page et date citées |
| Intégration d'un nouveau collaborateur | 3 à 6 mois pour connaître le fonds | Accès immédiat à l'historique |
Budget de projet et de fonctionnement
| Poste | Fourchette marché 2026 (ordre de grandeur) | Facteurs de variation |
|---|---|---|
| Projet sur mesure (indexation, interface, droits) | 15 000 à 45 000 EUR HT | Volume, formats, nombre de sources |
| Documents indexés | 5 000 à 50 000 | PDF natifs, scans, plans, tableurs |
| Reconnaissance de texte des scans | 0,001 à 0,01 EUR par page | Qualité des scans |
| Fonctionnement mensuel (modèle, base vectorielle, hébergement UE) | 100 à 800 EUR/mois | Nombre de questions et d'utilisateurs |
| Coût par question | 0,005 à 0,05 EUR | Longueur des passages et modèle choisi |
| Réindexation et évolutions | 10 à 15 % du projet par an | Nouvelles sources, nouveaux formats |
Chez Kolonell, ce type de projet relève de la grille des applications sur mesure complexes : 7 à 15 M FCFA et plus (10 670 à 22 870 EUR HT et plus), selon le volume documentaire et le nombre de systèmes connectés (serveur de fichiers, SharePoint, gestion électronique de documents). Un pilote limité à un service et à quelques milliers de documents peut entrer dans la tranche 4 à 7 M FCFA (6 100 à 10 670 EUR HT). La maintenance se situe à 35 000, 75 000 ou 120 000 FCFA par mois (50, 110 ou 180 EUR).
Conformité : RGPD, souveraineté et règlement européen sur l'IA
- Hébergement : base vectorielle, documents et journaux hébergés en UE, modèle appelé via une région européenne, sans réutilisation des données pour l'entraînement.
- Droits d'accès : chaque passage renvoyé doit être filtré selon les droits de l'utilisateur. Un ingénieur sans accès aux dossiers RH ne doit jamais voir un extrait de ces dossiers, même reformulé.
- Règlement européen sur l'IA : un assistant documentaire interne relève en général du risque limité. Il faut informer les utilisateurs qu'ils échangent avec une IA, former les équipes (obligation de maîtrise de l'IA en vigueur depuis février 2025) et documenter le système.
- Données personnelles : les rapports contiennent souvent des noms de clients et d'intervenants. Une analyse d'impact peut être nécessaire selon le volume.
Mini cas pratique
Thomas, directeur technique d'un bureau d'études structure de 30 ingénieurs à Toulouse (cas illustratif), estime que chaque ingénieur passe 2 heures par semaine à chercher des précédents. Avec un RAG qui réduit ce temps de 40 %, l'équipe récupère 0,8 heure par ingénieur et par semaine, soit environ 103 heures par mois. À 55 EUR de coût horaire chargé, le gain atteint 5 670 EUR par mois. Coûts mensuels : 400 EUR de fonctionnement et 180 EUR de maintenance. Gain net : 5 090 EUR par mois. Pour un projet de 35 000 EUR HT, l'amortissement intervient en environ 7 mois, sans compter la réutilisation de calculs déjà validés.
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FAQ
Le RAG peut-il inventer des réponses ?
Le risque existe mais il est réduit : le modèle répond à partir des passages retrouvés et cite ses sources. On paramètre l'outil pour répondre « information non trouvée » quand aucun passage ne dépasse le seuil de pertinence, ce qui ramène les erreurs sous 5 % sur des questions factuelles.
Combien de temps pour mettre en service ?
Comptez 8 à 14 semaines : audit du fonds documentaire, indexation de 5 000 à 50 000 documents, mise en place des droits, puis 3 à 4 semaines de tests avec un groupe pilote de 5 à 10 utilisateurs.
Peut-on garder les données sur nos propres serveurs ?
Oui, avec un modèle open source hébergé en interne ou chez un hébergeur européen. Le coût d'infrastructure monte alors à 500 à 2 000 EUR par mois selon la puissance de calcul nécessaire.
Les plans et tableaux sont-ils exploitables ?
Les tableaux et le texte des plans PDF le sont. Les dessins techniques purs restent mal interprétés en 2026 : on indexe plutôt leurs cartouches et nomenclatures.
Faut-il nettoyer le fonds documentaire avant ?
Un tri minimal suffit : supprimer les doublons et marquer les versions obsolètes. Sur un fonds de 20 000 documents, prévoyez 2 à 5 jours de travail côté client.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
